Probleme und Lösungen aus der Praxis für die Praxis zu erörtern ist das erklärte Ziel des Sourcing-Day-Workshops "Rechtliche Fallstricke im IT-Outsourcing". So sieht es zumindest Ulrich Bäumer, Partner im Fachbereich Informationstechnologie bei Osborne Clarke, der als Moderator durch die Diskussion führen wird. "Es gibt viele rechtliche Fallstricke, die in der Praxis irrelevant sind. Diese lenken nur von den wirklichen Problemen ab und verschleiern die Sicht auf ein IT-Sourcing-Projekt bzw. dessen Vertrag. Im Workshop sollen Praktiker den Blick auf die wirklich wichtigen rechtlichen Fallstricke lenken und Lösungen sowie Musterklauseln erarbeiten, die sich im Projektalltag bewährt haben.", sagt der Jurist.

Probleme benennen, adressieren und beheben

Mit Blick auf konkrete rechtliche Fragestellungen soll sich die Diskussion im Workshop vor allem um die folgenden Themenkomplexe drehen:

1. Exit-Strategien: Eine der wesentlichen Knackpunkte vieler Sourcing-Verträge ist die Beendigung des Vertragsverhältnisses. Dabei ist vor allem darauf zu achten, wie der Ausstieg konkret geregelt wird, wenn Leistungen entweder wieder zurück ins Unternehmen geholt werden sollen oder ein Übergang an einen anderen Dienstleister erfolgen soll. Zudem muss der Transfer von Tools und Know-how aus der Zusammenarbeit sichergestellt werden.

2. Personalmanagement: Ebenfalls ein neuralgischer Punkt ist der Umgang mit Personal im Rahmen eines Sourcing-Projektes. Mit welchen Maßnahmen kann beispielsweise sichergestellt werden, dass der Dienstleister auch sein bestes Personal zum Nutzen des Anwenders einsetzt? Und: Wie lässt sich verhindern, dass Arbeitnehmerüberlassung betrieben oder ein (Teil-)Betriebsübergang ausgelöst wird?

3. Know-how: Sourcing-Partner erhalten tiefe Einblicke in kritische Geschäftsprozesse. Wie wird von Seiten des Dienstleisters sichergestellt, dass das spezifisches Know-how des outsourcenden Unternehmens nicht zum Nutzen anderer Kunden des Dienstleisters genutzt wird und dem outsourcenden Unternehmen das volle Know-how des Dienstleisters zur Verfügung steht?

4. Leistungspaket: Der Leistungsumfang und die genauen Bestandteile der zu erbringenden Leistungen sind häufig Streitpunkt im Rahmen von Sourcing-Partnerschaften - vor allem dann, wenn es um Haftungsfragen bzw. Pönalen geht. Zudem stellt sich die Frage, wie das outsourcende Unternehmen mit Dienstleistern umgeht, die bei der Leistungserbringung gegen geltendes Recht verstoßen.

5. Compliance: Ebenfalls ein wichtiger Knackpunkt bei Sourcing-Verträgen. Hier geht es vor allem darum, im Falle einer Auslagerung der Leistungserbringung die eigenen Pflichten (z.B. Compliance-Vorgaben) zu erfüllen und die Abhängigkeit vom Sourcing-Partner nicht zu groß werden zu lassen.

6. Wirtschaftlichkeit: Die Balance bei der Verteilung der Kosten der Leistung und der Übernahme der Risiken ist ebenfalls ein wesentlicher Punkt. Hier stellt sich auch die Frage, ob Pönalen für alle Vertragsbestandteile notwendig sind und alle möglichen Risiken am Ende beim Dienstleister liegen sollten.

Oftmals lassen Sich diese teils sehr komplexen rechtlichen Fragestellungen durch verschiedene proaktive Maßnahmen und Tipps adressieren, bevor sie zum Problem werden. Dazu gehört zuvorderst: Kommunikation. Schon die IDG-Sourcing-Studie 2015 zeigt, dass die meisten Sourcing-Verantwortlichen mangelnde Kommunikation als den Hauptgrund für das Scheitern von Partnerschaften nennen. Hier lässt sich für Bäumer vor allem durch eine offene und ehrliche Diskussion über die Risiken, deren Verteilung und vor allem deren Kosten auf eine angemessene Lösung hinwirken.

Und auch bei der Vertragsgestaltung kann Kommunikation helfen, zu hohen Kosten vorzubeugen. Dabei sollten Sourcing Manager vor allem darauf achten, den individuellen Besonderheiten des jeweiligen Sourcing-Projekts im Rahmenvertrag Rechnung zu tragen, denn: "Ein Vertrag 'von der Stange' wird in fast allen Fällen die Risiken nicht angemessen verteilen können und kann den Kunden am Ende viel Geld kosten - vor allem, wenn er z.B. überhöhte Preise zahlen muss, weil der Dienstleister alle erdenklichen (auch entfernten) Risiken einpreisen muss", so Ulrich Bäumer.