WIEN - Den Vorwurf von bürokratischer Schwerfälligkeit läßt sich die ADV des Magistrats der Stadt Wien nicht mehr machen. Für gewachsene Anforderungen sowie veränderte Arbeitsinhalte gab ein Integriertes Büroverwaltungs-System (IBS) wirkungsvolle Impulse zu einer aufgabengerechten Entwicklung der Verwaltungsorganisation - einschließlich der nötigen Akzeptanz. Fertige Produkte, Tools und Hilfen für den Enduser machen Ihn dabei als Partner der Rechenzentren unabhängig, um arbeitsteilig und verantwortlich Probleme zu lösen.
Für den Organisationsinformatiker stellt sich eine große Organisation, wie beispielsweise die des Magistrats der Stadt Wien mit 55 000 Bediensteten, als sehr komplexes System dar. Es untergliedert sich in zahlreiche Subsysteme mit unterschiedlichen Aufgaben. Jedes einzelne Subsystem kann zur Erfüllung seiner Aufgaben DV-technisch weitgehend selbständig unterstützt werden, benötigt jedoch die Unterstützung der anderen Subsysteme. Daher muß kommuniziert werden, zwecks Lieferung von Daten, der Ubernahrüe bestimmter Teilerledigungen, zur Feststellung bestimmter Sachverhalte, oder auch für die Konsumation der internen Dienstleistungen in der Verwaltung, wie Postversand, zentraler Einkauf, bis hin zur Gehaltsverrechnung.
Es handelt sich also um ein großes Potential, das wegen Budgetknappheit auf kostenbewußtes und sparsames Handeln untersucht werden sollte.
Dies veranlaßte 1980 die Stadt Wien, über Office-Automation nachzudenken. Erfahrungen und Werte in Richtung Office-Automation aus dem zentralen Röntgeninstitut des Allgemeinen Krankenhauses konnten bei diesen Üerlegungen genutzt werden.
Diese Werte zeigten jedoch deutlich, daß reine Textverarbeitung nicht ausreichen kann, in einer Bürowelt eine sehr umfassende und in andere Arbeitsbereiche integrierbare Unterstützung zu bieten. Es ist neben der Textverarbeitung auch der Betreff " und der Inhalt des Textes zu sehen. Aus diesen erkennt man in den meisten Fällen, in welchen zusätzlichen Funktions- und Aufgabenbereichen durch EDV automatisierte Unterstützung gegeben werden kann. Ein Office-Automation-System, oder Integriertes Büroverwaltungs System, sollte daher aus einer Summe jener Funkionen bestehen, wie sie in den Büros am häufigsten benötigt werden.
Nach einer magistratsweiten Analyse der wichtigsten Funktionen des Büros, fand 1981 eine Marktuntersuchung statt, bei der das Office-Automation-System "all in one" der Firma DEC den gewünschten Vorstellungen weitgehend entsprach.
Es galt dabei nicht nur, dem Arbeitsplatz ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung zu stellen; mit dem IBS-System sollten auch neue Ziele der Automation in der öffentlichen Verwaltung angesteuert
werden: Dezentralisation der Verwaltung, bei gleichzeitiger Verstärkung des Bürgerservices. Die Zusammenarbeit der vielen dezentral angesiedelten Dienststellen, einschließlich der 19 magistratischen Bezirksämter, organisieren - hieß, Anträge des Bürgers möglichst kurzfristig und umfassend erledigen zu können. Postalische Transportzeiten müssen stark reduziert werden, die Zusammenarbeit von Ämtern zu ein und derselben Aufgabe sollte nicht seriell sondern möglichst parallel erfolgen können. Vereinfachungen im Amtsverkehr mit dem Bürger, soweit sie gesetzlich möglich sind, sollten ebenfalls systematisch angestrebt werden können.
Es ist möglich, mit der EDV und insgesamt mit IBS, diese Forderungen weggehend zu erfüllen. Ein Computer-Mail-System verringert die Transportzeiten von Akten, schafft simultane Erledigung zwischen mehreren, weit voneinander angesiedelten Arbeitsplätzen und erlaubt auch den Zugriff über das Netz auf zentrale Datenbestände. Bürgerservice setzt auch Information des Bürgers über Aktenlauf und Erledigungsverfahren voraus. Der Aktenlauf muß sehr genau zu palnen sein und auch im notwendigen Ausmaß überwacht werden können. Moderne Verwaltung setzt voraus, daß die Sachbearbeiter im Verwaltungsvollzug motiviert werden. Starke Motivationsfaktoren sind Selbständigkeit, Entscheidung über die Wahl der Arbeitsmittel, einfache Handhabung, flüssiges Durchführen von Aufgaben, einfache Kommunikation mit Partnern und Anerkennung der Leistung - Faktoren, die durch das IBS-System angeboten werden.
