In den wenigsten Unternehmen Wird streng zwischen Textbearbeitung und Textverarbeitung unterschieden. Textbearbeitung geht lediglich vom Diktieren bis hin zum Korrekturschreiben. Die Textverarbeitung schließt die programmierte Korrespondenz, sprich das halb- oder vollautomatische Schreiben von Texten aufgrund gespeicherter Bausteine oder Ganzbriefe mit ein.
Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, daß für die Textbearbeitung und Textverarbeitung eindeutige Richtlinien erarbeitet werden, die von allen Benutzern dieser Einrichtungen beachten werden müssen.
Richtiges Diktieren
Vorschriften über das richtige Diktieren müssen erlassen werden. Nicht jeder ist ein geborener Diktierer. Gar mancher verschluckt die Endsilben oder meint, daß die Phonotypistin eine Hellseherin ist. Man kann sich hier an bestehende Systeme anlehnen, um daraus sehr rasch eine hausinterne Norm abzuleiten.
Kein persönliches Diktat
Allein durch die Verwendung von Diktiergeräten oder Sterndiktatanlagen lassen sich beachtliche Personaleinsparungen erzielen. Auch kann die Phonotypistin einen Text schneller vom Tonträger als vom manuellen Konzept schreiben. Wiedergabegeräte: verfügen über eine Regulierung der Wiedergabegeschwindigkeit, so daß man sich dem Sprechtempo des Diktierers anpassen kann. Es sollte eine Richtlinie darüber erlassen werden, ab wann ein eigenes Diktiergerät zur Verfügung gestellt wird und gegebenenfalls, welcher Typ eines Diktiergerätes beschafft wird.
Analysen
Arbeitsgebietsweise sollte durch genaue Analysen geklärt werden, welche Art von Schreiben manuell (reines Diktieren nebst individuellem Schreiben), welche Schreiben mit Hilfe der Textbearbeitung und welche mit Hilfe der programmierten Textverarbeitung erledigt werden. Dies erfordert den Aufbau ganzer Texthandbücher für jedes Arbeitsgebiet oder zumindest die Anweisung für die Verwendung von Standardtexten, um somit ein klares Unternehmensimage aus der Sicht der Geschäftsbriefe zu erreichen. Dieser Effekt tritt neben den Rationalisierungserfolgen durch Standardisierung der Texte auf und sollte nicht vergessen werden.
Endlosbriefe - Computerbriefe
Richtlinien sollten auch Endlosbriefe über Schreibautomaten bzw. die EDV umfassen. Hier sind besonders genaue Analysen hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Verfahren durchzuführen.
Zu verwendende Maschinen
Für den Bereich der reinen manuellen Textbearbeitung empfehlen sich elektrische Schreibmaschinen mit Korrektureinrichtung, so daß im Falle von Tippfehlern nur ein Buchstabe zu korrigieren ist. Eine Leistungssteigerung von ca. 30% ist mit solchen Maschinen durchaus zu erreichen.
Die nächste Stufe sind Textautomaten mit externen Speichern (Magnetband, Kassetten, Platten oder Floppy Disks). Je nach geforderter Intelligenz und Ausgabeleistung sind auch die Kosten entsprechend hoch, so daß genauere Überlegungen angestellt werden müssen.
Bei ausgesprochenen Massenarbeiten erweist sich der Computer als schnelle und billige Schreibmaschine.
Zwar ist die Schreibqualität nicht optimal, die Kosten sprechen jedoch in vielen Fällen für sich. Dies gilt besonders dann, wenn ein Sachbearbeiter einen Brief per Terminal abrufen kann, um damit einen Geschäftsvorfall vollständig zu erledigen.
Zentrale Schreibzimmer
In großen Unternehmen kann es sich anbieten, Richtlinien für zentrale Schreibzimmer zu erlassen, weil dieses Problem immer wieder erneut in unterschiedlichen Unternehmensbereichen auftritt.
Es hat keinen Sinn, Schreibzimmer so weit zu zentralisieren, daß Mammutschreibzimmer entstehen, weil dann letztlich die Transportprobleme schwieriger werden. Zudem können hundert oder mehr Schreibkräfte von einer Leiterin kaum noch wirkungsvoll koordiniert werden. Man sollte darauf achten daß alle Schreibzimmer eines Unternehmens nach einheitlichem Muster ausgerichtet sind, so daß ein Personalaustausch untereinander ermöglicht wird.
Richtlinien sollten von einer permanenten Beratung und Schulung für alle Anwender ergänzt werden. Dies erfordert je nach Größe des Unternehmens eine schlagkräftige Truppe, die sich ausschließlich mit den Problemen der Textbearbeitung und Textverarbeitung beschäftigt.