Kostenloses Admin-Tool Exchange PST Capture

PST-Dateien einfach importieren

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt. Das Blog von Thomas Joos finden Sie unter thomasjoos.wordpress.com.
Mal eben PST-Dateien in Exchange Server oder in Office-365-Postfächer importieren? Das Exchange PST Capture Tool macht‘s möglich. Die Version 2.0 unterstützt die neuesten Windows- und Exchange-Versionen.

In vielen Unternehmern, die Exchange einsetzen, ist es im laufenden Betrieb notwendig, PST-Dateien von Anwendern in die Postfächer zu importieren. Das ist nicht nur bei Migrationen, zum Beispiel von Vorgängerversionen zu Exchange Server 2013, sinnvoll, sondern auch, um sicherzustellen, dass Anwender keine Exchange-Daten auf Freigaben oder lokalen Rechnern speichern.

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Neben der Möglichkeit, über die PowerShell PST-Dateien in Exchange zu importieren, bietet Microsoft ein Tool an, das PST-Dateien importieren kann. Mit PST Capture 2.0 importieren Sie PST-Dateien von Clients, also direkt von Arbeitsstationen, und lesen diese automatisiert in Exchange-Datenbanken ein. Sie können mit dem Tool PST-Dateien, die Anwender in Outlook erstellt haben, auch in Exchange-Server-2013- und in Office-365-Postfächer importieren.

Das Tool besteht aus einem Serverdienst und Agenten, die Sie auf den Arbeitsstationen der Anwender installieren; Microsoft stellt auf der Download-Seite auch die Agenten für 32-Bit- und 64-Bit-Betriebssysteme zur Verfügung. Das Tool unterstützt allerdings nur Exchange Server 2010 und Exchange Server 2013. Ältere Versionen lassen sich nicht an PST Capture 2.0 anbinden.

Auch wenn Sie Exchange 2010 einsetzen, sollten Sie auf die neue Version des PST Capture Tools setzen. Neben der Exchange-Server-2013-Unterstützung hat Microsoft in der neuen Version einige Fehler behoben und Limitierungen entfernt. Sie können mit PST Capture zum Beispiel mehr als 1000 Arbeitsstationen überwachen, PST-Dateien einlesen und direkt auf den Exchange-Servern oder in Office 365 importieren.

PST Capture 2.0 - Voraussetzungen und Installation

Damit PST Capture 2.0 funktioniert, müssen Sie den Serverdienst installieren und einrichten und danach die Agenten auf den Arbeitsstationen installieren. Betreiben Sie auf einem Server eine ältere Version von PST Capture, müssen Sie diese erst deinstallieren. Nach der Einrichtung scannt das Tool nach PST-Dateien auf den angebundenen Arbeitsstationen. Die Einstellungen der Vorgängerversion bleiben erhalten, wenn Sie die neue Version installieren. Der Installationsassistent entfernt nur die Systemdateien und den Serverdienst, keine Einstellungen.

Leider kann auch die neue Version nicht die PST-Dateien vom Outlook-Client trennen, nachdem die Datei auf dem Server importiert wurde. Hier ist also Handarbeit angesagt, und Sie müssen die Anwender über die Vorgänge informieren. Automatismen zur Benachrichtigung gibt es nicht.

Die neue Version 2.0 unterstützt die Zusammenarbeit mit dem alten Agenten 1.0. Sie müssen daher nicht unbedingt den Agenten auf den Arbeitsstationen aktualisieren. Allerdings arbeitet unserer Erfahrung nach der neue Agent zuverlässiger mit der Version 2.0 zusammen.

Der Import findet auf Wunsch in der Serverkonsole des Tools über einen Assistenten statt. Für den Import darf Outlook auf dem Client-Computer aber nicht gestartet sein, und auch kein anderes Programm darf auf die PST-Datei zugreifen.

Sie können den Importvorgang sehr genau steuern und eine Stapelverarbeitung festlegen. In dieser bestimmen Sie für jede PST-Datei, in welches Exchange-Postfach das Tool die Daten importieren soll. Ein Nachteil der Lösung ist, dass die PST-Datei auf dem Client vorhanden bleibt und der Anwender diese weiter nutzen kann. Die Daten der Datei integriert das Tool zwar in das Postfach und zeigt den Inhalt in einem eigenen Ordner im Postfach an, aber die PST-Datei bleibt auf dem Client verbunden. Das heißt, Sie müssen die Anwender noch informieren, dass sie keine Daten mehr in der PST-Datei speichern, sondern auf dem Server im Exchange-Postfach.

Microsoft Exchange PST Capture einrichten

Den Serverdienst von PST Capture installieren Sie auf einem Exchange-Server als Systemdienst. Die Version 2.0 erlaubt auch die Installation auf einem Server mit Windows Server 2012 und Exchange Server 2013. Die alte Version 1.0 war nur mit Exchange Server 2010 und Windows Server 2008 R2 kompatibel. Achten Sie darauf, dass der Dienst über Administratorrechte in der Exchange-Organisation verfügt.

Damit Sie den Serverdienst installieren können, müssen auf dem Server auch das .NET Framework 4.5 und Outlook 2010/2013 als 64-Bit-Version installiert sein. Während der Installation geben Sie den Benutzernamen des Dienstkontos an. Auf den Client-Computern kann auch die 32-Bit-Version laufen,

Den Benutzernamen, den Sie hier eingeben, verwendet der Systemdienst von PST Capture zum Starten. Sie können später Benutzernamen und Kennwort in den Diensteinstellungen ändern. Überprüfen Sie nach der Installation, ob der Systemdienst Microsoft Exchange PST Capture Service gestartet und das korrekte Konto zum Importieren hinterlegt sind. Starten Sie dazu services.msc im Startfenster von Windows Server 2012 oder im Suchfeld von Windows Server 2008 R2.

Nach der Installation starten Sie die Verwaltungsoberfläche auf dem Server. Nach dem Start sehen Sie die beiden Möglichkeiten zum Scannen nach PST-Dateien und zum Importieren gefundener PST-Dateien.

TCP-Port für Client-Computer festlegen

Standardmäßig verwendet das Tool den TCP Port 6674 zur Verbindung zwischen Client und Server. Wollen Sie diesen ändern, rufen Sie die PST Capture Console auf und wechseln zu Tools\Settings\General.

Hier passen Sie den Server-Port an, legen die Anzahl der maximal angebundenen Postfächer fest und steuern die Zeiten zum Aktualisieren der Konsole und zum Scannen nach PST-Dateien. Starten Sie nach Änderungen immer den Systemdienst Microsoft Exchange PST Capture Service neu. Alle Agenten, die Sie bereits installiert haben, müssen Sie nach Änderungen des Ports neu installieren. Alternativ ändern Sie den Port in der Registry auf dem Client ab. Die Einstellungen dazu finden Sie bei HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoftxchange\PST Capture\DiscoveryAgent.