Tipps zur SEPA-Umstellung

SEPA-Einführung - die technischen Herausforderungen

Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.
Ab dem Februar 2014 müssen elektronische Zahlungen im SEPA-Format abgewickelt werden. Die Umstellung darauf stellt Firmen vor Herausforderungen, die nicht nur IT-Abteilung und Buchhaltung beschäftigen.
Foto: European Payments Council

Das Gesetz zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum sorgt in Unternehmen auf unterschiedlichsten Ebenen für Handlungsbedarf. Ab Februar 2014 müssen elektronische Zahlungen im SEPA-Format erledigt werden. Damit sind sämtliche Abteilungen eines Unternehmens betroffen, die mit bargeldlosem Zahlungsverkehr zu tun haben, und das heißt längst nicht nur IT-Abteilung und Buchhaltung.

Das IT-Beratungs- und Systemintegrationshaus msg systems, das sich mit SEPA-Umstellungen beschäftigt, hat einige der wesentlichen Herausforderungen zusammengestellt:

Viele Organisationseinheiten sind betroffen. Je nach Unternehmen sind unterschiedlichste Abteilungen in die SEPA-Umstellung involviert. Bei Versicherungen seien dies beispielsweise Vertragsverwaltung, Vertrieb und Hotline. Daher müssten in sämtlichen Unternehmensbereichen, die mit Zahlungsverkehr befasst sind, Abläufe und Systeme analysiert und angepasst werden. Die Mitarbeiter müssen zu den Inhalten der SEPA-Umstellung an sich, sowie zu dem Umgang mit den geänderten Abläufen und Anwendungen geschult werden.

Komplexität der Prozesse wird unterschätzt. Die Einführung des SEPA-Formates erfordert häufig eine Vielzahl von Änderungen in den Abläufen und Anwendungen. Dabei können zahlreiche Stolpersteine auftreten. Als Beispiel wird die Pre-notification genannt: Bei der Vorabanzeige an den Zahlungspflichtigen muss unter anderem festgelegt werden, was geschehen soll, wenn eine Versandfrist verstrichen ist und sich kurzfristig Änderungen beim Vertrag oder bei den Konditionen ergeben. Das bedeutet beispielsweise Anpassungen in den Systemen zur Vertragsverwaltung sowie In-/Exkasso und Drucksystemen.

Bandbreiten und Datenvolumen. Die Umstellung auf das einheitliche XML-Format kann dafür sorgen, dass sich die Datenmenge deutlich erhöht, msg systems spricht von einer Verdreifachung. Dies muss bei den Systemen wie auch bei den Leitungskapazitäten berücksichtigt werden.

Leistung und Performance. Bei den SEPA-Lastschriften kommen Mandatsprüfungen hinzu, der Vorgang ist aufwendiger als das bisherige Erstellen von Lastschrift-Datenträgern. Zudem müssen noch weitere Daten, wie etwa Referenznummern, ergänzt werden. Das kann zu einem höheren Leistungsbedarf bei den Systemen führen. Der naheliegende Ansatz, das Mandat direkt an die Bankverbindung anzubinden, funktioniere nicht, da diese sich ändern kann. Deshalb muss das Mandat als separate Einheit in den Systemen hinterlegt werden.

Länder- und Bankenspezifika. Prinzipiell soll SEPA der Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs dienen. Dennoch seien für einige Länder beispielsweise in Bezug auf Nachrichtenformate, oder manche Finanzdienstleister, unter anderem bei der IBAN/BIC-Ermittlung, Besonderheiten zu beachten. Dies erfordert teilweise manuelle Prüfungen oder Ergänzungen bei den Daten.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation TecChannel. (mhr)