Drittgeschäft braucht Projektplanung

Portfolio-Management bei Loyalty Partner

Bekannt ist das Münchner Dienstleistungsunternehmen Loyalty Partner GmbH für die Abwicklung des Bonusprogramms Payback. Doch nur wenige wissen, dass es in Gestalt der Loyalty Partner Services mittlerweile auch Drittkunden sein Know-how und seine Dienste anbietet. Die urspünglich relativ einfachen Business-Prozesse werden damit zunehmend komplexer; derzeit sind zwischen 600 und 700 Geschäftsabläufe in der von IDS Scheer stammenden Modellierungsumgebung "Aris" abgelegt, berichtet Daniel Koller aus dem Stabsbereich Monitoring & Planning von Loyalty Partner.

Zugleich wächst die Anzahl der parallel laufenden IT-Projekte, und deren Gewichtung spielt eine immer größere Rolle. Um die unterschiedlichen Vorhaben einschließlich ihrer Kosten auf einer Metaebene überblicken zu können und die chronisch knappen Ressourcen sinnvoll zu verteilen, hat sich Loyalty Partner deshalb schon Mitte 2004 für den Einsatz eines Portfolio-Management-Werkzeugs entschieden. Die Wahl fiel auf "Planview" von dem gleichnamigen, hierzulande in Karlsruhe ansässigen Softwareanbieter.

Die Bandbreite der Loyalty-Partner-Projekte reicht nach Kollers Angaben von kleinen "Change Requests", die in zwei bis drei Releases pro Jahr abgearbeitet werden, bis zum Aufbau komplett neuer Systeme, die leicht mehrere tausend Personentage verschlingen. Die zahlreichen und sehr unterschiedlichen Anforderungen müssen sorgfältig priorisiert werden. Als Loyalty Partner noch ausschließlich das Payback-Programm betreute, war das einfacher: "Wir waren ein Ein-Kunden-Dienstleister, was nachgefragt wurde, wurde auch umgesetzt", erinnert sich der junge Planungsexperte. Heute sei das wesentlich komplizierter.

Für die Steuerung von Einzelprojekten hatten die Microsoft-Tools Excel und MS Project ausgereicht. Doch ein Portfolio von mehr als 200 kleineren Projekten und etwa zehn Großvorhaben im Jahr ließ sich auf diese Weise nicht managen. Eine Software, die je Projekt nur eine Datei zulässt und keine gleichzeitigen Zugriffe unterschiedlicher Projektmitarbeiter erlaubt, reiche nicht mehr aus, so Koller.

Bevor Planview ins Spiel kam, hatte Loyalty Partner auch eine Eigenentwicklung auf MS-Project-Basis diskutiert - diese Idee aber aufgrund des Aufwands schnell verworfen. In die engere Wahl kamen zudem die Produkte von Niku, Artemis und Augeo. "Neben dem Projekt-, Ressourcen- und Risiko-Management war das Berichtswesen ein wichtiges Kriterium", sagt Koller. "Außerdem haben wir den technischen Support sowie die Kosten für Einführung und laufenden Betrieb in Betracht gezogen."

Planview unterstützt die Projektplaner, indem es den Ressourcen-Pool verwaltet, die zeitliche Zuordnung der Know-how-Träger zu den Projekten transparent macht und - derzeit zumindest im Ansatz - eine an den geschäftlichen Notwendigkeiten orientierte Budgetplanung erlaubt. Ursprünglich nur als Kommunikationsplattform für die Ressourcenverteilung in der IT ausgelegt, hat sich die Software inzwischen zu einem Planungssystem auch für die operativen Bereiche entwickelt. Von den rund 180 Planview-Nutzern arbeiten 110 in der IT und etwa 70 im Business-Process-Management.

Laut Koller dient die Software heute auch zur Personalbedarfsplanung, also zur Beantwortung von Fragen à la: Wieviele Mitarbeiter mit welchen Skills brauche ich in fünf Jahren? Darüber hinaus soll Planview für die vorausschauende Planung künftiger Projekte eingesetzt werden - spätestens dann, wenn im April kommenden Jahres die Multiprojekt-Version "Planview Enterprise" implementiert ist. Loyalty Partner hat bereits ein siebenköpfiges Multiprojekt-Management-Team zusammen, wie Koller als dessen Mitglied erläutert. Die Teammitglieder sollen nicht als Projektleiter fungieren, sondern als "Moderatoren" beispielsweise sicherstellen, dass alle Vorhaben abteilungsübergreifend dieselben Standards hinsichtlich Risiko-Management, Controlling, Anforderungskonzept und Qualitätssicherung erfüllen.

Derzeit läuft Planview parallel mit dem "Power-Analyzer" von Informatica, über den das Reporting abgewickelt wird. Das Customer-Relationship-Management bei Loyalty Partner prüft allerdings, ob sich künftig die im Hause genutzte Auswertungssoftware von Business Objects mit Planview kombinieren lässt.

In Planview lassen sich nicht nur die Arbeitsabläufe und Rollenkonzepte hinterlegen. Eigenen Angaben zufolge kann Loyalty Partner damit auch den Aufwand für bestimmte Betriebsprozesse ermitteln. Sie werden analog zu Projekten angelegt und in verschiedene Subprozesse untergliedert. Durch den zurückgemeldeten Aufwand lassen sich so die Prozesskosten bestimmen und Optimierungsmaßnahmen einleiten sowie verfolgen. Damit wird deutlich, wie viel Geld in die Automatisierung bestimmter Prozesse fließt und inwieweit sich diese Investition auswirkt. Das erleichtert Kosten-Nutzen-Analysen.