Die Quelle GmbH bearbeitet zusammen mit drei anderen Konzerneinheiten das Geschäftsfeld Versandhandel der KarstadtQuelle AG. Mehrere hundert Quelle-Außendienstmitarbeiter betreuen etwa eine Million Sammelbesteller. Seit 1993 versorgt eine DV-Anwendung den Außendienst mit Informationen, ab 1999 bildete die Grundlage dafür eine Oracle-9i-Datenbank, die aus einer zentralen Server-Instanz und lokalen Notebook-Installationen bestand. Der Informationskreislauf gestaltete sich so, dass die vom Außendienst erfassten Daten der Sammelbesteller an die Zentrale gesendet wurden, während von dort zum Beispiel neue Planungsdaten, Aktionsinformationen oder Steuerungsdateien verschickt wurden.

Doch zuletzt war die verwendete Lösung den Anforderungen nicht mehr gewachsen. Immer wieder musste das IT-Team Ergänzungen vornehmen, die den Rahmen des Informationssystems im Laufe der Zeit sprengten. "Weil sich beispielsweise Offline-Formulare nicht mit der Oracle-Anwendung abbilden ließen, mussten wir das über Excel-Dateien realisieren", erklärt Lothar Schramm, Projektleiter des neuen Außendienst-Informationssystems (kurz: AD-Info) bei der Quelle GmbH. Auf diese Weise entstand ein schwer zu verwaltender Software-Mix, das System wurde nach sechs Jahren Betrieb insgesamt unflexibel.

Die Anforderungen

Noch bevor die Lizenzen für die Oracle-Software und die Leasing-Verträge für die Hardware (Notebooks) ausliefen, sollte eine Alternative gefunden werden. Die Anforderungen waren klar:

• ein Ende des Software-Mix,

• die Senkung der Lizenz- und Betriebskosten,

• der raschere Datenaustausch über eine manuelle Replikation zwischen Innen- und Außendienst,

• mehr Flexibilität bei Bezirksveränderungen,

• Mail-Versand direkt aus der Anwendung heraus sowie

• integriertes Berichtswesen.

Für die Produktauswahl sah sich Schramm beim Tochterunternehmen Neckermann um, das zum damaligen Zeitpunkt bereits ein Außendienst-Informationssystem auf Basis von Microsofts SQL Server 2000 betrieb. Die Anwendung selbst stammt von der Impetus Unternehmensberatungs GmbH. Es handelt sich um ein Java-Frontend, das über JDBC auf die Microsoft-Datenbank zugreift und Softwaremodule für Kundenbild, Planung, Vertriebsziele und Reporting bietet.

Die Ähnlichkeit der Datenstrukturen und Funktionsanforderungen veranlasste Projektleiter Schramm, im April 2005 eine für sein Unternehmen angepasste Anwendung bei Impetus in Auftrag zu geben. Im November 2005 sollten 30 Mitarbeiter das System testen. Deshalb realisierte der Dienstleister das neue AD-Info zunächst auf dem SQL Server 2000 - die 2005er Version der Datenbank war zu dem Zeitpunkt noch nicht offiziell freigegeben - , um die Anwendung später zu migrieren.

Der Datenabgleich erfolgt nun nicht mehr wie bisher automatisiert am Abend, sondern lässt sich vom Außendienst manuell zu jedem Zeitpunkt initiieren. Das zu synchronisierende Volumen der operativen Daten beträgt etwa 1 GB und ist auch bei ISDN-Zugängen in rund zehn Minuten bewältigt - früher benötigte der Abgleich nahezu doppelt so lang. Während dynamische Daten wie Mitarbeitereingaben über den Standard-Replikationsmechanismus von SQL Server synchronisiert werden, erfolgt die Übertragung von statischen Daten wie zum Beispiel der Steuerungsdateien als Flat Files.

Das vom SQL Server verwaltete Volumen einschließlich der sekundären und historischen Daten liegt im Bereich von 100 GB. Gefüttert wird er nicht nur vom Außendienst, ein Großteil seiner Inhalte stammt von diversen Host-Systemen sowie einem Data Warehouse der Quelle. Rund 30 verschiedene Schnittstellen galt es dafür zu implementieren. Bis eine Information über die Gesamtkette der Systeme aktualisiert war, vergingen früher bis zu drei Tage. Dieser Prozess hat sich in der neuen Konstellation deutlich beschleunigt, so Schramm.

Niedrige Nutzungsgebühren

Zudem fallen die Lizenzkosten der Microsoft-Software im Vergleich zu Oracle deutlich niedriger aus. Sowohl die lizenzfreie "Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine" (MSDE) als auch die neue Express Edition von SQL Server 2005 ermöglichen eine lokale Datenspeicherung auf den Clients. Bei Letzterer macht sich auch bezahlt, dass sie im Vergleich zu MSDE die doppelte Datenmenge aufnehmen kann. Schramm geht davon aus, dass sich die Lizenz- und Betriebskosten im Vergleich zum alten System um etwa 40 Prozent reduzieren lassen.

Nachdem der Test der 30 Pilotanwender erfolgreich abgeschlossen war, migrierten alle Mitarbeiter innerhalb eines Monats auf das neue System. (ue)