NÜRNBERG (pi) - Eine wettbewerbsbewußte Spedition kann sich nicht mehr erlauben, die Abwicklung von Transporten durch eine verspätete Bereitstellung der notwendigen Papiere zu verzögern. Steigende Kosten und wachsende Kapitalbindung zwingen zu termingerechter Fakturierung. Nicht zuletzt benötigt die Geschäftsleitung aktuelle Informationen, um sichere Entscheidungen treffen zu können. Herkömmliche Organisationsmethoden bieten hier keine sinnvolle Lösung. Auch eine rein zentral ausgerichtete EDV entspricht meist nicht der Flexibilität, die eine stark dezentralisierte Abwicklung in einem Netz von Niederlassungen erfordert.
Die J. H. Bachmann Luftfracht GmbH entschloß sich für ihre Niederlassungen in Hamburg, Bremen, Düsseldorf, Frankfurt, Nürnberg, Stuttgart und München für die Modelle TA 1100 mit 16 KB und Floppy-Disk-Speichern von Triumph-Adler.
Das Unternehmen gehört als selbständige Tochter zur Überseespedition J. H. Bachmann in Bremen. Tätigkeits-Schwerpunkte seit der Gründung vor 200 Jahren waren der Weinhandel, die Kaffee- und Baumwollbeförderung wie die Lagerei. Heute ist das Unternehmen auf allen Märkten der Welt zu Lande, zu Wasser und in der Luft im Transportbereich tätig. Es verfügt über eine dementsprechend große Inlands- und Auslandsorganisation.
Unter den sieben deutschen Luftfrachtniederlassungen hat die Filiale in Frankfurt-Kelsterbach in unmittelbarer Nähe des Rhein-Main-Flughafens das größte Frachtaufkommen; von ihr soll stellvertretend für alle anderen hier die Rede sein.
Das hohe Frachtaufkommen hängt naturgemäß von der Bedeutung des Frankfurter Flughafens als größtem Luftfrachtumschlagsplatz Deutschlands (über 75 Prozent aller deutschen Luftfrachtsendungen werden über Frankfurt abgefertigt) und viertgrößtem der Welt (nach New York, Chikago und Los Angeles) zusammen. In Frankfurt umfaßt die Fracht fast die Hälfte des Verkehrsaufkommens im Passagierverkehr und beträgt jährlich über eine Million Tonnen.
Die angesichts des hohen Frachtaufkommens schnellen Erfolge der Bachmann-Luftfrachttochter nicht nur in Frankfurt ließen das Geschäft so sprunghaft anwachsen. Die Mitarbeiter konnten eine manuelle Erstellung der Frachtpapiere neben ihrer eigentlichen Dispositions-, Akquisitions- und Service-Arbeit kaum noch termingerecht bewältigen. Aufwendige Routinearbeiten hielten sie besonders von der für ein Dienstleistungsunternehmen so wichtigen Betreuung der Kunden ab.
Bei intensivem Studium des Marktangebots kleinerer EDV-Systeme durch ein Mitglied der Geschäftsführung traf man auf den Triumph-Adler-Händler Erich Isenberg in Bremen, der bereit war, nach den Vorstellungen des Kunden ein Programmpaket für den Luftfrachtsektor zu erstellen. Das war vor drei Jahren; ein standardisiertes Branchen-Software-Paket für eine MDT-Anlage stand damals noch nicht zur Verfügung. Man entschloß sich zur Individualprogrammierung unter modularer Auslegung.
Gemeinsam wurde vom Anwender und Software-Partner ein Anforderungskatalog erstellt und nach den gesetzten Prioritäten die Programme nach und nach realisiert. Seit 1977 laufen die TA-Systeme in den Niederlassungen in der Praxis mit gutem Erfolg. Sie haben vor allem die Mitarbeiter erheblich entlastet.
Airwaybill geschrieben
Das gilt ganz besonders für die heute vollautomatische Erstellung der Frachtbriefe. Über das Typenhebeldruckwerk (mit Schreibmaschinenschrift) wird im Exportbereich ein sogenannter Airwaybill geschrieben. Die dazu notwendigen Daten wie Adressen (Absender/Empfänger), Tarife (IATA allgemein und speziell, Sammelladung allgemein und speziell, Luftfrachtnebengebühren Haustarife - insgesamt 16 000, die zentral oder durch TransAir gepflegt werden) sowie Warenbezeichnungen und andere Informationen sind in Dateien für den direkten Zugriff gespeichert. Die Bedienungskraft tastet zunächst die Empfängernummer ein, worauf die volle und aktuelle Anschrift für den Ausdruck zugeordnet wird. Sodann wählt sie die Tarifart aus und gibt zusätzliche Leistungsdaten ein, die in dem Absender-Stammsatz nicht enthalten sind, wie Porto-, Vorfracht- und Lagergebühren. Aus den Eingaben und den Informationen in den Dateien errechnet der Computer automatisch die Gebühren, erstellt die Versandanzeige und die Rechnung - und zwar über das Typenhebeldruckwerk mit bis zu 14 Durchschlägen.
Auf Wunsch können durch Anschluß eines zweiten Druckers mit Endlosformularführung gleichzeitig auch die Ladelisten ausgedruckt werden.
Die Abwicklung im Importbereich verläuft im Prinzip ähnlich. Fakturierung und Lieferscheinerstellung mit Rollgeld- und Abfertigungserrechnung erfolgen gleichfalls automatisch. Automatisch werden auch die Werte für Statistiken wie Kunden-Brutto-Nutzen, Frachtaufkommen pro Luftverkehrsgesellschaft und pro Bestimmungsflughafen zwischengespeichert. Als weiteres Nebenprodukt entsteht eine Aufstellung der Listen über SVS/RVS-Versicherungsgebühren sowie Speditions- und Rechnungsausgangsbuch mit der Aufzeichnung aller Buchungsdaten.
Alle statistischen und Buchhaltungsdaten werden online beziehungsweise über Datenträger zu einer zentralen Anlage gleichen Typs, aber mit Magnetplattenspeichern ausgerüstet, übertragen, dort verarbeitet und anschließend die kompletten, verdichteten Ergebnisse an die Groß-EDV der Muttergesellschaft weitergeleitet. Die einzelne Speditionsniederlassung ist also von allen Vorbereitungs- und Vorverarbeitungstätigkeiten für des zentrale Rechnungswesen entlastet.
Das eigentliche Arbeitsinstrument, die Hardware, ist ein mikroprogrammiertes Computersystem der Mittleren Datentechnik mit vielfältigen Ausbaumöglichkeiten. Der Arbeitsspeicher umfaßt eine Kapazität von 2 bis 40 KB (bei Bachmann je 16 KB), der externe Floppy-Disk-Speicher hat vier Laufwerke von je 250 KB.
Außerdem ist ein weiterer Speicherausbau durch Magnetplatten-Laufwerke mit 2x4,9 MB möglich. Die Grundausstattung des MDT-Systems TA 1100 umfaßt weiterhin eine Standard-Schreibmaschinen-Tastatur mit Zehnerblock, die sich durch Robustheit und einfache Handhabung auszeichnet, sowie ein Typenhebeldruckwerk mit einer Geschwindigkeit von 16 Zeichen/Sekunde. Bei Bachmann ist zusätzlich ein schnellerer Drucker (140 Zeichen/Sekunde) mit zwei verschiedenen Druckbreiten (132 und 276 Zeichen) und verschiedenen Papierführungsmöglichkeiten eingesetzt.
Außerdem stehen folgende Komponenten als Zusatzperipherie zur Verfügung: Magnetbandkassetten-Laufwerk für die Datenerfassung zwecks weiterer Verarbeitung in einem externen Service-Rechenzentrum, Magnetkonteneinheit, Lochkartenleser und Lochstreifenstanzer, Bildschirmgerät und Anschluß für die Datenfernübertragung.
Kleine Akzeptanzprobleme
Betriebssystem und Programmiersprache Triass sorgen für eine einfache Bedienung auch für EDV-unerfahrene Anwender. So wurden auch die anfänglichen kleinen Akzeptanzprobleme bei Bachmann schnell überwunden, insbesondere durch die Erkenntnis, daß nicht nur Arbeitsablauf und Zuverlässigkeit durch die EDV erheblich verbessert, sondern vor allem Überstunden und lästige Routinearbeiten abgebaut werden konnten. Alle notwendigen Daten stehen ständig vor Ort zur Verfügung.
Das für die J. H. Bachmann Luftfracht GmbH erstmals entwickelte Programmpaket wird inzwischen bei mehreren Luftfrachtunternehmen eingesetzt. Die erfolgreiche Erstimplementierung führte zur Gründung der TransAir GmbH, Bremen, einem gemeinsamen Unternehmen der J. H. Bachmann Luftfracht GmbH und der Erich-Isenberg-Computersysteme GmbH. Sie vertreibt die hier beschriebene Problemlösung bundesweit.