Fax to Mail
Die zweite Möglichkeit von Internet-Faxdiensten ist, Faxe über ein E-Mail-Gateway zu verschicken und zu empfangen. Bei Dienstleistern, die diesen Service anbieten, erhält man eingehende Faxe (Fax-to-Mail) in Form einer Grafikdatei (TIF, GIF oder PDF) als Dateianhang einer Mail. Der Faxdienst übernimmt die Weiterleitung über das Internet an den Empfänger und sorgt auch für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail. Ausgehende Sendungen (Mail-to-Fax) werden über E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Faxgerät an.
Die Vorteile der Mail-Gateways gegenüber der Web-Lösung: Das Verfahren eignet sich insbesondere für längere Dokumente. Kunden erhalten ihre persönliche Faxnummer, die permanent empfangsbereit ist. Der Aufwand ist gering und durch das Umgehen der langsamen Web-basierten Clients besonders schnell. Der Anwender kann E-Mails und Faxe bequem in seinem normalen E-Mail-Programm versenden und empfangen. Er hat dabei stets den Überblick und die genaue Kontrolle über den Versand- beziehungsweise Empfangsstatus.
Es gibt jedoch auch Nachteile: Während sich Web-basierende Faxdienste flexibel einsetzen lassen und schnell auch mal unterwegs auf Geschäftsreise Faxe senden oder empfangen lassen, ist die E-Mail-Lösung wesentlich restriktiver: Einer der Kommunikationspartner muss über ein Fax und damit einen Telefonanschluss verfügen - bei Fax-to-Mail ist dies der Sender. Die E-Mail-Lösung eignet sich also eher zum stationären Einsatz.
Wer profitiert?
Fax to Mail bietet sich beispielsweise für Unternehmen an, die im Ausland präsent sein wollen, ohne dort gleich ein eigenes Büro mit teuren Endgeräten eröffnen zu müssen. In diesem Fall kann der Auslandsmitarbeiter Faxe von der Zentrale per Mail empfangen. Auch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und überall Zugriff auf die eingehenden Faxe benötigen, ist Fax to Mail interessant: Denn unterwegs muss man auf ein stationäres Faxgerät verzichten, die E-Mails lassen sich dagegen von nahezu überall in der Welt abrufen.
Ein umständliches Hinterherfaxen eingehender Nachrichten ins Hotel entfällt damit. Und wer sehr kurzfristig eine Faxnummer benötigt und weder auf den Telekom-Techniker warten kann noch die hohen Einrichtungsgebühren bezahlen will, findet in Fax-to-Mail ebenfalls eine vernünftige Alternative.