Der Wandel der öffentlichen Verwaltung von der Hoheitsverwaltung über die Dienstleistungsverwaltung bis zur planenden und gestaltenden Verwaltung, hat die Frage nach der Ethik im Berufsleben immer mehr in den Vordergrund gerückt. Die EDV-Welt spricht von Hardware- und Software-Ergonomie; gerade das IBM-System besitzt Komponenten, die Vorstellungen in dieser Richtung entsprechen. Mit der Einrichtung von dezentralen Leistungszentren der Verwaltung für Bürgerservice, wird andererseits einer Forderung nach mehr "Hygenie" in der öffentlichen Verwaltung entsprochen. Hinzu sind auch begleitende Maßnahmen für die Beamten wie Schulung, Fortbildung, Mitwirkung, Mitentscheidung, Mitverantwortung im Dienste am Bürger zu zählen. Das IBS (Integriertes Büroverbund-System) besteht gegenwärtig aus einer Reihe Komponenten, die den gesamten Arbeitsablauf umfassen. Die Protokollierung laut Kanzleiordnung der Eingangs- wie auch der Ausgangspost erfolgt automationsunterstützt. Im gleichen Arbeitsgang können die Schriftstücke und Akten beschlagwortet werden, sodaß zum Auffinden der Akte nicht nur Datum, Protokollzahl und Betreff, sondern auch Schlagworte benützt werden können.
Man kann sich gegenseitig über Akten via Bildschirm informieren und über die Stichworte artverwandte Akten auffinden.
Technisch ist die Protokollierung so gelöst, daß die Maske am Bildschirm zweigeteilt ist. Die linke Hälfte entspricht einer Standarddarstellung, während die rechte Hälfte zur freien Verfügung des Sachbearbeiters steht.
In Abteilungen mit hohem Aktenanfall wird ein eigens entwickeltes Aktenverfolgungs- und Begleitsystem genutzt. Dieses ermöglicht an den Bildschirmen, vor allem an zentraler Stelle, die Auskunft über den Status einer Akter Es unterstützt die Rückstandsverfolgung und vor allem die Überwachung dann, wenn Akten zur ergänzenden Bearbeitung in andere Dienststellen übergeleitet werden müssen.
Für Elektronische Post - Computer-mail - sind grundsätzlich alle Bildschirme des IBS geeignet. Nachrichten, Anfragen, die Übertragung von Schriftstücken aus der Textverarbeitung, sowie auch die Organisation von Besprechungen, die simultane Bearbeitung von Akten, sind Funktionselemente unter Nutzung der elektronischen Post. Im Magistrat der Stadt Wien wird die elektronische Post weit über die ersten Erwartungen hinaus eingesetzt, wobei die Sachbearbeiter neue Ideen für eine sinnvolle Anwendung entwickeln.
Das Karteiverwaltungssystem kann für die verschiedensten Aufgaben genutzt werden, etwa die Organisation einer Schlagwortkartei, eines Literaturindex, einer Personalkartei etc. Die universelle Verwendbarkeit dieses Systems zeigt sich darin, daß sowohl zentrale Büros in der Magistratsdirektion wie auch das Museum der Stadt Wien, die zentrale Stadtbibliothek oder das Planarchiv der Stadt Wien, sich dieser Software bedienen.
Bei der Rechtsdokumentation handelt es sich um alle Wiener Landesgesetze, Novellen und Verordnungen. Dieses Produkt erlaubt eine erweiterte Integration des Offic-Automation-Systems oder IBS. Die Gesetzestexte sind zentral auf einem IBM-System mit Adabas gespeichert. Für die Minicomputer wurden in IBS spezielle Suchvorgänge unter Berücksichtigung der Gesetzesstrukturen, wie Paragraphen, Absätze, Kapitel etc. und eine Schlagwortkartei eingerichtet. Der Sachbearbeiter ist nun in der Lage, über diese Suchwege den bestimmten Gesetztestext auf der Zentralanlage abzufragen und vor Ort wieder unter Verwendung eines Texteditors des IBS ausdrucken zu lassen.
