Unternehmensbereiche und Projekte rangeln ständig um die knappen Kapazitäten. Jedem gerecht zu werden ist beinahe unmöglich. Hier sind elf Tipps, wie ein CIO mit dieser Herausforderung umgehen kann.

Priorisieren Sie. Sorgen Sie dafür, dass Sie eine reelle Chance haben, mit den vorhandenen Ressourcen erfolgreich zu sein. Konzentrieren Sie auf die wichtigsten Initiativen, ohne die anderen aus den Augen zu verlieren. Dabei ist vielleicht auch einmal ein Kompromiss einzugehen. Möglicherweise müssen Sie sich nach neuen Strategien der Personalbesetzung umsehen. Aber was auf dem Papier nicht funktioniert, geht im echten Leben erst recht nicht.

Seien Sie realistisch. Die meisten Unternehmen tragen Scheuklappen, wenn es um die Verfügbarkeit von Ressourcen geht. Prüfen Sie genau, wie viele Ressourcen-Stunden zur Verfügung stehen -ohne Verwaltungsaufwand, Urlaub, außerplanmäßige Arbeit etc. Und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wer oder was um Ihre Zeitressourcen konkurriert.

Etablieren Sie ein Nachfrage-Management. Zur Kapazitätsplanung gehört es, einen Ausgleich zwischen Angebot und Nachfrage herzustellen. Sie funktioniert daher nicht ohne einen Nachfrage-Management-Prozess, der auch das Aussortieren verschwenderischer, überflüssiger oder geringwertiger Aufgaben umfasst. Ein Priorisierungs- und Scoring-Mechanismus als Kompromissgrundlage und Hilfsmittel bei Ressourcenkonflikten ist unumgänglich.

Misten Sie aus. Unnötig aufgeblähte Prozesse sind Produktivitätskiller. Versammeln Sie alle für Ihren Prozess relevanten Teams in einem Raum, heften Sie Ihren Implementierungsprozess von Anfang bis Ende an die Wand. Alles, was überflüssig oder ineffizient ist, muss zum Vorschein kommen. Versuchen Sie, verzichtbare Genehmigungsmechanismen durch Checklisten zu ersetzen. Seien Sie bereit, die Notwendigkeit jedes einzelnen Schritts und Datenelements zu hinterfragen.

Beziehen Sie das mittlere Management ein. Bei einem Unternehmen handelt es sich um ein Ökosystem. Deshalb darf die Ressourcenkapazitätsplanung nicht die alleinige Aufgabe einer bestimmten Gruppe oder Person sein. Die Mitarbeiter des mittleren Managements müssen involviert werden. Sie sind diejenigen, die ihre Ressourcen am besten kennen.

Managen Sie durch Programme, nicht durch Abteilungen. Der Fokus auf Abteilungen ist ein Hauptgrund für das weit verbreitete Silodenken. Warum planen und verwalten Unternehmen ihre Ressourcen stattdessen nicht über Programme? Die wirklich wichtige Arbeit in einem Unternehmen findet im Rahmen von Programmen und Projekten statt. Über das Management durch Programme lassen sich Ressourcen und Wertschöpfung besser koordinieren.

Führen Sie die produktbasierte Planung ein. Ihre Mitarbeiter arbeiten auf ein übergeordnetes Ziel hin, zum Beispiell auf ein Konsumgut, eine Dienstleistung für externe Kunden oder eine interne Veränderung. Behalten Sie dieses Ziel im Auge. Zum Beispiel können Sie eine Release-Roadmap verwenden, die Produkteinführungen und zugehörige Support-Projekte integriert. So schaffen Sie transparentere Meilensteine und eine auf Kunden und Märkte ausgerichtete Kultur.

Kennen Sie Ihre Grenzen. Im Normalfall werden 80 Prozent Ihrer Arbeit durch falsch zugeordnete Ressourcen behindert. Dadurch entstehen Engpässe in Ihrem Workflow. Nehmen Sie sich die Zeit, die wichtigsten und begehrtesten Ressourcen zu identifizieren, und schenken Sie ihnen besondere Beachtung. Anschließend planen Sie die Projekte um die Verfügbarkeit dieser Ressourcen herum.

Ressourcen sind auch nur Menschen. Deren Verfügbarkeits- und Durchlauflaufplanung lässt sich nicht mit der Kapazitätsplanung von Fabrikanlagen vergleichen. Alle Ihre Ressourcen haben individuelle Stärken, Arbeitsvorlieben, Fähigkeiten und Beweggründe. Sorgen Sie dafür, dass die Stärken koordiniert werden. Und sprechen Sie alles an, was die Moral der Truppe betrifft: Kommunikation, Haltung des mittleren Managements, Arbeitsumfeld etc.

Integrieren Sie über Portfolios. Mit Hilfe von Portfolios können Sie alle Komponenten in Ihrer Lieferkette koordinieren, zum Beispiel Ideen, Strategien, Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Ressourcen, Softwareanwendungen und andere Vermögenswerte. Auf diese Weise lassen sich die Auswirkungen von Veränderungen besser aus einer ganzheitlichen Perspektive betrachten.

Suchen Sie effektive Führungspersönlichkeiten. Zahllose Geschäftsprojekte sind daran gescheitert, dass es keine solchen Führungsfiguren gab. Investieren Sie in deren Identifizierung, Entwicklung oder Rekrutierung. Aber erliegen Sie nicht der Versuchung, einen "Macher" allein aufgrund seiner Leistung auf funktionaler Ebene zu befördern. (qua)

Henrik Ortlepp ist Director Consulting Services bei Planview GmbH in Karlsruhe.