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Cloud Computing

DMS light aus der Cloud

Sechs DMS-Cloud-Lösungen im Vergleich

22.06.2015
Von 
Annette Stadler absolvierte ein Studium der Feinwerktechnik und war als Redakteurin und leitende Redakteurin bei den Fachzeitschriften „Markt & Technik“ und „InformationWeek“ tätig. Anschließend ging sie als IT-Analystin zu den europäischen Venture-Capital-Unternehmen „Technologieholding“ und „3i“. Heute lebt sie in Vaterstetten und arbeitet als selbständige Autorin und Information Content Provider (www.icp-stadler.de) in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Business- und Sicherheits-IT, Elektronik und Venture Capital.
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FOXDOX für Privatanwender und Unternehmen

FOXDOX ist eine Filesharing-und Archivierungs-Lösung des ECM-Software-Herstellers d.velop, das sich im Gegensatz zu den restlichen Lösungen des Hauses auch an Privatanwender richtet. Allerdings adressiert es ebenfalls Unternehmen, um damit die digitale Dokumentenkommunikation zu realisieren. Beispielsweise können Unternehmen Lohnabrechnungen digital an ihre Mitarbeiter schicken oder Versicherungen Standmitteilungen und Informationen an ihre Versicherungsnehmer. Kommunen wären mit Foxdox zum Beispiel in der Lage, Abgabenbescheide nicht mehr per Post, sondern den Bürgern sicher und nachvollziehbar digital zuzustellen.

Foxdox zum Speichern von digitalen Dokumenten im privaten Bereich
Foxdox zum Speichern von digitalen Dokumenten im privaten Bereich

Durch seinen Foxdox-Account profitiert der private Nutzer neben der sicheren Zustellung von digitalen Dokumenten von einem sicheren, deutschen Cloud-Archiv, in dem er geschäftliche und private Dokumente digital verwalten kann. Foxdox beinhaltet eine Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und ermöglicht Archivierungsfunktionen wie digitale Suche und Verschlagwortung. Die Konten der Foxdox-User gehören nicht - wie bei vielen anderen Anbietern - dem Provider, sondern ausschließlich den Kunden.

Der Datentransport, der auch vom Endkunden ausgehen kann, und die Ablage erfolgen verschlüsselt. Die Ansicht der Dokumente ist ohne Quellprogramme möglich. Über Apps ist die Lösung auch mobil verfügbar.

Für Privatanwender ist die Foxdox-Nutzung in der Grundversion und einem Speicherplatz von 2 GB kostenfrei. Mit 10 GB Speichervolumen und jeweils weiteren Funktionen beläuft sich der Service auf 4,95 Euro monatlich und bei 25 GB auf 9,95 Euro. Unternehmen zahlen eine einmalige Einrichtungsgebühr im unteren vierstelligen Euro-Bereich und pro versendetem Dokument eine Gebühr, die sich nach der Dokumentenanzahl staffelt, aber klar unter den Portokosten für eine Postkarte liegt.

TMSArchiv ist reine DMS-Cloud-Lösung

TMSArchiv benötigt keine lokal gespeicherte Komponente vor Ort
TMSArchiv benötigt keine lokal gespeicherte Komponente vor Ort

TecMediaServices aus Bremen ist mit TMSArchiv als reiner Cloud-DMS-Lösung seit fünf Jahren aktiv. Inzwischen verfügt das System über mehr als 250 Mandanten mit über 3000 Anwendern. Sowohl die gespeicherten Dokumente als auch die Software befinden sich komplett in der Cloud, so dass keine Installation von lokaler Software nötig ist. Die Anwender können in TMS Archiv Dokumente in Standard-Dateiformaten und E-Mails archivieren. Generell ist Scannen und Archivieren per Twain-Schnittstelle inklusive Barcode- und Zeichenerkennung (OCR) möglich. Zudem ist TMS Archiv im "Fujitsu ScanSnap Quick Menü" integriert, was das direkte Scannen von Dokumenten in das Cloud-DMS mit einem Knopfdruck erlaubt. Kunden sind in der Lage, flexible elektronische Aktenstrukturen indexiert zu erstellen und damit beispielsweise Vertrags-, Lieferschein-, Rechnungs- und Personalakten zu verwalten und zu recherchieren. Pro Anwender und GB-Speichervolumen startet die Lösung bei 75 Euro monatlichen Kosten.