Wertnalyse des DV-Einsatzes mindert Voreingenommenheit:

Reorganisation durch methodischen Berater

03.04.1980

Die kritische Unternehmensleitung erkennt sehr oft, daß besondere Reorganisationsmaßnahmen der Aufblähung ihres EDV-Apparates begegnen können. Gleichzeitig muß sie aber feststellen, daß zur Beseitigung der Mängel entweder das eigene Personal nicht reicht oder Betriebsblindheit und Hängen an der Tradition die Unvoreingenommenheit erschweren, die zur Behebung des Mißstandes notwendig sind. Wolfgang Schwetz von der IBB, Internationale Betriebsberatungsgesellschaft mbH, München, referiert beim ADV-Kongres über die "Wertanalyse des EDV-Einsatzes". Die IBB nahm diesen Leistungsbaustein zur Beratung von Fremdfirmen in ihr Programm auf.

Die Wertanalyse des EDV-Einsatzes wird schrittweise abgewickelt

Zur Feststellung der Ist-Situation werden speziell auf das zu beratende Unternehmen abgestimmte Fragebogen ausgearbeitet, welche in erster Linie zur Erhebung von Häufigkeitswerten für das Mengengerüst sowie zur überblicksweisen Erfassung der von der EDV den einzelnen Fachabteilungen gebotenen Dienstleistungen dienen.

Diese Fragebogen sind üblicherweise so gestaltet, daß aus den Fragen sowie deren Beantwortung mit relativ geringem Aufwand eine aufschlußreiche Übersicht über die Organisationsstruktur gewonnen werden kann. Im Rahmen dieser Fragebogenaktion muß gleichzeitig auch eine Sammlung aller EDV-Eingabebelege sowie Ausgabelisten zusammengestellt werden, wobei zusätzlich anzugeben ist, von wem diese Unterlagen verwendet werden und in welchen Intervallen und Umfang sie anfallen.

In der nächsten Phase wird anhand der vorliegenden Informationen zunächst eine Vorauswertunq durchgeführt, um spezielle Fragestllungen für die anschließende direkte Kontaktaufnahme mit den einzelnen Fachabteilungen vorzubereiten und aufgrund der in den Fragebogen angegebenen Häufigkeitswerte vorhandene zeit- oder mengenkritische Engpasse festzustellen.

Bei den in den einzelnen Fachbereichen durchgeführten Interviews wird besonderer Wert darauf gelegt, genaue Auskünfte über Nutzungswert und tatsächlichen Bedarf an den von der EDV produzierten und vertwalteten Informationen und Daten zu erhalten.

Die Werturteile erfassen wir nach Möglichkeit in allen Hierarchieestufen vom Sachbearbeiter bis zum Topmanager und berücksichtigen sie entsprechend in der Analyse - besonders bei stark unterschiedlichen Bewertungen. Diese aus der Sicht der Daten- und Informationsbenützer gegebenen Auskünfte bilden die wesentliche Basis für die Analyse und Beurteilung der Effektivität des EDV-Einsatzes.

Selbstverständlich wird aber auch eine detaillierte Untersuchung der Arbeitsabläufe innerhalb des Rechenzentrums selbst durchgeführt. Das Schwergewicht liegt dabei auf der Erhebung von Zeitund Personalaufwand für Datenerfassung, Operating und Programmierung sowie auf der Erfassung von durchschnittlichen Programmlaufzeiten und der daraus resultierenden Anlagenauslastung. Ferner werden selbstverständlich die Kosten für Hardware, Fremdsoftware, EDV-Personal und Material erhoben.

Analytische Auswertung als Hauptaufgabe

In der eigentlichen Hauptarbeit, der Analyse, geht es anschließend zunächst einmal darum, alle eingeholten Informationen tabellarisch und nach Sachgebieten geordnet zusammenzustellen. Dabei kann es vorkommen, daß bei krassen Abweichungen in den von verschiedenen Abteilungen oder Hierarchieebenen abgegebenen Nutzungswerteinstufungen neuerliche Rückkoppelungen mit den betroffenen Stellen durchgeführt werden müssen, um Meinungsunterschiede aufzuklären und die Analyse auf eine gesicherte Basis zu stellen.

