Workflow in SAP & Co.

Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

11.04.2013 | von Frank Zscheile (Redakteur) 
Die automatische Erfassung von Rechnungen spart Zeit und Geld. Wie Betriebe diesen Buchungsprozess in ihr ERP-System integrieren, zeigen sechs Beispiele.
Foto: Fotolia, sk-design

Je größer eine Organisation, desto höher ist in der Regel die Anzahl der Eingangsrechnungen, die tagtäglich eintreffen. Mancherorts müssen zusätzlich Mitarbeiter eingestellt werden, um das Pensum zu bewältigen. Eine papiergebundene Rechnungsbearbeitung ist also zeitaufwendig und verursacht lange Laufzeiten bis zur Zahlung und somit Skontoverluste und Mahngebühren. Erschwert wird darüber hinaus eine genaue Rechnungsabgrenzung. denn die Buchhaltung weiß nicht zu jedem Zeitpunkt, welche Rechnung sich bereits im Haus befindet und auf wessen Schreibtisch sie gerade zur Abzeichnung liegt. Buchhalter müssen deshalb vor Monatsabschlüssen oft gesondert Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge bilden, weil nicht ersichtlich ist, welche Rechnungen aus dem alten Monat schon gebucht sind.

Digitale Workflows innerhalb des ERP-Systems können helfen, Prozesse der Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Die Rechnungen werden dabei nach ihrem Eintreffen gescannt und anschließend in einen elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet. Eine OCR-Erkennungskomponente (OCR = Optical Character Recognition) liest zunächst die Rechnungsdaten aus und erspart so die händische Eingabe in die Finanzbuchhaltungssoftware. Parallel gleicht die OCR die Daten mit den im ERP-System hinterlegten Stammdaten ab. Stellen die Sachbearbeiter eine Nichtübereinstimmung fest, etwa bei schlechter Lesbarkeit oder falscher Schreibweise, können sie in einer Nachbearbeitungsmaske zuvor noch Korrekturen vornehmen.

Die Scans gelangen anschließend zusammen mit den extrahierten Indexwerten in die ERP-integrierte Workflow-Plattform, wo ein "Rechnungseingangsbuch" den Ausgangspunkt für die Rechnungsfreigabe darstellt. Alle berechtigten Anwender können die vorerfassten Rechnungen im Eingangsbuch betrachten, auch wenn sie noch nicht bearbeitet sind. Von dort aus starten auch die Freigabeprozesse und schlussendlich die Verbuchung.

Auf diese Weise ermöglichen Rechnungs-Workflows in einem Unternehmen, Geschwindigkeit und Komfort der Erfassung zu erhöhen sowie die Freigabeprozesse deutlich zu beschleunigen. Der Einsatz solcher Systeme ist branchenübergreifend möglich und eignet sich für alle Unternehmensgrößen. Das zeigen die folgenden Beispiele TRUMPF Werkzeugmaschinen GmbH + Co. KG, SSI Schäfer Shop GmbH, Union Investment, HAVI Logistics sowie die Stadt Haren und der Bürodienstleister bü-tec GmbH.

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