Mögliche Wege in die HR-Cloud

SAP und SuccessFactors - das Beste aus beiden Systemwelten

Michael Scheffler schreibt als SAP HCM Experte über die Möglichkeiten der Standardsoftware im personalwirtschaftlichen Bereich und setzt dabei den Fokus auf Talent Management. Er verfügt über 15 Jahre einschlägige Branchenerfahrung und berät seine Kunden als Senior Consultant und Entwickler. Seit 2008 ist er Geschäftsführer der projekt0708 GmbH und nimmt in dieser Tätigkeit aktuelle HR Trends und die daraus resultierenden Möglichkeiten für Unternehmen genauestens unter die Lupe.
Wer das Cloud-basierte SuccessFactors einsetzen möchte, muss sich nicht gänzlich vom klassischen SAP ERP HCM verabschieden. Die sinnvolle Kombination aus Cloud und On-Premise kann den Erfolg bringen.

Mit SuccessFactors setzt SAP im Bereich Human Capital Management (HCM) auf eine umfassende Lösung in der Cloud. Für Unternehmen die bereits Investitionen in das On-Premise-basierte SAP ERP HCM getätigt haben, stellt sich damit die Frage, wie sie den Weg in die Datenwolke bestmöglich gestalten. Dabei geht es keineswegs darum, wie das konventionelle System vollständig abgelöst werden kann, sondern vielmehr, wie die Cloud dieses optimal ergänzt. Denn wie so oft liegt die Wahrheit in der Mitte. Wie unterstützen also Unternehmen ihr Personalwesen mit dem Besten aus beiden Welten?

SAP marschiert in Richtung Cloud

Als SAP im Jahr 2011 SuccessFactors für etwa 3,4 Milliarden US-Dollar kaufte, bot das amerikanische Unternehmen eine reine Cloud-basierte Talent-Management-Suite inklusive leistungsstarker Funktionen für Analysen und Collaboration an. Inzwischen hat SAP SuccessFactors als "Go-Forward"-Lösung massiv weiterentwickelt und zum Beispiel um eine Anwendung für das On-Boarding von Mitarbeitern und sogar die Entgeltabrechnung aus der Cloud ergänzt.

SAP macht also Ernst mit der Ausrichtung auf Mobile, Cloud und der In-Memory-Plattform HANA, welche SAP-CEO Bill McDermott auf der Sapphire Now im Mai 2014 im Rahmen der "Run-Simple"-Strategie formuliert hatte. Und somit ist klar: Die Zukunft jedes SAP-HR-Anwenders liegt in der Cloud. Der Weg dorthin gestaltet sich jedoch sehr individuell, da die Unternehmen SAP-Software unterschiedlich nutzen. Während einige bereits über erste Anwendungen in der Cloud verfügen, laufen bei anderen sämtliche personalwirtschaftlichen Prozesse ausschließlich im altbewährten On-Premise-Umfeld.

Umfrage zu CRM in der Cloud

SAP unterstützt seine Kunden zwar bei der Transformation der bestehenden Systemlandschaften mit standardisierten Migrationstools und Integrationsszenarien, jedoch muss sich jedes Unternehmen selbst die Frage beantworten, inwiefern die Umstellung der etablierten Geschäftsabläufe nach SuccessFactors Sinn ergibt. Dazu bedarf es einer genauen Analyse der HR-Prozesse, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und auf deren Basis die Entscheidung zu treffen: On-Premise, Cloud oder eine Mischform, der sogenannte hybride Ansatz.

Bereitstellungsoptionen für die Transformation nutzen

Hierfür bietet SAP fünf grundlegende Bereitstellungsoptionen, die sich in der jeweiligen Aufteilung zwischen On-Premise- und Cloud-Funktionalitäten unterscheiden. Im ersten Szenario Talent Hybrid werden alle HR-Core-Komponenten wie etwa die Personaladministration, das Organisationsmanagement, die Abrechnung und Zeitwirtschaft weiterhin im SAP ERP HCM vorgehalten. Die Ausnahme bildet das Talent Management, mit dem SuccessFactors groß geworden ist.

Dazu zählt beispielsweise das E-Recruiting, einem sehr dynamischen Umfeld, welches vielen technischen Erneuerungen unterliegt. Unternehmen stehen hier etwa vor der Herausforderung, soziale Netzwerke wie Xing und Linkedin vor dem Hintergrund der Publizierung von Stellenausschreibungen anzubinden. Somit kann es von Vorteil sein, wenn dieser Prozess in der Datenwolke liegt, da Cloud-Dienstleister mit dem hohen Innovationstempo dieser Anwendung Schritt halten können, was der hausinternen IT oftmals aufgrund mangelnder Manpower oder fehlendem Know-how nicht möglich ist.

Der Nachteil beim Talent Hybrid: Da bei dieser Variante zwei unterschiedliche Technologie-Welten integriert werden müssen, kommt es im Zweifel zu Medienbrüchen, denn die Benutzeroberflächen sowie das Navigationskonzept sind gänzlich unterschiedlich. Abhilfe kann hier die Core-Renovation-Initiative der SAP und das mit HR Renewal modernisierte UI liefern, denn SAP arbeitet an einem ganzheitlichen Ansatz. Es empfiehlt sich also im Sinne einer optimalen User Experience durchgängige Oberflächen für die Anwender über die Systemgrenzen hinweg sicherzustellen.