Durch die Darstellung in einer für jedes Sachgebiet speziell aufzubauenden Informationsmatrix können gerade solche Bewertungsunterschiede zwschen einzelnen Fachabteilung oder Hierarchieebenen hervorgehoben ewrden. Daraus entsteht aber nicht nur die Möglichkeit, die meist aufgrund individuellerAuffassungsunterschiede bestehenden Ursachen für die Abweichungen in der Informationswertbeurteilung zu erkennen. Sie bringt auchdeutliche Hinweise dafür, daß entweder das zur Funktionserfüllung verwendete Verfahren nicht genau den gestellten Anforderungen entspricht und daher geändert werden muß, oder aber in der Informationshandhabung oder -auswertung Mängel vorliegen, die durch entsprechende Personalschulung behoben werden könnten.

Bei der analytsichen Beurteilug der betrieblichen Funktionen hat sich aufgrund unserer Erfahrungen eine Aufgliederung in Grundfunktionen und Hilfsfunktionen als vorteilhaft erwiesen. Die Unterscheidung kann durch die folgende Fragestellung getroffen werden: - Ist der beabsichtigte Zweck grundsätzlich noch erfült, wenn die betreffende Funktion aufgelasen wird?

Kann man sie nicht entfallen lassen, ohne den angestrebten Hauptzweck zu gefährden, dann handelt es sich um eine Grundfunktion. Im anderen Fall handelt es sich um eine Hilfsfunktion, die aus gegebenen organisatorischen Gründen zur Unterstützung der Grundfunktion sinnvoll oder gar erforderlich sein könnte, aber in vielen Fällen nur eine Erweiterung der Grundfunktion darstellt, auf welche unter geänderten organisatorischen Verhältnissen gegebenenfalls auch verzichtet werden könnte.

Diese lückenlose und systematische Funktionsbestimmung sowie deren Bewertung bildet somit die Grundlage für alle weiteren Auswertungen und Verbesserungsvorschläge .

Bekanntlich kann fast jede im Organisationsgefüge erforderliche betriebliche Funktion durch eine Vielzahl von Ablaufvarianten erfüllt werden. Die einzelnen Varianten unterscheiden sich nicht nur durch die Methoden, sondern auch durch die methodenabhängigen und oft sehr stark voneinander abweichenden Kosten. Dabei wird allerdings gleichzeitig vorausgesetzt, daß alle möglichen Methoden grundsätzlich auch dem gleichen Zweck dienen und somit den gleichen Nutzen erbringen.

Notwendige Funktion mit minimalen Kosten

Ziel des Wertanalyseverfahrens ist es daher auch, jene Variante zu finden, welche die notwendige Funktion mit minimalen Kosten erfüllt. Das Auffinden der rationellsten Organisationsform kann daher nur durch ein permanentes Wechselspiel zwischen Analyse und Synthese bewerkstelligt werden, wobei generell der Grundsatz im Vordergrund steht: "So gut wie nötig und so kostengünstig wie möglich!". In diesem Sinne kann daher der Begriff "Wertanalyse" auch mit "Funktions-/Kosten-Optimierung" umschrieben werden.

In der praktischen Anwendung unseres Verfahrens führt die Analyse aber auch zu

den folgenden Effekten.

Zunächst können einmal bestehende Schwachstellen in der internen Ablauforganisation festgestellt und in exakt quanftifizierbaren Aussagen aufgezeigt werden. In den meisten Fällen können zur Beseitigung derartiger. Schwachstellen bereits auch konkrete Verbesserungsvorschläge unter Einbeziehung von detaillierten Kosten-/Nutzenrechnungen vorgelegt werden. Dabei liegt allerdings das Schwergewicht vorwiegend auf kurzfristig realisierbaren Reoroationsmaßnahmen, obwohl natürlich auch längerfristig unternehmerische Zielsetzungen in die Überlegungen einbezogen, aber kaum zu fertigen Gesamtkonzepten ausgebaut werden.

