Die Verantwortlichen in den Unternehmen müssen heute tagtäglich wichtige und vor allem die richtigen Entscheidungen treffen, um sich gegen Konkurrenten abgrenzen und im Wettbewerb bestehen zu können. Erfolgreich und richtig sind diese Entscheidungen dann, wenn sie auf fundierten Informationen beruhen. Business Intelligence-Anwendungen können diese Entscheidungsgrundlagen liefern - allerdings nur dann, wenn Mitarbeiter die entsprechenden Anwendungen auch nutzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Nutzung von Business Intelligence (BI) zu erleichtern und damit die Akzeptanz zu steigern

Grundsätzlich gilt: BI hilft, Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, auf deren Basis sich dann fundierte strategische und operative Entscheidungen treffen lassen. Den hohen Nutzwert von BI im Unternehmensumfeld bestätigen Business Intelligence Maturity Modelle. So zeigt zum Beispiel das Modell von The Data Warehouse Institute (TDWI), dass bei fortschreitendem Einsatz von BI-Software nicht nur die Kosten für die Anwendung sinken, sondern auch der Wert der Anwendung für das Unternehmen überproportional steigt. Dazu sei es aber wichtig, so TDWI, dass die BI-Lösung von möglichst vielen Anwendern in den Fachabteilungen genutzt wird.

BI-Tools - oft komplizierter als nötig

Häufig aber gestaltet sich die Informationsaufbereitung in Unternehmen sehr komplex und steckt voller Umwege, wie folgendes Beispiel zeigt: Holger Müller ist Vertriebsleiter, sein 50-köpfiges Team verkauft bundesweit Laborgeräte. Aus dem Radio erfährt er von der Übernahme eines Wettbewerbers. Damit bieten sich vielversprechende Möglichkeiten: Denn eines der Wettbewerbsprodukte wird eingestellt, was die Chancen für den Absatz des eigenen Unternehmens erhöht. "Unserem Produkt sollten wir sofort neue Kundenkreise erschließen", überlegt der Vertriebsleiter. Doch wer sind die richtigen Adressaten? Haben wir schon Kontakt zu diesen oder brauchen wir zusätzliche Marketingmaßnahmen? Wie müssen wir die bisherige Vertriebsplanung anpassen, um schneller als der Wettbewerb zu sein?

Im Büro angekommen, schaut er seine üblichen Standard-Sales-Reports durch, die seine Fragen aber nicht beantworten. Müller braucht neue Berichte und Analysen, doch die kann ihm nur die IT-Abteilung erstellen. Die IT-Kollegen sind eigentlich ausgelastet, unterstützen aber sofort. Jetzt heißt es, vier neue Berichte zu entwickeln. Man arbeitet mit Hochdruck, aber die Komplexität des Sonderprojekts erfordert noch einige Rück- und Verständnisfragen - und damit Zeit sowie Arbeitsstunden. Für den Vertriebsleiter - aber auch für die IT-Abteilung - wäre vieles einfacher und schneller gewesen, wenn Müller die benötigten Informationen hätte selbst gewinnen können.

Self-Service Anwendungen bringen BI zum Endanwender

Diese typischen Schwierigkeiten können Unternehmen durch den Einsatz von Self-Service Business Intelligence (SSBI) vermeiden. Laut der Studie "BI Survey 2014" des Business Application Research Center (BARC) nutzen bereits 55 Prozent der befragten Unternehmen und BI-Experten diese Art der BI. Dieselbe Umfrage belegt zudem, dass 24 Prozent der Unternehmen, die derzeit noch keine SSBI-Anwendungen verwenden, diese in naher Zukunft einführen wollen.

Einsetzen lassen Self-Service-Tools für BI grundsätzlich in allen Unternehmensbereichen, in denen viele unterschiedliche Informationen aus verschiedenen Datenquellen interpretiert werden müssen. Ganz gleich, ob in Fachbereichen von Großkonzernen, mittelständischen Betrieben oder gar Kleinunternehmen. SSBI kann die Selbstständigkeit der Anwender durch Einbringen ihrer eigenen Fachkenntnisse erhöhen sowie Analyse- und Reporting-Prozesse beschleunigen. Das funktioniert allerdings nur, wenn Mitarbeiter die Anwendung akzeptieren und gerne benutzen.

Da klassische BI-Software meist als sehr komplex, starr und unflexibel berüchtigt ist, scheuen Mitarbeiter in den Fachabteilungen oft ihren Einsatz. Stattdessen nutzen sie weiter ihre gewohnten Office-Anwendungen - in aller Regel Excel -, übersehen dabei jedoch oft wichtige Informationen oder lassen Auswertungsfunktionen ungenutzt. Hier können Self-Service-Werkzeuge, die eine einfachere Bedienung und Visualisierung der Analyseergebnisse versprechen, Abhilfe schaffen.

SSBI-Software ermöglicht den Fachabteilungen darüber hinaus einen höheren Autonomiegrad. Anwender erhalten die Möglichkeit, selbstständig Berichte, Analysen und Planungen zu erstellen und ihre eigene Fachkompetenz in die Interpretation der Informationen einfließen zu lassen. Dafür müssen die Fachabteilungen nicht den Weg über die IT-Abteilung gehen, sondern können ihre Fragestellungen selbst beantworten. Aus der Steigerung der Selbstständigkeit ergibt sich also nicht nur eine Steigerung der Effizienz, sondern letztlich auch eine Entlastung der IT-Abteilung. Diese kann sich nun wieder auf ihre eigentlichen Kernaufgaben, die oft ebenfalls zeitkritisch sind, konzentrieren.

