Produktivität

SaaS-Lösungen für effektives Projekt-Management

16.03.2013 | von Diego Wyllie (Autor) 
Diego Wyllie
Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
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Unternehmen, die ihre Projekte effektiv zum Erfolg führen wollen, kommen heute kaum an einer professionellen Projekt-Management-Software vorbei. Dabei ist das Angebot auf dem Markt für Productivity-Lösungen riesig und für jeden ist etwas dabei. Hier eine kleine Auswahl an besonders interessanten Lösungen.
Foto: Kzenon/Fotolia.com

Projekt-Management-Tools sind im Business etabliert. Mittlerweile gehören sie neben CRM-, ERP- und anderen horizontalen Business-Anwendungen zum Standardrepertoire vieler Service- beziehungsweise Projekt-orientierten Firmen, die ihre Alltagsarbeit besser in den Griff bekommen und die Produktivität des Teams erhöhen möchten. Das steigende Interesse an PM-Tools lässt sich leicht an den unzähligen Lösungen erkennen, die der Markt derzeit zu bieten hat. Um sich von der enormen Konkurrenz zu unterscheiden, verfolgen Anbieter die verschiedensten Ansätze, legen den Fokus auf einen bestimmten Teilaspekt des Projekt-Managements (Planung, Kommunikation, Collaboration, etc.) oder adressieren ein Nischensegment mit speziellen Features, die branchenspezifische Arbeitsprozesse besser unterstützen können als Massenprodukte - zum Beispiel in der Software-Entwicklung. Während manche Hersteller All-in-one-Lösungen bieten, die von Task-Management und File-Sharing, über Kommunikation und Collaboration bis zu Zeiterfassung, Reporting und Invoicing abdecken, stellen andere wiederum schlanke Anwendungen bereit, die besonders einfach sind.

Foto: Mr. Aesthetics, Shutterstock.com

Das große Angebotsspektrum erschwert zwar die Auswahl des passenden Systems. Doch letztendlich sind es die Unternehmensanwender, die von dieser Vielfalt profitieren. Denn wer sich bei der Suche nach der richtigen Lösung Mühe gibt, wird am Ende sicherlich ein System finden können, das sich an ihren Geschäftsanforderungen anpasst - und nicht umgekehrt.

Im Folgenden eine kleine Auswahl an interessanten Projekt-Management-Systemen, die jeder, der sich mit dem Thema beschäftigt, kennen soll. Sie alle werden als SaaS (Software as a Service) angeboten und adressieren mit Kostentransparenz, Flexibilität und einer leichten Implementierung vor allem kleine und mittelständische Unternehmen.

Einen schnellen Überblick bietet unsere Bilderstrecke:

Producteev

Eine einfache To-do-Liste auf Papier ist die einfachste Form des Projekt-Managements - und in den Augen vieler Menschen auch die Effizienteste. Dieses einfache Paradigma folgen immer mehr Anbieter, die mit Aufgaben-orientierten Projekt-Management-Tools um die Gunst der Anwender in diesem überfüllten Markt kämpfen. "Producteev” gehört zu einer der wichtigsten Alternativen in diesem Bereich. Zu den Kernfunktionen der Software zählen zum Beispiel die Unterstützung mehrerer Teams, sowie Tages- und Wochenberichte, die per E-Mail an die Manager geschickt werden und alle wichtigen Aktivitäten des Teams in einem vorgegebenen Zeitraum zusammenfassen.

Zielgruppe: Lösungen wie Producteev sind für Anwender gedacht, die es in erster Linie möglichst unkompliziert haben wollen und eine schnelle Antwort auf die entscheidenden Fragen im Projekt haben wollen: Was ist zu tun? Wer ist dafür zuständig? Bis wann muss es erledigt werden?..

Mobile: Producteev kann mit anspruchsvollen Apps für iOS und Android punkten, die beide nativ und kostenlos erhältlich sind.

Preise: Auch das Pricing ist bei Producteev einfach gehalten. Die Abrechnung erfolgt auf Projektbasis und ohne Benutzer-Limit. Die Preise fangen bei 20 Dollar im Monat an. Für 10 Projekte (in der Software "Workspaces” genannt) muss man beispielsweise 105 Dollar jeden Monat auf den Tisch legen. Das Storage ist dabei unbegrenzt. Selbständige können das Tool kostenlos nutzen.

Lokalisierung: Das Tool ist neben Englisch auch auf deutsch, französisch, spanisch und italienisch lokalisiert.

