Unter vier Stunden hat es Martin Schulz, Berufseinsteiger mit Maschinenbau-Diplom in der Tasche noch nicht geschafft. Anschreiben formulieren, Lebensläufe ausdrucken, Zeugnisse kopieren. Bewerben stresst, kostet Zeit und ist angesichts der Kosten für Mappen, Druckerpatronen und Porto für einen Absolventen nicht gerade günstig. Am schlimmsten findet Schulz allerdings, dass er auf Antworten häufig ziemlich lange warten muss. "Einmal habe ich erst nach drei Monaten eine Antwort erhalten. In der Zwischenzeit hatte ich mich für eine andere Stelle entschieden."

Für Unternehmen kann so ein Szenario zum Problem werden. Trotz schwierigen wirtschaftlichen Umfelds konkurrieren sie in manchen Disziplinen, etwa bei IT-Experten oder Ingenieuren, um die besten Köpfe. Die Bearbeitungszeit der eingehenden Bewerbungen ist deshalb nicht nur eine Frage der Kosten, sondern auch eine, die auf Kosten des Arbeitgeber-Images gehen kann.

Für die Multi Service Group Bilfinger Berger waren das wichtige Gründe, um im Jahr 2008 ein Online-Bewerber-Management-System einzuführen. Bis dahin gingen jährlich etwa 25.000 Bewerbungen allein in Deutschland in Papierform und elektronisch ein, die die Recruiter zumeist händisch in eine Vielzahl verschiedener Systeme einpflegten - durchschnittlich ca. 20 Minuten dauerte allein das Erfassen einer Bewerbung. Hinzu kam dann noch das Weiterleiten im Konzern.

Um aus dieser Masse an Bewerberbungen die offene Stelle mit dem passenden Mitarbeiter zu besetzen und den Aufwand für den Prozess zu verkürzen, entschied sich Bilfinger Berger dafür, ein System einzuführen, über das sich Interessenten über ein Online-Portal bewerben und Personaler die elektronischen Bewerbungen über eine interne IT-Plattform managen können.

Ein weiterer Grund für die Entscheidung: Bilfinger Berger verfügte über 22 getrennte Karriereseiten im Internet mit eigenen Jobbörsen. "Durch die Vielzahl von Insellösungen konnten wir die Synergien zu den anderen Gesellschaften gar nicht nutzen, da ein Austausch der Bewerbungen untereinander nicht möglich war", erklärt Christof Baumgart, Leiter Service-Center Weiterbildung bei Bilfinger Berger. Doch auch auf dem Arbeitsmarkt möchte sich die Multi Service Group im Wettbewerb um die besten Ingenieure mit einer authentischen und starken Arbeitgebermarke abheben.

Da Bilfinger Berger weltweit mehr als 60.000 Mitarbeiter beschäftigt und weiterhin wächst, sind Mehrsprachigkeit, Skalierbarkeit des Systems, Suchfunktionen und Kosten ausschlaggebende Kriterien bei der Auswahl des richtigen Systems. Entschieden hat sich der Konzern schließlich für SAP E-Recruiting, das das Unternehmen gemeinsam mit dem internen IT-Dienstleister und Implementierungspartner Bebit einführte. "Das System überzeugte uns, weil es sich leicht in das bestehende System integrieren und sich an die Anforderungen von Bilfinger Berger anpassen ließ", erklärt Rudi Ehret, Leiter HR Services bei Bebit. Für die Implementierung benötigte Bebit-Team nur dreieinhalb Monate.

Doch vor der Implementierung galt es bei Bilfinger Berger die Interessen der unterschiedlichen Konzerngesellschaften zu berücksichtigen. In Workshops trugen die Recruiter aller Teilkonzerne die wichtigsten Details für dieses Projekt zusammen. So wurden beispielsweise einheitliche Prozessabläufe definiert, aber auch über Details wie die Formulierung von Bewerberschreiben entschieden.

Mittlerweile sind über 40 Standardschreiben im System abgelegt. Doch auch standardisierte Prozesse wie Visum-, und Gesundheitsfragen, Auslandserfahrungen oder spezifische Qualifikationen für das Bewerberprofil mussten abgestimmt und an das System angepasst werden. "Beispielsweise verfügen Tunnelbauexperten über eine beeindruckende Bandbreite von Zertifikaten über Tunnelbohrmaschinen. Die müssen über das System erfassbar sein", so Baumgart.

Heute greifen Recruiter aller Teilkonzerne auf einen gemeinsamen Pool von Bewerbern zu. Detaillierte Suchfunktionen helfen dabei, den richtigen Bewerber für die entsprechende Stelle zu finden - und das in kürzerer Zeit. "Die so genannte Time to fill ist massiv gesunken. Nun können wir Stellen erheblich schneller besetzen, da wir den größten Teil der Bewerbungen elektronisch verarbeiten. Schnelligkeit erreichen wir auch, da wir für Vakanzen zuerst hochqualifizierte Bewerber aus unserem Pool ansprechen", so Baumgart. Nach nur einem Jahr seien mehrere tausend Kandidaten registriert, von denen man oft genau den Richtigen Bewerber herausfischen könne.

Doch nicht nur die Multi Service Group profitiert von dem neuen Online-Portal, das im April 2008 an den Start ging, sondern auch die Bewerber. Monatlich nutzen bis zu 16.000 Interessenten das ausgefeilte Angebot des Karriereportals, um aus aktuell einhundert offenen Stellen den passenden Job auszuwählen. 2000 Bewerber befragte Bilfinger Berger zu ihren Eindrücken; mit dem Ergebnis, dass zwei Drittel das Portal als unkompliziert, transparent und ansprechend bewerteten.

"Im Herbst planen wir auch Talente in das System mit aufzunehmen, die wir direkt nach ihrem Abschluss rekrutieren können. Aber auch ein interner Stellenmarkt und die Anbindung an die internationalen Gesellschaften sind geplant" , freut sich Baumgart.

Was bei der Einführung eines Online-Portals zu beachten ist

- Kontinuierliche interne Überzeugungsarbeit und intensive Beteiligung aller Unternehmenseinheiten für die Festlegung von Standards und Abläufen;

- umfassende Anbieteranalyse mit Praxischeck;

- Prioritäten für die Anpassung des Systems an die eigenen Bedürfnisse frühzeitig festlegen und kontinuierlich weiterverfolgen;

- Mehrsprachigkeit und Skalierbarkeit des Systems