SAP bietet im im Human-Capital-Management (HCM) Umfeld fünf verschiedene grundlegende Bereitstellungsoptionen, die sich in der jeweiligen Autfteilung zwischen On-Premise- und Cloud-Funktionalitäten unterscheiden.
SAP bietet im im Human-Capital-Management (HCM) Umfeld fünf verschiedene grundlegende Bereitstellungsoptionen, die sich in der jeweiligen Autfteilung zwischen On-Premise- und Cloud-Funktionalitäten unterscheiden.
Foto: Michael Scheffler

Im Side-by-Side-Szenario werden derartige Medienbrüche vermieden, denn der Zugang für alle HR-Anwender erfolgt ausschließlich über SuccessFactors. Dieses Szenario eignet sich für Unternehmen, die SAP ERP HCM bereits im Einsatz haben, aber aufgrund von Zukäufen oder Tochterunternehmen im Ausland noch nicht sämtliche Personalstammdaten in einem zentralen On-Premise-System verwalten. In dem Fall werden die Personal- und Organisationsdaten von SAP ERP HCM in die Cloud repliziert und dort mit den Daten der noch nicht erfassten Tochterunternehmen ergänzt. Auf diese Weise befinden sich in der Cloud sämtliche Stammdaten ("Single source of truth"). Dieses Szenario vereinfacht somit ein konzernweites Reporting, denn globale HR-Informationen werden direkt aus der Cloud berichtet. Der Nachteil an diesem Szenario: Die Personalstammdaten aus SAP ERP HCM müssen mittels Schnittstellen übertragen werden und liegen redundant in SuccessFactors vor.

Das Integrationsszenario Core Hybrid geht noch einen Schritt weiter in die Cloud. Hierbei befinden sich sämtliche HR-Anwendungen und -Daten bis auf die Bereiche Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft in der Datenwolke, welches somit das führende System hierfür ist. Der Verbleib der beiden HR-Core-Funktionen in SAP ERP HCM ist dem Umstand geschuldet, dass SuccessFactors in der Vergangenheit ein Spezialist für Talent Management war und die HR-Anwendungen in diesem Bereich (noch) nicht den vollen Funktionsumfang besitzen wie der On-Premise-Pendant. SAP schließt diese Lücke derzeit über die Kooperation mit Partnerunternehmen wie etwa die kürzlich bekanntgegebene Allianz mit WorkForce Software, welche SuccessFactors um eine Cloud-basierte Zeitwirtschaftslösung ergänzt.

Die vierte Bereitstellungsoption, das Szenario Full Cloud, mag für viele Unternehmen revolutionär klingen, denn hier befinden sich sämtliche HR-Prozesse und Daten inklusive Abrechnung und Zeitwirtschaft in der Wolke. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es ist keine eigene IT-Infrastruktur sowie entsprechendes Personal erforderlich, um diese zu administrieren. Doch selbst in diesem Fall ist eine Anbindung an SAP ERP oftmals notwendig, denn HR fremde Funktionen wie etwa das Rechnungswesen (SAP ERP Financials) und die Logistik (SAP ERP Operations) benötigen auch weiterhin Zugriff auf personalwirtschaftliche Stammdaten.

Der Vollständigkeit halber sei das fünfte Szenario, Full On-Premise, genannt, bei dem sämtliche HR-Anwendungen inkl. Talent Management "klassisch" in SAP ERP HCM verbleiben. Dieses Szenario ist jedoch vor dem Hintergrund der bereits diskutierten "Go-Forward"-Strategie wenig zukunftsträchtig und zählt nicht mehr zur der von SAP empfohlenen Systemarchitektur.

HR-IT-Roadmap berücksichtigt sämtlichen Auswirkungen

Innerhalb der oben genannten Bereitstellungsoptionen suchen Unternehmen nun nach ihrem individuellen Weg in die Cloud. Hierzu benötigen sie eine HR-IT-Roadmap, die einerseits mittels Analyse und Bewertung der bestehenden Systemlandschaft die HR-Funktionalitäten identifiziert, die sinnvollerweise im On-Premise-System verbleiben oder besser in der Cloud aufgehoben sind, und andererseits die Transformation zur zukünftigen Systemarchitektur beschreibt. In der Praxis wird man die beschriebenen Szenarien nur selten in Reinform antreffen. So gibt es beispielsweise eine Reihe von Unternehmen, die SAP ERP HCM bereits in Kombination mit einer Cloud-Lösung eines Drittanbieters einsetzen.

Im Rahmen einer HR-IT-Roadmap müssen sich Unternehmen darüber im Klaren sein, dass es nicht nur darum geht, Funktionalitäten in die Datenwolke zu verschieben. Nur weil ein mangelhafter Prozess in die Cloud gelegt wird, entsteht daraus kein funktionierender Prozess. Die Datenwolke ist kein Allheilmittel für problematische HR-Prozesse. Daher muss auf fundierter Datenbasis überlegt werden, wo Cloud und wo On-Premise sinnvoll ist. Darüber hinaus darf nicht übersehen werden, dass die Einführung von Cloud-Lösungen auch organisatorische Veränderungen in der IT-Abteilung mit sich bringt. Mitarbeiter müssen eventuell Arbeitsbereiche abgeben oder bekommen neue hinzu, für die entsprechendes Know-how aufgebaut werden muss. Vielleicht sind zusätzliche Arbeitskräfte nötig oder es fallen sogar Arbeitsplätze weg. Nur wer sämtliche Auswirkungen der Transformation von On-Premise zur Cloud in seiner Roadmap berücksichtigt, greift sich aus beiden Welten das Beste und sichert den Erfolg seines Unternehmens.