Asana

Eine weitere anspruchsvolle Anwendung, die in direkter Konkurrenz zu Producteev steht, ist "Asana”. Mit diesem, von einem der Facebook-Mitgründer gestarteten Service können Anwender verschiedene Arbeitsbereiche ("Workspaces") erstellen, um die Arbeit in sinnvollen Gruppen zu organisieren. Projekte und Aufgaben kann man wie bei Twitter folgen, um über Diskussionen und sämtliche Updates stets auf dem Laufenden bleiben zu können. Für jede im System angelegte Aufgabe stellt die Software die Aktivitätsstreams bereit, die bei den trendigen Social-Enterprise-Lösungen unverzichtbar sind. Punkten kann die Anwendung zudem mit einer anspruchsvollen Benutzeroberfläche, die sehr schnell ist und sämtliche Daten, die von den Teamkollegen angegeben werden, in Echtzeit aktualisiert.

Zielgruppe: Asana gehört zu den modernen Projekt-Management-Tools, die auf klassische Ansätze in Sachen Projekt-Planung und -Reporting verzichten und den Fokus auf offene Kommunikation und Produktivität nach der "Getting Things Done”-Methode legen. Davon können sowohl kleine als auch große Teams mit 100 oder noch mehr Mitglieder profitieren.

Mobile: iPhone- und Android-Anwender können jeweils auf eine native App zurückgreifen, die viele der Funktionen bietet, die in der Web-Anwendung verfügbar sind. Zudem stellt der Anbieter eine HTML5-Version der Anwendung für mobile Browser bereit.

Preise: Asana wartet mit einem attraktiven Preismodell, bei dem bis zu 30 Anwender die Vollversion der Software kostenlos einsetzen können. Größere Teams zahlen ab 30 Dollar im Monat.

Lokalisierung: Die Software ist bis dato nur auf Englisch erhältlich.

Do

Neben Producteev und Asana steht mit "Do” ein weiteres Tool bereit, bei dem die Grenzen zwischen Social-Enterprise-Software, Task-Management und Projekt-Management verschwinden. Angeboten wird der Ende 2011 gestartete Service von keinem anderen als der SaaS-Pionier Salesforce.com. Damit können Firmen nicht nur Projekte und Aufgaben, sondern auch Kontakte und Deals zentral verwalten. Zu den Kernfunktionen der Software zählen Status-Updates, Kommentare, Aktivitätsstreams und Diskussionen, die die ortsunabhängige Teamkommunikation fördern sollen.

Zielgruppe: Do verfolgt ebenfalls den in den USA beliebten Getting Things Done-Ansatz, der mittlerweile auch in Europa auf großes Interesse stoßt. Aufgrund der nahtlosen Integration mit Salesforce-CRM-Systemen und der angebotenen Funktionen in Sachen Deals und Kontakte dürfte die Lösung für Marketing- und Kundenservice-Abteilungen besonders interessant sein.

Mobile: Wie bei den meisten modernen Konkurrenzprodukten in diesem Bereich ist auch Do für Android und iPhone erhältlich.

Preise: Do wird im Freemium-Modell angeboten. Die Kosten für die Premium-Pläne mit uneingeschränkter Funktionalität fangen bei 15 Dollar im Monat an - für maximal drei User. Bis zu 10 Anwender muss man monatlich 50 Dollar auf den Tisch legen. Wer auf Deals, Kontakte und weiterführende Features verzichten kann, kann das Tool gratis nutzen.

Lokalisierung: Do ist nur auf Englisch erhältlich.

Basecamp

Bereits 2004 gestartet gehört "Basecamp” mit über vier Millionen Anwendern mittlerweile zu einem der populärsten Web-basierenden PM-Tools überhaupt. Das vor rund einem Jahr komplett neu gestaltete System ist stark kommunikationsorientiert und reduziert Projekt-Management auf das Wesentliche: Aufgaben, Dokumenten-Management, Meilensteine, Kalender und vor allem Collaboration. Das Verfassen von Nachrichten, eine nahtlose E-Mail-Integration, Notifications, sowie die Möglichkeit, Aufgaben, Termine, Dateien und Dokumente zu kommentieren und mit dem Team zu besprechen, sind die zentralen Features dieser Software, die den Ruf hat, besonders einfach zu sein.

Zielgruppe: Obwohl Basecamp von einem renommierten Entwickler wie David Heinemeier Hansson, Autor des Web-Frameworks Ruby on Rails, realisiert wurde, ist das Programm unter Programmierern weniger beliebt. Aufgrund seiner Einfachheit und besonders intuitiven Bedienung sind es vor allem die einfache PC-Nutzer, die das Tool mögen und in der Regel schnell akzeptieren.