Die technische Voraussetzung liefert die Vernetzung der dezentral installierten Minirechner. Das IBS ist quasi in einem horizontalen Ringnetz eingebettet, während vertikal die Minicomputer an die zentralen Rechner im Rechenzentrum sternförmig angeschlossen sind. Das Ziel ist, die etwa -2000 Bildschirme, die derzeit dezentral im gesamten Magistrat Wien installiert sind, schrittweise an das IBS anzuschließen.
Für einen Großteil der 55 000 Bediensteten der Stadt Wien sind monatlich Nebengebühren für die Gehaltsabrechnung zu erfassen. Dies wurde bisher manuell in den 64 Magistratsabteilungen mit Erfassungsbelegen, die nachträglich abgelocht und geprüft werden mußten, durchgeführt.
IBS brachte eine deutliche Rationalisierung. Dezentral kann die Dienststelle nun über Bildschirm diese Daten eingeben, während nachfolgend die zentrale Verrechnungsstelle, das Besoldungsamt der Stadt Wien, über die eigenen Bildschirme diese Daten überprüfen und dann automatisch in das Abrechnungssystem auf die IBM-Anlage im Rechenzentrum der Stadt Wien überleiten kann. Der Effekt durch Zeitgewinn und Reduktion von Fehlerquellen ist beachtlich.
Nicht die Buchhaltung ersetzen, sondern Arbeitshilfe geben
IBS hat ein Textver- und -bearbeitungssystem, das derzeit die Qualität hoch entwickelter stand-alone-Textverarbeitungssysteme nicht ganz erreicht hat, jedoch für viele Aufgaben des Büros durchaus ausreicht. Der Vorteil liegt vor allem darin, daß Text- und Datenverarbeitung über das IBS-System gekoppelt werden können. Dies wird im besonderen für Bescheidschreibungen für Steuern und Abgaben, für Strafen, baubehördliche Feststellungen, das Berichtswesen, Erstellung von Schulungsmaterial und Vortragskonzepten genutzt.
Zur Budgetierungsunterstützung im IBS-System läßt sich der Kontenrahmen einer Abteilung über Bildschirmmasken abbilden. Zusätzlich wird die einzelne Kontenführung und Kontenüberwachung unterstützt.
Es ist nicht daran gedacht, mit IBS die Buchhaltung zu ersetzen, sondern dem Abteilungsleiter und Sachbearbeiter eine wirkungsvolle Arbeitshilfe zu geben. Diese Komponente des Systems wird vor allem
dort eingesetzt, wo die Buchhaltung nicht in der Lage ist, zeitgerecht die notwendige Auskunft zu geben und Sachbearbeiterkredite verwaltet werden müssen.
Die Software für Terminkalender und Verwaltung gesetzter Termine dient der Koordination von Terminen zahlreicher Personen, sowie auch für Terminplanungen etwa im Kraftwagendienst, für die Auslastung der Fahrer und der Fahrzeuge. Es wird auch zunehmend als Managementinstrument zur Überwachung gesetzter Termine und zur rechtzeitigen Erinnerung an Terminverpflichtungen eingesetzt. Erwähnenswert ist, daß der Terminkalender aus Daten verschiedener Karteien oder solcher, die im Zuge der Textverarbeitung anfallen, automationsunterstützt weitergeführt werden kann. Dies führt zu einer effizienten Ablauforganisation. Schließlich dient ein Terminkalender gleichzeitig zur Dokumentation von wesentlichen Fakten.
Enduserstatistik und Informationsaufbereitung, unterstützt durch IBS, zeigen das Bemühen des Rechenzentrums, dem Enduser einfach strukturierte Dateien seines Aufgabenbereiches zur Verfügung zu stellen und ihn dazu zu bringen, selbst die Auswertungen zu veranlassen und zu programmieren. Dies entspricht auch der ADV-Strategie, den Enduser für die folgenden zehn Jahre zunehmend selbständig zu machen. Der Fachbereich soll in die Lage versetzt werden, seine Programme selbst zu entwickeln und auch die Wartung zu übernehmen.
Neben diesen Komponenten enthält die Office-Automation des Magistrats der Stadt Wien noch die Absenzverwaltung mit parallel laufenden Statistikprogrammen. Weiter zählten eine spezielle Personenkartei, Berichts- und Tabellenkalkulationsunterstützung sowie die Präsentationsgrafik dazu.