Die im direkten Bereich durchführbaren Verbesserungsvorschläge betreffen daher im allgemeinen Vereinfachungen, die durch Änderung von Arbeitsabläufen und/oder der eingesetzten Software, manchmal auch der Hardwarekonfiguration erzielt werden können. In diesem Zusammenhang muß aber auch die sehr oft bestehende Möglichkeit zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der EDV erwähnt werden, die sich aus einer Anpassung an Hard- und Software an zeitgemäße Preis-/Leistungs-Verhältnisse oder aus einer Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit bei angebotenen Leistungen ergeben kann. Als Beispiel sei hier nur die lnstallation von Bildschirmterminals direkt an den Arbeitsplätzen der einzelnen Sachbearbeiter erwähnt. Die sachlichen Vorteile sind allgemein bekannt, so daß hier nur auf den psychologischen Effekt aufmerksam gemacht wird, der darin besteht, daß jeder einzelne Sachbearbeiter damit indirekt auch zu einem EDV-Mitarbeiter wird und die Zusammenarbeit zwischen EDV und Fachabteilungen verbessert werden kann.

Darüber hinaus kann aber ebenso außerhalb des EDV-Bereiches durch Vorschlag von zweckmäßigen Organisationsmaßnahmen für einzelne Fachabteilungen die von der EDV gebotene Leistung besser genutzt und Doppelgieisigkeit vermieden werden. Solche kurzfristig realisierbaren Reorganisationsmaßnahmen können den Abbau nicht mehr benötigter oder nicht erforderlicher EDV-Dienstleistungen betreffen. Sie können aber auch mit einer Reduktion des Druckoutputs sowie einer Verbesserung des Informationsgehaltes für den Benutzer in Zusammenhang stehen. Zusätzlich können manchmal auch durch mehr benutzerorientierte Datenselektion und Informationsverteilung eine Reihe von meßbaren Vorteilen gezogen werden.

Die Ergebnisse,

- die derzeitiger; EDV-Kosten mit entsprechender Aufgliederung nach Hardware-, Software-, Personal- und Sachkosten,

- die aus den vorgeschlagenen Verbesserungsmöglichkeiten in den einzelnen Bereichen erzielbaren Kosteneinsparungen sowie die meist nicht direkt materiell bewertbaren Nutzen in Bezug auf sonstige organisatorische Effekte, wie raschere und bessere Reaktion in allen Unternehmenshierarchien aufgrund rascherer und aussagekräftigeren Informationen werden in entsprechenden tabellarischen Übersichten zusammengefaßt, die zusammen mit den Erhebungsfragebögen, der Beschreibung der möglichen Verbesserungsvorschläge und den dazugehörigen Kosten-/Nutzen-Berechnungen bereits einen ganz wesentlichen Bestandteil der abschließend zu übergebenden Dokumentation bilden.

Verantwortung gemeinsam festgelegt

Aufgrund der vorher aufgezählten Unterlagen wird als letzter, aber ganz wichtiger Schritt unseres Aktionsprogrammes eine gemeinsame Entscheidungssitzung durchgeführt, bei welcher Vertreter aller beteiligten Stellen anwesend sind; diesem Gremium werden zunächst die einzelnen Untersuchungsergebnisse bekanntgegeben und genau erläutert. Gleichzeitig werden auch die ausgearbeiteten Verbesserungsvorschläge und die damit in Zusammenhang erreichbaren Effekte vorgestellt und in allen Einzelheiten mit den davon betroffenen Unternehmensvertretern durchgesprochen.

Ziel dieser gemeinsamen Entscheldungssitzung ist jedenfalls, pro Einzelaktivität gemeinsame Beschlüsse zu fassen, aus welchen hervorgeht

- welche Maßnahmen durchgeführt werden sollen,

- in welcher Form sie durchzuführen sind und

- wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist.

Aufgrund dieser Festlegungen wird auch ein detaillierter Durchfuhrungsplan erstellt, der als eine verbindliche Grundlage für die weiteren Vorgehensweisen gilt und auch genauen Aufschluß über den zeitlichen Ablauf der Einzelaktivitaten gibt.

Selbstverständlich wird dieser Durchführungsplan auch als wichtiger Bestandteil in die Gesamtdokumentation aufgenommen.