Mobile: Basecamp ist seit kurzem als native iPhone-App verfügbar. Wer ein anderes Smartphone besitzt, kann auf die Mobile-Version zurückgreifen.

Preise: Die Mietpreise für Basecamp fangen bei 20 Dollar im Monat an. Mit dem günstigsten Plan können Firmen bis zu zehn Projekten managen und erhalten drei Gigabyte an Storage-Kapazität. Wer mehr braucht, zahlt mehr. Die Benutzeranzahl ist bei keinem der Pläne begrenzt.

Lokalisierung: Basecamp ist in zahlreichen Sprachen erhältlich, darunter auch Deutsch.

Copper Project

Projekt-Manager, die den kollaborativen Charakter von Basecamp mögen, aber auf Planungs-Tools wie Gantt-Diagramme und detailliertes Reporting nicht verzichten möchten, sollten sich "Copper Project” näher anschauen. Das Feature-Set ist hier wesentlich umfangreicher als bei Basecamp. So bietet Copper viele Funktionalitäten im Bereich Invoicing, Zeiterfassung, Budgetierung und Reporting, auf die das Konkurrenzprodukt ganz bewusst verzichtet. Besonders gut umgesetzt ist beispielsweise die Gantt-Funktion, die für viele Projekt-Manager nach wie vor unverzichtbar ist.

Zielgruppe: Von diesem Werkzeug sollen insbesondere Anwender profitieren, die eine ganzheitliche All-One-Lösung suchen, mit der sie alle Belangen rund um die operative Projektarbeit unter einen Hut bringen möchten. Die angewandten Methoden und verfügbare Funktionen sind dabei branchenübergreifend.

Mobile: Anders als die meisten Konkurrenzprodukten in diesem Bereich bietet Copper Project leider keine mobilen Applikationen.

Preise: Bei Copper zahlt man nicht nach Projekten, sondern nach der Anzahl an Anwendern, die Zugriff zum System erhalten sollen. 25 User und 10 Gigabyte Storage kosten knapp 50 Dollar im Monat an. Damit ist Copper wesentlich teurer als Basecamp.

Lokalisierung: Cooper ist nur in englischer Sprache verfügbar.

Smartsheet

Zu den bewährten SaaS-Lösungen aus den USA gehört auch "Smartsheet”. Dabei handelt es sich um ein anspruchsvolles PM-Werkzeug, das sich Flexibilität auf die Fahnen geschrieben hat und einen ganz anderen Ansatz verfolgt als Basecamp und Copper. Denn bei dieser Software gibt es bei weder Kunden noch Projekte oder Aufgaben, die man verwalten kann. Stattdessen gibt es nur interaktive, "intelligente” Tabellen - so genannte "Smartsheets”. Damit lassen sich im gewohnten Excel-Format und nach ganz individuellen Vorstellungen alle zum Projekt gehörenden Informationen, Daten und Dokumente, sowie die Kommunikation unter den Projektmitgliedern zentral festhalten.

Zielgruppe: Damit eignet sich das Tool sehr gut für die vielen Anwender, die bis jetzt Projekt-Management mit Excel betrieben haben und nun den nächsten Schritt in Sachen Produktivität wagen möchten. Aufgrund seiner besonders hohen Flexibilität lässt sich die Lösungen in den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens einsetzen, egal ob im Marketing, Kundenservice oder in der Entwicklungs-Abteilung.

Mobile: Smartsheet gibt es als native Universal-Anwendung für iPhone und iPad. Wer ein anderes Gerät nutzt, kann auf eine mobile Version der Web-Anwendung zurückgreifen, die für kleine Displays optimiert ist.

Preise: Die Preise für die verschiedenen Abo-Pläne richten sich nach der bereitgestellten Funktionen, der Anzahl an erstellbaren Sheets und dem verfügbaren Storage. Der Basic-Plan kostet knapp 16 Dollar im Monat, bietet drei Gigabyte für Dokumente und erlaubt die Erstellung von bis zu zehn Smartsheets.

