Dokumenten-Management

SAP macht Ernst mit seiner ECM-Strategie

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Der Konzern geht mit Software für Produktdatenverwaltung und Records-Management sowie einer Service-orientierten-Architektur in die Offensive.

Glaubt man Analysten, kann SAP schon seit längeren ein mächtiges Produktportfolio für die Dokumentenverwaltung bieten. Doch wurde es bisher weder systematisch aufeinander abgestimmt noch als Angebot für Enterprise Content Management (ECM) positioniert, wie dies die Konkurrenten IBM, Oracle oder EMC mit ihren ECM-Plattformen anstreben (mehr zur Marktentwicklung finden Sie hier). Stattdessen firmieren die SAP-Angebote bis heute unter Namen wie Dokumentenverwaltungssystem (DVS), Product Lifecycle Management (PLM), SAP NetWeaver Records Management und Knowledge Management. Außerdem ist mit "Web Page Composer" ein Tool zur Erstellung und Verwaltung von Web-Seiten im SAP NetWeaver Portal erhältlich (auch setzt SAP künftig beim Thema Collaboration auf das Web 2.0 und Wikis).

Product Lifecycle Management

Ein Entwicklungsschwerpunkt des ECM-Portfolios ist traditionell das PLM-Angebot (SAP PLM). Es wird vorrangig zur Verwaltung strukturierter Informationen wie CAD-Zeichnungsobjekten eingesetzt und bietet Anwendern beispielsweise die Möglichkeit, einzelnen Baugruppen Stücklisteninformationen detailliert zuzuordnen. Als Benutzeroberfläche dient entweder das SAP-GUI oder eine laut Hersteller leicht anpassbare Web-Oberfläche. Erstere eignet sich vor allem für Anwender, die überwiegend in SAP arbeiten und mit der Oberfläche vertraut sind. Dabei lassen sich Informationen unterschiedlicher Herkunft und Typs auf eine ganzheitliche Sicht der zugrunde liegenden betriebswirtschaftlichen Aspekte verdichten.

Die ECM-Architektur der SAP soll im Lauf der kommenden zwei Jahre stehen. Herzstück ist der ECM Integration Layer, über den künftig Unternehmens-anwendungen auf die Dienste für die Dokumenten-verwaltung zugreifen können.
Die ECM-Architektur der SAP soll im Lauf der kommenden zwei Jahre stehen. Herzstück ist der ECM Integration Layer, über den künftig Unternehmens-anwendungen auf die Dienste für die Dokumenten-verwaltung zugreifen können.

Technisch beruht SAP PLM auf dem DVS, das laut Hersteller die benötigten Dokumenten-Management-Funktionen umfasst. Hierzu zählen die Versionsverwaltung, Statusnetz, Objektverknüpfung (wie Materialstammsatz), Klassifizierung, Änderungsdienst und Archivierung. Der Zugriff auf das DVS erfolgt über das SAP-GUI oder über den Windows-Client "Easy DM".

Letzterer integriert sich laut Untersuchungen des Business Application Research Center (Barc) tief in das Client-Betriebssystem sowie bestehende Fachanwendungen und fällt daher als gesonderte DMS-Komponente nicht weiter auf. Dies ist vor allem dem Umstand zu verdanken, dass sich das DMS-System dem Benutzer als Laufwerk präsentiert und sich Informationen analog zu den üblichen Arbeitsweisen dort ablegen lassen.

Ebenso ist es möglich, Dokumente automatisch zu verschlagworten, indem sich über Easy DM Datenbanken einbinden oder definierte Attribute beispielsweise in Word-Dokumenten verwenden lassen. Laut SAP haben mittlerweile über 2000 Kunden aus der Automobil- und Fertigungsindustrie, aber auch anderer Branchen Easy DM aus dem Netz geladen und nutzen den Client vorzugsweise für das Ein- und Auschecken von Zeichnungen in das DVS. Alternativ bietet SAP seit kurzem neben dem SAP GUI und dem Easy DM auch eine leicht anpassbare Web-Oberfläche für SAP PLM an.