Briefe, Faxdeckblätter, Einladungen, Traktandenlisten: Der Büroalltag ist geprägt von immer gleichen Schriftstücken, die sich lediglich im Inhalt unterscheiden. Einige Anwender erstellen jedes Dokument von Grund auf neu – und machen sich damit das Leben künstlich schwer. Noch verbreiteter ist die Unsitte, ein bestehendes Dokument zu öffnen, den alten Inhalt zu überschreiben und die Datei unter einem anderen Namen zu sichern. Das klingt zuerst ganz praktisch, doch das Risiko ist hoch: Täglich gehen so unzählige Originaldokumente verloren, weil sie nicht unter einem anderen Namen gesichert, sondern reflexartig mit dem allseits beliebten Speicherbefehl Ctrl+S überschrieben werden.

Abhilfe naht: Solcher Ärger lässt sich mit Vorlagen (Templates) elegant umschiffen. Darunter versteht man leere Dokumenthüllen, die nahezu vollständig aufgebaut sind und jeweils einen bestimmten Zweck erfüllen. Sie müssen lediglich noch mit den individuellen Inhalten bestückt werden, wie zum Beispiel mit der Empfängeradresse und den Angaben zu gelieferten Waren.

Drei Möglichkeiten gibt es, um an diese nützlichen Helfer heranzukommen: Sie erstellen die Templates selbst, greifen auf die mit Office gelieferten Vorlagen zurück oder bedienen sich hemmungslos bei den zahlreichen, kostenlosen Vorlagen auf der Microsoft-Homepage.

Hinweis: Die folgenden Beispiele haben wir mit Office 2003 durchgeführt. Sie funktionieren ähnlich in anderen Versionen der Software.