Deutschlandweit setzen bereits etwa 7.000 Apotheken, Zahnärzte und Allgemeinmediziner das Pharmatechnik-System ein. Die meisten von ihnen mieten die kaufmännischen Komplettlösungen, die aus einem umfangreichen Softwarepaket, der gesamten zum Betrieb erforderlichen Hardware und einem 24-Stunden-Vor-Ort-Service bestehen. Die Störungen, die sich nicht per Telefon oder Fernwartung beseitigen, werden von Technikern übernommen, die defekte Geräte einfach austauschen und so den reibungslosen Ablauf beim Kunden sicherstellen.
Für die Abwicklung der internen Unternehmensabläufe hatte Pharmatechnik ein im Laufe der Jahre gewachsenes System im Einsatz. Wegen der zahlreichen Erweiterungen, die aufgrund von behördlichen und innerbetrieblichen Anforderungen nach und entwickelt wurden, hatten Daten-Transparenz und Wartbarkeit des Systems einen Punkt erreicht, wo eine komplette Reorganisation unumgänglich wurde. „Uns war klar, dass wir unser Service-Konzept nur umsetzen können, wenn wir über ein leistungsfähiges Tool verfügen, das unsere gesamten Abläufe zuverlässig steuert“, so Andreas Walch, Betriebsleiter Pharmatechnik. „Deshalb suchten wir eine Standardsoftware, die uns dabei unterstützt, das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter so darzustellen, dass jeder darüber verfügen kann. Nur so können wir bereits im Kundengespräch erste Lösungsvorschläge unterbreiten“, so Walch.
Die Warenwirtschaft bei Pharmatechnik sieht aufgrund des hohen Anteils des Mietgeschäfts anders aus als bei klassisch aufgestellten Unternehmen. „Bei uns endet ein Warenfluss nicht mit dem Verkauf und der Rechnungslegung. Unser Produktlebenszyklus endet in der Regel erst nach mehreren Jahren. Wir müssen jederzeit sehen können, welche Anwendungen und Geräte bei welchem Kunden im Einsatz sind. Nur so kann sich das gesamte Servicepersonal jederzeit ein Bild machen und Sofort-Maßnahmen einleiten, beispielsweise die passenden Ersatzgeräte bei einem Technikereinsatz an Bord zu haben.“
Nach einem dreistufigen Auswahlverfahren, an dem insgesamt 21 Hersteller beteiligt waren, wurden vier Anbieter eingeladen, die ihre Lösungen jeweils in mehrtägigen Workshops präsentierten. Nun begann die Prüfung, welches der Systeme die Anforderungen am besten abdeckt. „Unser Ziel war eine integrierte Lösung aus einer Hand. Die Auswahl mehrerer Systeme und deren spätere Integration kam für uns nicht in Frage“, so Walch.
Seit Februar 2006 ist SSA ERP LN 6.1. als führendes System im Einsatz. Zur Integration des Vertriebs in die neue Unternehmenslösung dient SSA CRM. Praktisch alle 540 Mitarbeiter haben Zugang zum System. „Heute können wir die gesamte Prozesskette bis ins Detail integrativ abbilden“, so Walch. Das Angebot, das der Vertrieb im CRM-System erstellt, wird in dem Moment, in dem der Kunde es akzeptiert hat, zu einem Vertrag und anschließend automatisch an das ERP-System übergeben. Hier wird automatisch ein Servicevertrag generiert, ein Lagerauftrag erstellt, die Installation geplant und durchgeführt und am Ende monatliche Mietrechnungen erzeugt.
Zusätzlich zum neuen Herzstück der IT wurde eine Wissensdatenbank angelegt, in der Fachinformationen und Problemlösungen hinterlegt sind. Im Falle einer Störung kann der Supportmitarbeiter noch während des Telefonats mit dem Kunden in der Datenbank nach Möglichkeiten zur Fehlerbehebung forschen. Tritt ein ähnliches Problem bei einem weiteren Kunden auf, kann ein anderer Supportmitarbeiter sofort darauf zurückgreifen und muss nicht die komplette Fehlersuche erneut leisten.
„Unsere neue Unternehmenslösung wird uns darin unterstützen, unser Marktpotenzial weiter auszubauen“, fasst Andreas Walch zusammen. Ein optimistischer Blick in die Zukunft - aber angesichts hohen Zahl der in Deutschland zugelassener Allgemeinmediziner und Zahnärzte und des zunehmenden Drucks zu wirtschaftlichem Handel mangelt es sicher nicht an potenziellen Kunden.