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Retained Organisation

Risiken im Sourcing-Management

25.08.2011 | von Eberhard Schott und Anne  Hofmann
Die im Unternehmen verbleibende IT-Einheit, die Retained Organisation, ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Outsourcing-Projekts.
Balanceakt Outsourcing
Balanceakt Outsourcing
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Der Einfluss der Retained Organisation auf den Gesamterfolg eines Auslagerungsvorhabens ist enorm, doch leider sind sich nur wenige Anwender der Bedeutung dieser internen IT-Einheit bewusst. Das ist das Ergebnis einer Expertenbefragung von je fünf Vertretern aus den Gruppen Anwender, Berater und Anbieter, die allesamt über langjährige Outsourcing-Erfahrung verfügen. Betrieben wurde die Erhebung von der Hochschule Aschaffenburg mit Unterstützung der Intargia Management-Beratung.

Von den Fachleuten wollten die Forscher erfahren, welchen Einfluss eine Retained Organisation auf den IT-Betrieb hat, was sie kostet, welche Risiken sich ergeben können und wie reif die internen IT-Einheiten in Deutschland sind. Außerdem wurden ihre strategische Ausrichtung, ihr Design und die Mitarbeiterbesetzung als Teile der Aufbauphase genauer durchleuchtet.

Die fünf wichtigsten Risiken

Aus den Expertengesprächen ließen sich fünf Risiken herauskristallisieren, die mit der Installation einer Retained Organisation auftreten können:

  1. Das Mikro-Management, entsteht, wenn die Retained Organisation zu stark in die Lösungsverfahren des Dienstleisters eingreift. Dies behindert geplante Optimierungen und gefährdet versprochene Einsparziele. Außerdem drohen Konflikte zwischen den Partnern.

  2. Verlust an funktionalem IT-Know-how: Sehr einkaufsnah aufgestellte Organisationen konzentrieren sich naturgemäß auf die Kosten. Doch von Preisen diktierte Beziehung birgt tendenziell eher Streitpotenzial. Zudem schürt fehlendes IT-Wissen das Misstrauen gegenüber dem Anbieter, da sich die internen Mitarbeiter der Gegenseite fachlich der unterlegen fühlen, Verbesserungsvorschläge nicht fundiert bewerten können und daher Nachteile befürchten.

  3. Fehlende Durchsetzungskraft: Im Outsourcing wird eine Retained Organisation benötigt, die sich sowohl gegenüber den Anbietern als auch den Fachseiten behaupten kann. In Unternehmen mit schwacher IT-Einheit entstehen Schattenorganisationen und ineffiziente Bestellverhalten in den Fachbreichen. Das sorgt auch auf Anbieterseite für Unmut.

  4. Belastete Partnerschaft: Ein gute Beziehung kann nicht in einem Umfeld gedeihen, in dem jede Partei auf den eigenen wirtschaftlichen Vorteil ungeachtet negativer atmosphärischer Folgen bedacht ist. Wenn sich die Partner gegenseitig Vorteilnahme unterstellen, helfen nur noch teure, zeitaufwändige und ineffiziente Absicherungs- und Kontrollmechanismen.

  5. Left-Over-Organisation: Im Outsourcing mit Personalübergang bemüht sich der Dienstleister insbesondere um die Leistungsträger. Eine Retained Organisation, die als Left-Over-Einheit ein Auffangbecken für übrig gebliebene Mitarbeiter ist, kann die wichtige Steuerungsaufgaben nicht wie notwendig ausfüllen.