Unter vier Stunden hat es Martin Schulz, Berufseinsteiger mit Maschinenbau-Diplom in der Tasche, noch nicht geschafft. Anschreiben formulieren, Lebensläufe ausdrucken, Zeugnisse kopieren. Bewerben stresst, kostet Zeit und ist angesichts der Ausgaben für Mappen, Druckerpatronen und Porto für einen Absolventen nicht gerade billig. Am schlimmsten findet Schulz, dass er auf Antworten häufig ziemlich lange warten muss.

Unternehmen konkurrieren trotz schwierigen wirtschaftlichen Umfelds, etwa bei IT-Experten oder Ingenieuren, um die besten Köpfe. Für die Multi Service Group Bilfinger Berger waren das wichtige Gründe, um im Jahr 2008 ein Online-Bewerber-Management-System einzuführen. Bis dahin gingen jährlich etwa 25.000 Bewerbungen allein in Deutschland in Papierform und elektronisch ein, die die Recruiter zumeist händisch in eine Vielzahl verschiedener Systeme einpflegten – durchschnittlich 20 Minuten dauerte allein das Erfassen einer Bewerbung. Hinzu kam dann noch das Weiterleiten im Konzern.

Um in dieser Masse an Bewerbungen mit geringerem Aufwand den passenden Mitarbeiter zu finden, entschied sich Bilfinger Berger dafür, ein System einzuführen, über das sich Interessenten über ein Online-Portal bewerben und Personaler die elektronischen Bewerbungen über eine interne IT-Plattform managen können.

Ein weiterer Grund für die Entscheidung: Bilfinger Berger verfügte über 22 getrennte Karriereseiten im Internet mit je eigenen Jobbörsen. "Durch die Vielzahl von Insellösungen konnten wir Synergien nicht nutzen, da unsere Gesellschaften die Bewerbungen untereinander nicht austauschen konnten", erklärt Christof Baumgart, Leiter Service-Center Weiterbildung bei Bilfinger Berger.

Implementierung in drei Monaten

Da Bilfinger Berger weltweit mehr als 60.000 Mitarbeiter beschäftigt und weiterhin wächst, sind Mehrsprachigkeit, Skalierbarkeit des Systems, Suchfunktionen und Kosten ausschlaggebende Kriterien bei der Auswahl des richtigen Systems. Entschieden hat sich der Konzern schließlich für SAP E-Recruiting, das das Unternehmen gemeinsam mit dem internen IT-Dienstleister und Implementierungspartner Bebit einführte. "Das System überzeugte uns, weil es sich leicht in die bestehende Lösung integrieren und an die Anforderungen von Bilfinger Berger anpassen ließ", lobt Rudi Ehret, Leiter HR Services bei Bebit. Für die Implementierung benötigte das Bebit-Team nur dreieinhalb Monate.

Ein Pool für alle

Doch vor der Implementierung galt es bei Bilfinger Berger, die Interessen der unterschiedlichen Konzerngesellschaften zu berücksichtigen.

Mittlerweile sind über 40 Standardschreiben im System abgelegt. Ferner mussten standardisierte Prozesse zu Visums- und Gesundheitsfragen, Auslandserfahrungen oder spezifischen Qualifikationen für das Bewerberprofil abgestimmt und an das System angepasst werden.

Heute greifen Recruiter aller Teilkonzerne auf einen gemeinsamen Pool von Bewerbern zu. Detaillierte Suchfunktionen helfen dabei, den richtigen Bewerber für die entsprechende Stelle zu finden – und das in kürzerer Zeit. "Die so genannte Time to fill ist massiv gesunken. Nun können wir Stellen erheblich schneller besetzen, da wir den größten Teil der Bewerbungen elektronisch verarbeiten. Schnelligkeit erreichen wir auch, indem wir für Vakanzen zuerst Bewerber aus unserem Pool ansprechen", so Baumgart. Nach nur einem Jahr seien mehrere tausend Kandidaten registriert.

Doch nicht nur die Multi Service Group profitiert von dem neuen Online-Portal, das im April 2008 an den Start ging, sondern auch die Bewerber. Monatlich nutzen bis zu 16.000 Interessenten das Karriereportal, um aus derzeit 100 offenen Stellen den Wunschjob auszuwählen. 2000 Bewerber befragte Bilfinger Berger zu ihren Eindrücken; mit dem Ergebnis, dass zwei Drittel das Portal als unkompliziert, transparent und ansprechend bewerteten. (hk)