Wettbewerbsvorteil

Qualitäts-Manager braucht einfache Tools

15.09.2009
Von Ines Brunner
Wie Ben Hur im gleichnamigen Filmklassiker haben Qualitäts-Manager viele Zügel im Griff und müssen sich gleichzeitig in der Wettbewerbsarena behaupten. Nur mit anwenderfreundlichen Lösungen können sie dies schaffen.

Bisher galt der Arbeitsbereich des Qualitäts-Managers als wenig attraktiv. Doch neue Software ändert dies: Dokumentations-Tools, die Struktur, Prozesse und Funktionsweise eines Unternehmens visualisieren, ermöglichen ein einfaches, anwenderfreundliches und modernes Qualitäts-Management. Er kann die Qualität von Produkten und Services - und damit den Erfolg seines Unternehmens - vorantreiben. Auch die mit Qualitäts-Management (QM) befassten Mitarbeiter und nicht zuletzt alle Beschäftigten lassen sich somit einbinden.

"Wir haben vorgesorgt", sagt Klaus Ehrmann selbstbewusst. Der Qualitäts-Management Beauftragte (QMB) von Fliedners Wohn- & Werkstätten in Brandenburg/Havel sieht den hohen Anforderungen an das Qualitäts-Management in der Eingliederungshilfe und Pflege entspannt entgegen. "Wir beschäftigen uns schon seit langem mit QM, haben gute Tools zur Steuerung unserer Prozesse im Einsatz und können uns jedem Audit gelassen stellen" - eine komfortable Ausgangsposition beim immer härter werdenden Zuteilungswettbewerb für Gelder im Sozial- und Gesundheitswesen. Ehrmann zufolge führt sein Dachverband, der Landesausschuss für Innere Mission (Lafim), QM seit 1999 nach DIN/ISO durch.

Klaus Ehrmann arbeitet als Qualitäts-Manager im Dachverband der Inneren Mission.
Klaus Ehrmann arbeitet als Qualitäts-Manager im Dachverband der Inneren Mission.

Seit 2003 sind Fliedners Wohn- und Werkstätten offiziell nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Die anderen Bereiche des Lafim bereiten sich momentan auf die Zertifizierungen vor. Doch nicht immer und überall hat QM hohe Priorität - geschweige denn, dass aufwändig erstellte Vorgaben Grundlage der täglichen Arbeit sind. Oft werden gedruckte Qualitätshandbücher nur geschrieben, um sie in Aktenschränken verstauben zu lassen. Beim Lafim ist das anders. Software wie Orgavision des gleichnamigen Anbieters aus Berlin bringen Leben in das Streben nach Qualität.

Heute kann Ehrmann seinen Mitarbeitern einen rollenbasierten Zugriff auf so genannte Vorgabedokumente, mit denen die Einrichtungen die Qualität ihrer Services sicherstellen, geben. Für Benjamin Kolb, Geschäftsführer der Orgavision GmbH, ist das gelebtes Qualitäts-Management: "Versionierung, Freigabe-Workflows oder dokumentierte Kenntnisnahmen bei Ablauf- und Regelungsveränderungen sind ebenso transparent wie nachvollziehbar abgebildet und ermöglichen ein effizientes Arbeiten. So ist gewährleistet, dass alle am Q-Prozess Beteiligten am gleichen Strang ziehen."

Benjamn Kolb, Orgavision: Alle am QM-Prozess-Beteiligten müssen an einem Strang ziehen.
Benjamn Kolb, Orgavision: Alle am QM-Prozess-Beteiligten müssen an einem Strang ziehen.

Für Ehrmann ist QM die Basis für effiziente Arbeits- und Pflegevorgänge. Vor dem Hintergrund leerer werdenden Kassen findet in Eingliederungshilfe - und Pflegeeinrichtungen ein harter Konkurrenzkampf um Finanzierungen statt. Gleichzeitig sollen unterstüt-zungsbedürftige Menschen beim Lafim Begleitung, Pflege und Förderung erhalten. "Wenn Zuteilungen immer härter diskutiert werden, müssen wir stichhaltige Argumente haben, um unsere Kostensätze durchsetzen zu können", erklärt Ehrmann. " Wir sehen, dass unsere QM-Maßnahmen greifen. Damit haben wir stichfeste Argumente und können etwas bewegen."

Ebenso gut aufgestellt ist der Lafim bei Industrieaufträgen in den Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM). Über diese kann der Träger behinderten Werkstatt-Mitarbeitern einen kleinen Lohn zahlen. Hergestellt werden beispielsweise Kleinteile für Motoraufhängungen oder Komponenten für Sicherheitsgurte, die die Werkstätten regionalen Industriebetrieben zuliefern. Fragt ein Unternehmen an, ob Interesse an einem Auftrag besteht, kann der Lafim nicht nur sein Leistungsspektrum anhand seiner Vorgabedokumente demonstrieren, sondern über einen temporären Zugriff auf die QM-Software auch zeigen, in welchen Schritten und unter welchen Rahmenbedingungen er die Leistung erbringt. "Mittlerweile vergeben viele Unternehmen ihre Aufträge eher an uns, weil wir in Sachen QM perfekt organisiert sind", bemerkt Ehrmann.

Gute Organisation bringen Aufträge

Mit insgesamt 20 Hauptprozessen, 30 Verfahrensanweisungen und 300 Formblättern organisiert Ehrmann das Lafim-QM in der Behindertenhilfe. Neben Ehrmann greifen etwa 30 Mitarbeiter aus der mittleren Leitungs- und Beratungsebene auf die Software zu. Die Software-as-a-Service-(SaaS-)Lösung bezieht der Anwender via Internet. Damit haben alle Lafim-Standorte deckungsgleichen Zugriff auf den Qualitätsprozess. Nach den Worten von Kolb ist SaaS gerade für Dokumentations-Tools im Qualitätsmanagement der bestmögliche Ansatz: "Gehostete Applikationen erlauben benötigen keinerlei Installationen, sind immer für alle Nutzer up-to-date und erfordern bei überschaubaren monatlichen Kosten keine weiteren Investitionen in Hard- und Software."

Um das Interesse am Qualitäts-Management wach zu halten und den Stellenwert von QM im Unternehmen weiter zu erhöhen, ist für die zweite Hälfte nächsten Jah-res geplant, nach dem EFQM-Modell für Business Excellence zu arbeiten (EFQM, European Foundation for Quality Management). "Das fordern nicht unbedingt Auf-traggeber oder kommunale Träger, sondern es ist notwendig, weil wir beim heutigen Wettbewerb in puncto QM in der obersten Liga spielen müssen", sagt Ehrmann und resümiert: "Das geht nur, wenn wir unsere Prozesse ständig verbessern."