Self-Services bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, Teile der Aufgaben, die sonst über die HR-Abteilung laufen, weitgehend selbst durchzuführen. Dies fängt bei einfachen Aspekten wie beispielsweise der Adressänderung an und endet bei komplexen Self-Services wie der Möglichkeit der Talent Management Verwaltung für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

Die entsprechenden Eingaben werden dann soweit wie möglich automatisiert weiterverarbeitet, sodass Änderungen oder Genehmigungen schneller effektiv werden können. Mit diesem Konzept werden Prozessabläufe effizienter gestaltet und Personalabteilungen können Zeit gewinnen, um sich anderen, strategischen Aufgaben zu widmen. Diese Möglichkeiten wurden bereits von vielen Unternehmen erkannt. So nutzt ein Drittel der Unternehmen bereits Self-Services für die Mitarbeiter im Human Resources-Bereich. Dies ergab eine Befragung von mehr als 300 Personalleitern in deutschen Unternehmen, die RAAD in Zusammenarbeit mit der SAP Deutschland Ende 2010 durchführte.

Arbeitszeit, Travel und Stammdaten sind Treiber von Self-Services

Dabei können verschiedene Arten von Self-Services für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Unter den sogenannten Employee-Self-Services, also der Selbstverwaltung für Betriebsangehörige, wird vor allem die Verwaltung und Pflege von Arbeitszeiteinträgen genannt. 89 Prozent der Befragten gaben an, dass Arbeits- und Pausenzeiten von den Mitarbeitern eigenständig erfasst werden. Idealerweise kann durch eine gute Integration der Systeme diese Erfassung später automatisiert ausgewertet werden, sodass die Personalabteilungen nur bei Unregelmäßigkeiten oder Prüfung der Reportings durch die Manager eingreifen muss.

Daneben werden Prozesse aus dem Reisemanagement abgebildet, wenn auch mit einigem Abstand in der Umsetzungsquote. 41 Prozent der befragten Unternehmen bilden bspw. Reisekostenabrechnung oder Reiseplanung ab. Daneben wird vor allem die eigenständige Bearbeitung der Personalstammdaten angeboten. Über diese Employee-Self-Services (ESS) können Mitarbeiter ihre Kontakte mit der Personalabteilung zeitunabhängig und mit höherer Effizienz abbilden. Auch spezifische Manageraufgaben werden schon häufiger über Self-Services angeboten. So nutzen bereits 17 Prozent Self-Services im Bereich von Arbeitgeberleistungen und Bezahlung.

Der Bereich Talent Management, der für die Unternehmen im Zuge des Fachkräftemangels immer größere Bedeutung gewinnt, wird bereits in gut jedem zehnten Unternehmen, welches Self-Services anbietet, umgesetzt. Damit stehen für Vorgesetzte Funktionen für die Identifizierung und Beschreibung von vorhandenen oder benötigten Qualifikationen bereit. Es ist davon auszugehen, dass Unternehmen, bei beobachtetem Erfolg, den Self-Service-Einsatz deutlich weiter ausbauen. Auch sind weitere Unternehmen offenbar vom Konzept bereits überzeugt, denn knapp jeder zehnte befragte HR-Manager projektierte eine Einführung von Self-Services im Unternehmen.

Über RAAD Research

RAAD Research erstellt Marktstudien und Analysen im Umfeld von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Die relevanten Markttrends in Bezug auf Softwaresysteme, Infrastruktur und IT-Dienstleistungen werden durch empirische Marktforschung auf wissenschaftlich fundierter Basis ermittelt, analysiert und verständlich aufbereitet.