Jira

Bei "Jira” handelt es sich um eine renommierte, speziell für Entwickler-Teams konzipierte All-In-One-Lösung der Firma Atlassian, die bei namhaften Unternehmen wie Twitter oder BMW, aber auch bei kleineren Teams zum Einsatz kommt. Das Ziel: Die Produktivität bei Software-Projekten möglichst zu erhöhen, um bessere Produkte wirtschaftlich zum Erfolg führen zu können. Dazu stellt das Programm ein umfangreiches Featureset bereit mit über 150 Funktionen. Von Bug- und Issue-Tracking über Aufgaben-, Code- und Projekt-Verwaltung bis hin zu Berichten, Bewertungen und Analysen: Für jeden sollte etwas dabei sein. Darüber hinaus kann Jira mit zahlreichen Erweiterungen und Integrationsmöglichkeiten punkten.

Zielgruppe: Jira ist eine speziell für Softwarehersteller konzipierte All-in-one-Plattform, die die typischen Arbeitsprozesse in dieser Branche unterstützt und die besonderen Anforderungen von Programmierern abdeckt. Davon können sowohl Großunternehmen als auch kleinere Softwarehäuser gleichermaßen profitieren.

Mobile: Der Anbieter selbst bietet keine nativen Mobile-Apps, sondern ein leichtgewichtiges Web-Interface, das für Smartphones optimiert ist. Auf dem eigenen Marketplace finden Interessierte zudem eigene Plug-Ins von Drittanbietern.

Preise: Die Abrechnung erfolgt auf Basis der im System angemeldeter Nutzer. Die Preise für 10 Anwender fangen bei 10 Dollar im Monat an. Weitere Preisdetails finden Interessierte auf der Produkt-Homepage.

Lokalisierung: Jira ist neben Englisch und Deutsch auch in zahlreichen weiteren Sprachen verfügbar.

Redmine

Ein weiteres Projekt-Management-Tool, von dem insbesondere Entwickler profitieren können, ist "Redmine”. Dabei handelt es sich um eine umfangreiche Open-Source-Lösung, die sich durch eine sehr hohe Flexibilität auszeichnet. Das Funktionsspektrum umfasst klassische Projekt-Management-Tools zur Planung und Analyse von Projektaktivitäten, Scrum, Diskussionsforen, Zeiterfassung, Wikis, User-Support und Ticketverwaltung, Issue-Tracking, Dokumenten-Management und noch mehr.

Mobile: Untern den unzähligen Plug-Ins, die auf der Projekt-Homepage aufgelistet werden, finden sich einige mobile Apps für iPhone, Android und Windows Phone, die von der Open-Source-Community zu verschiedenen Konditionen angeboten werden.

Zielgruppe: Aufgrund der zahlreichen bereitgestellten Funktionen und seiner Flexibilität lässt sich Redmine im Prinzip von jeder Organisation einsetzen. In der Praxis hat sich das Tool jedoch vor allem unter Entwicklern und Engineering-Firmen bewährt.

Preise: Redmine kann man völlig kostenlos verwenden, man muss dabei allerdings Werbung in Kauf nehmen.

Lokalisierung: Das Tool ist in über 20 Sprachen verfügbar.

Fazit

Wer eine Software sucht, um seine Projekte besser in den Griff zu bekommen, hat die Qual der Wahl. Denn das Angebot ist mittlerweile so vielfältig wie bei den klassischen Business-Lösungen im Bereich ERP, CRM, oder Business-Intelligence. Erschwerend kommt noch hinzu, dass man die verschiedenen PM-Tools nicht leicht miteinander vergleichen kann, da sie oft vollkommen unterschiedliche Ansätze verfolgen.

Branchenspezifische Tools, wie Jira und Redmine für Software-Entwickler, haben immer den Vorteil, an den besonderen Bedürfnissen und Anforderungen einer Nischengruppe ausgerichtet zu sein. Aufgaben-orientierte Lösungen wie Asana, Producteev und Do sind beispielsweise stark im Kommen und machen etablierte Anbieter wie Basecamp immer mehr Konkurrenz. Damit werden sich aber gestandene Projekt-Manager, die immer mit Gantt-Diagrammen und anderen Planungstools gearbeitet haben, wahrscheinlich weniger anfreunden können. An sie richten sich aber wiederum weitere moderne Tools wie Smartsheet oder Copper Project, die klassisches Projekt-Management mit modernen Funktionen kombinieren.

Vor diesem Hintergrund sind Anwender gut beraten, ihre eigenen Anforderungen, Erwartungen an einer PM-Software und das bevorzugte Management-Stil möglichst genau zu definieren. Damit wird die Suche nach der richtigen Lösung nämlich wesentlich einfacher. Die gute Nachricht ist: Wer sucht, der findet.

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