Vertraut und mobil

Je komfortabler und vor allem vertrauter die Anwendungsumgebung für Nutzer ist, desto eher wird die Software verwendet. BI-Lösungen sollten Anwender dort abholen, wo sie gerade stehen. Das heißt: Die Anwendung muss von Power-Usern mit Analyse-Know-how, aber auch von Nutzern aus den Fachabteilungen, die vielleicht nur ein Dashboard oder einen Bericht benötigen, gleichermaßen nutzbar sein. Idealerweise sollten auch die technisch weniger versierten Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand mit der Software zurechtkommen. Dies gelingt am besten durch den Einsatz einer Benutzeroberfläche, die Mitarbeitern bereits vertraut ist und daher in der Folge nur wenig Einarbeitungszeit und geringen Schulungsaufwand erfordert.

Microsoft Office gehört als gängige Software-Suite zum Arbeitsalltag, vor allem Excel wird in vielen Unternehmensbereichen genutzt. Am einfachsten ist es also, Excel oder eine Excel-ähnliche Benutzeroberfläche zu verwenden, um die von der BI-Software interpretierten Informationen anzuzeigen. Eine geschickte Implementierung einer solchen Schnittstelle zwischen BI-Software und Excel kann die Nutzung von BI-Lösungen im Unternehmen erheblich steigern.

Über die vertraute Anwendungsumgebung hinaus sollte eine BI-Lösung vor allem eines bieten: jederzeit verfügbare Informationen. Für unseren Vertriebsleiter aus dem Anfangsbeispiel wäre es beispielsweise auch vorteilhaft, wenn er von mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones, aber auch über einen Webbrowser auf seine Informationen zugreifen kann. Die Möglichkeit, BI ortsunabhängig zu nutzen, bedeutet ein erhebliches Plus an Komfort für viele Mitarbeiter.

Datenbahn in beide Richtungen

Damit Mitarbeiter die Software im Alltag effektiv nutzen, darf sie allerdings nicht nur Informationen anzeigen. Sie sollte es Anwendern zudem auch ermöglichen, Daten ins System einzuspeisen. Denn so lassen sich Ergebnisse stets auf Basis aktueller Daten berechnen. Das ist vor allem beim Erstellen von Analysen oder Prognosen von hoher Bedeutung. Der Vertrieb würde dann mit der Erfassung eines neuen Auftrages gleich seine Jahresprovision steigen sehen, während sich das Controlling über tagesaktuelle und präzise Zahlen freut. Neben einer solchen Rückschreibefunktion sollte die Software auch die Einbindung lokaler Daten ermöglichen. Vertriebsleiter Müller könnte beispielsweise bei einer Potenzialanalyse sein eigenes, lokal abgelegtes Kundenranking zu den Informationen aus der Unternehmensdatenbank hinzuziehen. So erhält er einen noch besseren Überblick über Kundenwerte und kann entsprechend planen. Auch der Einkauf profitiert von Self-Service, beispielweise im Zuge von exakteren Bedarfsanalysen und -planungen für mehrere Standorte. Nun müssen die Verantwortlichen nicht mehr auf Rückmeldung aus den Standorten warten, sondern können selbst alle relevanten Informationen zusammenstellen.

Die IT-Abteilung profitiert von SSBI doppelt: Sie kann als Fachabteilung die Software des IT-Controllings selbst verwenden, um etwa den Überblick über gekaufte und genutzten Lizenzen zu behalten. Damit lässt sich exakter erkennen, ob bestimmte Lizenzen wirklich notwendig sind, oder ob hier gespart werden kann. Zum zweiten aber reduziert SSBI die Zahl der Anforderungen von Fachabteilungen erheblich. Diese können zahlreiche Analysen und Berichte autonom erstellen.

Schnelligkeit steigert Akzeptanz

Ein weiterer Faktor, um die Akzeptanz der Software im Unternehmen zu steigern, ist Geschwindigkeit. Denn wenn das Erstellen einer Analyse mehrere Stunden oder gar Tage dauert, verlieren Mitarbeiter schnell die Lust, die entsprechenden IT-Anwendungen weiter zu nutzen. Hier empfiehlt sich der Einsatz von neuer Techniken wie beispielsweise In-Memory-Computing, die dabei helfen, große Datenmengen schneller zu verarbeiten und so Wartezeiten zu verhindern.

Im Zuge der weitläufigeren Verteilung und Verfügbarkeit von Informationen stellt sich jedoch auch die Frage nach der Sicherheit und Konsistenz der Daten. Nicht jede Abteilung beziehungsweise jeder Mitarbeiter benötigt den Zugriff auf sämtliche verfügbaren Informationen aus dem Unternehmen. Zum einen überfordern unnötige Daten die Mitarbeiter, zum anderen gilt es, sensible Daten, etwa aus der Personalabteilung, effektiv zu schützen. Individuelle Nutzerrechte lassen sich in den Systemen heute bereits sehr granular einstellen und gewährleisten so Datensicherheit und dämmen die Informationsflut ein. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern steigert durch die Konzentration auf Wesentliches auch den Nutzen für den einzelnen Anwender und das Unternehmen insgesamt.

Fazit

Die einfache und intuitive Anwendung, die Möglichkeit zum mobilen Zugriff und die Schnelligkeit von SSBI können dazu beitragen, Akzeptanz und Nutzung von BI im Unternehmen zu erhöhen. Self-Service-Werkzeuge helfen Unternehmen, mehr aus den vorhandenen Informationen herauszuholen. Erhalten Mitarbeiter die Möglichkeit, ihr Fachwissen in die Interpretation von Daten einfließen zu lassen, dann steigt auch der Wert der vorhandenen Informationen. Unternehmen können so schneller auf veränderte Marktsituationen reagieren und sich entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern.