Best in Cloud 2015 – Exact Software Germany GmbH

Saubere Bikes aus der Cloud

Unser Content- und Projektmanager im Event-Bereich, Florian Kurzmaier, ist ein klassischer Quereinsteiger: Nach einem Studium der Geschichtswissenschaften in München landete er zunächst bei der CW-Schwesterpublikation Gamepro, dann als Volontär bei der Macwelt. Inzwischen betreut er die inhaltliche Seite unserer Veranstaltungen und sorgt dafür, dass die zugehörigen Websites laufen. Privat bloggt er auf Adams Apfel, sportlich gehört sein Herz nur dem FC Bayern.

Biken auf den Isar-Trails ist etwas tolles: Man ist draußen im Grünen, verausgabt sich, bekommt den Kopf frei. Wenn die Witterung aber dafür sorgt, dass das Bike nach der Fahrt komplett verdreckt ist, heißt es: Hand anlegen und putzen. Oder eine Fahrrad-Waschanlage benutzen.

Was haben schmutzige Fahrräder mit Cloud Computing zu tun? Eine gute und berechtigte Frage. Der Gründer des Startups CybTech und (im Gespräch mit der Münchner Abendzeitung) selbsternannte "Radlwaschanlagenkonstrukteur" Stefan Sarfert hatte keine Lust mehr auf die Handwäsche seiner Bikes. Deswegen konstruierte Sarfert seine Fahrradwaschanlage und machte sich selbstständig. Das Problem: Die Waschanlagen bestehen aus derart vielen Einzelteilen, dass Cyb Tech mit über 110 Lieferanten umgehen muss.

Für ein kleines Startup mit geringer Manpower eine logistische Herausforderung - vor allem, wenn die grundlegende Buchhaltung und Bestellverwaltung mit Excel-Dokumenten geregelt wird. Deswegen hat sich die Cyb Tech UG nach einer leistungsstarken, skalierbaren und zukunftsfähigen ERP-Lösung umgesehen - und bei der Exact Software Germany GmbH gefunden. Mit dem Projekt "Cloud ERP Implementierung mit Webshop-Anbindung" bewerben sich das Startup und der Cloud-ERP-Experte um einen Best-in-Cloud-Award.

Projekt-Steckbrief

  • Finalist: Exact Software Germany GmbH, Hamburger Allee 2-4, 60486 Frankfurt

  • Referenzkunde: cyb tech UG

  • Kategorie: Software as a Service (SaaS), Public-Cloud-Projekt

  • Projekttitel: Cloud ERP Implementierung mit Webshop-Anbindung

  • Eingesetzte Produkte: Exact Online Produktion

  • Zeitraum des Projekts: 01.01.2015-30.04.2015

  • Projekt-Phase: Run

  • Größe des Projektteams: 4

  • Zusammenfassung: Bei dieser Einreichung haben wir es mit einer klassischen Startup-Story zu tun, bei der ein Schwenk auf Cloud-basierte IT einen entscheidenden Faktor der zukünftigen Ausrichtung des jungen Unternehmens ausmacht. Ein nachhaltiges Wachstum wäre wohl bei anhaltender Nutzung von Excel als Planungstool weniger flexibel und skalierbar abgelaufen - insofern entschied man sich bei der Cyb Tech UG folgerichtig für den Rollout eines SaaS-ERP, um alle Vorteile der Cloud wie Pay-as-you-go oder Skalierbarkeit nutzen zu können. Zudem wird das Startup durch die integrierten Monitoringtools in die Lage versetzt, vorhandene Ressourcen oder Bestellprozesse effektiver zu gestalten.

Das Einsatzszenario

Die Best in Cloud Facts zum Projekt.
Die Best in Cloud Facts zum Projekt.

Während es zum konventionellen Waschen eines Fahrrads nur einen Eimer Wasser nebst Lumpen, Pflegemitteln und der Bereitschaft zur Handarbeit braucht, ist die Reinigung des Drahtesels per Cyb Tech bikewash etwas aufwändiger - zumindest für den Hersteller der Maschine. Denn die große Zahl an Einzelteilen und Lieferanten für diese Teile sorgt für ausgesprochen umfangreiche Stücklisten. Damit verbunden sind auch die Geschäftsvorgänge mit den über 110 Lieferanten, die für das Startup auf Dauer eine große Herausforderung darstellten.

Mit dem Einstieg eines neuen Teilhabers (Sachin Kumar, ebenfalls Geschäftsführer) sollte sich das Geschäftsmodell weiter professionalisieren und eine funktionierende und gleichzeitig skalierbare technologische Basis für künftige Expansion des Fahradwaschanlagengeschäfts gelegt werden. Dazu gehören neben der Steuerung des Einkaufs und Vertriebs auch das Monitoring der Kernzahlen des Geschäfts - Prozesse, die sich mit Excel nur sehr aufwändig abbilden lassen. Deswegen fiel die Entscheidung der Cyb Tech UG auf eine speziell für KMU zugeschnittene ERP-Lösung aus der Cloud - Exact Online Produktion.

Die Cloud-Lösung

Das Exact-ERP aus der Cloud bringt für das Startup einige wichtige Kernfunktionen für die Steuerung des Geschäfts und einer zukünftigen Expansion mit: Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung, Auftragsmanagement, integriertes Customer-Relationship-Management-Tool, Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung sowie ein Dashboard für Auswertungen und Reportings. Mit dieser Grundlagen konnten vormals per Excel gepflegten Prozesse wie Kontierung, Bestellung, Verwaltung von Fertigungsaufträgen, Hierarchisierung von Stücklisten oder Rechnungsstellung in die Cloud verlagert und teilautomatisiert werden.

Das Projekt auf der Bühne.
Das Projekt auf der Bühne.
Foto: Foto Vogt GmbH

Das wichtigste Kriterium für den Rollout eines Cloud-ERP war die Anbindung der Lösung an den bestehenden Webshop der Cyb Tech UG, der auf shopify läuft. Da Exact Online bis dato nicht über eine entsprechende API für shopify verfügte, entschied man sich im Projektverlauf dazu, mit Partnern eine solche Schnittstelle zu entwickeln und letztlich allen Kunden von Exact zur Verfügung zu stellen.

Exact setzt für seine multi-tenant Public-Cloud-Lösung auf folgende technologischen Eckpunkte:

  • Betrieb im deutschen Rechenzentrum als Dual-System (Aktiv/Aktiv-Rechnerverbund)

  • .NET basiert mit einem SQL-Server Backend

  • native Apps für iOS und Android

  • Externe Apps sind über Rest-API's anbindbar

Der Business-Nutzen

Auch für dieses SaaS-Projekt ist der Business-Nutzen offensichtlich: Das von der Exact Software Germany GmbH umgesetzte Cloud-ERP stellt für das Startup Cyb Tech UG die Grundlage für eine Professionalisierung des Geschäfts sowie künftige Expansionen dar. So konnte durch die Implementierung die Komplexität der Bestellprozesse reduziert werden und durch die integrierte Materialplanung und Lagerverwaltung die optimale Versorgung mit Teilen gewährleistet werden. Das Montoring der finanziellen Kerndaten des jungen Unternehmens wurde durch das Cloud-ERP ebenfalls verbessert und transparent gemacht. Dank der integrierten Buchhaltungsfunktionen der Exact-Lösung werden im Hintergrund die buchhalterisch relevanten Daten zum Angebots- und Produktionsprozess automatisch verarbeitet.