Lösung: Projektdatenbanken erhöhen die Transparenz und fördern die Zusammenarbeit. Dafür sind keine teuren Tools notwendig. In vielen Fällen reicht eine Liste im Word-Format. Diese muss allerdings möglichst von allen IT-Verantwortlichen gepflegt werden. Für die Durchsuchbarkeit der Projektbibliothek empfiehlt sich die Einführung standardisierter Begriffe und Beschreibungsmuster.

Problem: unpräzise Vorkalkulation.

Wenn Kosten und Zeitaufwand zu Beginn des Projekts falsch geschätzt werden, lassen sich Ressourcen nicht mehr effektiv umverteilen. Müssen beispielsweise zusätzliche Mitarbeiter auf das Projekt gesetzt werden, weil wichtige Meilensteine nicht rechtzeitig erreicht werden, sind sie nicht eingearbeitet und können eventuelle Probleme schlecht beurteilen.

 Lösung: Hier hilft nur Schadensbegrenzung. Zusatzressourcen sind so selten wie möglich hinzuzuziehen. Für künftige Projekte sollten Kalkulations-Tools eingesetzt werden.

Problem: Ausgaben und Fertigstellungs- kosten werden nicht überwacht. Häufig wissen die Projektmitarbeiter nicht, ob sie während des Vorhabens im Kostenrahmen liegen. Einen Rahmen, den sie nicht kennen, können sie auch nicht einhalten.

 Lösung: Für jeden Meilenstein müssen Projektleiter gemeinsam mit den Auftraggebern Kostenschwellwerte definieren und überprüfen. Entsprechende Vereinbarungen sollten auch eine Regelung enthalten, wessen Budgets bei Kostenüberschreitungen belastet werden.