Alfresco One 4.2 integriert nach Angaben des Anbieters das Records Management (RM) in die im Unternehmen bereits bestehenden Lebenszyklen von Dokumenten und Dateien. Das soll gewährleisten, dass Inhalte alle Compliance-Anforderungen erfüllen und automatisch geschützt werden.

"Die Benutzerakzeptanz von RM-Anwendungen ist immer noch eine große Herausforderung", konstatiert Cheryl McKinnon, Principal Analyst bei Forrester Research. "Die etablierten Anbieter warten kaum mit echten Innovationen etwa bei der Benutzerfreundlichkeit auf. Für die RM-Verantwortlichen ist die Akzeptanz und Nutzung der Systeme durch die Endanwender entsprechend frustrierend."

Alfresco will dem dadurch entgegenwirken, das Anwender viel einfacher Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten einhalten können, auch ohne Dateien auf andere Sites verschieben oder aus ihren Content-Workflows herausnehmen zu müssen. Das Speichern von Akten lässt sich in bestimmten Plänen automatisieren; komplizierte Klassifizierungsstrukturen bleiben dem Anwender erspart.

Systemverwalter können Aktenpläne anhand vorkonfigurierter Regeln automatisch erstellen - die so erzeugten dynamischen Ordner passen sich im Laufe des Content-Zyklus an die jeweiligen Anforderungen an. Das neue Alfresco One integriert überdies Workflows, die Inhalte in der Cloud und on-premise verbinden und damit auch Vorgänge in der Hybrid-Umgebung unterstützen.

Alfresco Records Management ist als einzige Open-Source-Lösung vom US-Verteidigungsministerium nach DoD 5015.02 zertifziert. Mehr als 80 Unternehmen weltweit nutzen die Lösung bereits, um elektronische Akten zu verwalten und Compliance-Anforderungen gemäß beispielsweise Sarbanes-Oxley oder Dodd-Frank einzuhalten.