Entscheidend ist heute nicht mehr an erster Stelle, daß eine Standardsoftware auch die letzten Arbeitsprozesse abdeckt. Ökonomischer ist es, wenn ein System den Fluß von Daten, von Dokumenten kennt. Es transportiert Dokumente von einem Arbeitsplatz zum andern elektronisch und kann gegebenenfalls Vorgänge zwischenlagern. Der Einsatz von Workflow-Systemen zum Steuern bereichs- und werksübergreifender Geschäftsprozesse wird zu einer neuen, prozeßorientierten Anwendungssoftware führen.

Ausgangspunkt für die Neudefinition von Workflow-Systemen ist eine generelle Geschäftsprozeßarchitektur, die von der betriebswirtschaftlich-organisatorischen Gestaltung von Geschäftsabläufen bis zu ihrer DV-technischen Umsetzung reicht. Die bislang vorherrschende Trennung zwischen Prozeßmodellierung und der nach wie vor funktions- und modulbezogenen Anwendungsentwicklung wird damit überwunden. Das Marktforschungsinstitut Gartner Group prognostiziert, daß bis zum Jahr 1999 Methoden, Terminologie und Werkzeuge für Business Re- Engineering, Workflow und Anwendungsentwicklung zu einem ganzheitlichen Angebot zusammenwachsen werden.

Die neue Architektur des Business Engineering gilt für alle Geschäftsprozeßtypen in Industrie, Dienstleistung und Verwaltung. Geschäftsprozesse jeden Typs werden nach einem einheitlichen Schema beschrieben und gesteuert, unabhängig davon, ob es sich um Geschäftsprozesse in der Fertigung oder in der Verwaltung handelt.

Die Definition eines Geschäftsprozesses ist allgemein: Er beschreibt den Ablauf eines von seiner Entstehung bis zu seiner Beendigung. Das trifft auf die Abwicklung eines Fertigungsauftrags ebenso zu wie auf die Bearbeitung eines Antrags in der Verwaltung.

Die neue Architektur des Business Engineering umfaßt alle wesentlichen Aufgaben der Prozeßunterstützung: erstens die Beschreibung und Optimierung der Prozeßstruktur, zweitens die mittelfristige kapazitäts-, zeit- und kostenoptimale Planung der laufenden Geschäftsprozesse, drittens die kurzfristige Steuerung der Ausführung der einzelnen Abläufe sowie viertens die Unterstützung der Bearbeitung der einzelnen Funktionen.

Diese Aufgaben bilden entsprechend ein Vier-Ebenen-Modell aus Geschäftsprozeßoptimierung, -Management, Vorgangssteuerung (Workflow) und Anwendungssoftware.

Die Ebene 1 der Prozeßoptimierung beschreibt den Geschäftsprozeß analog zur Arbeitsplanung in der Fertigung. Hierzu lassen sich bereits vorliegende Informationen über optimale Strukturen von Geschäftsprozessen als Ausgangslösung heranziehen. Referenzmodelle in Form von empirisch erhobenen Best-Practice-Fällen oder aus theoretischen Überlegungen können erhebliche Einsparungen bei der Gestaltung optimaler Abläufe bringen. Mit entsprechenden Softwarewerkzeugen lassen sich diese Prozesse nicht nur grafisch erstellen, sondern auch vergleichen oder hinsichtlich der Kosten und Zeitaufwendungen simulieren und bewerten.

Auf der Ebene 2 des Prozeß-Managements analysiert, plant und verfolgt der "Process Owner" die laufenden Geschäftsvorfälle. Hierfür werden ihm Verfahren zur Zeit- und Kapazitätssteuerung sowie zur Kostenanalyse angeboten. Über ein Prozeß-Monitoring kann sich der Prozeß-Manager aktuell über die Bearbeitungszustände informieren. Konkret: Die Funktionen werden den Arbeitsplätzen zeitlich zugeteilt.

Daraus läßt sich die Kapazitätssituation ableiten. Auch eine kostenmäßige Bewertung ist bei einer vorliegenden Beschreibung der Prozesse durch Funktionen und Funktionsdauer gegeben. Letztere läßt sich zunächst nur grob schätzen. Doch der Zugriff auf Workflow-Systeme ermöglicht es, genauere Ist-Werte der Bearbeitungsdauer zu erheben und diese für die weitere Prozeßoptimierung zu nutzen.

In Ebene 3, Workflow, werden die zu bearbeitenden Objekte, also beispielsweise Kundenaufträge mit ihren Dokumenten oder Schadensmeldungen in einer Versicherung, von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz transportiert. Sie beschreibt eine für die zukünftige Gestaltung von Anwendungssystemen besonders wichtige Neuerung: Vor 30 Jahren war ein Anwendungssoftwaresystem eine Einheit von Funktionsbeschreibung (Programminstruktionen), Ablaufsteuerung (durch die Reihenfolge der Anweisungen festgelegt) und Daten. Aufgrund der Erkenntnis, daß Daten nicht einer einzelnen Funktion gehören, sondern an mehreren Arbeitsplätzen zu bearbeiten sind, wurden sie den einzelnen Funktionsprogrammen entzogen und zu einem unternehmensweiten Datenobjekt definiert.

Eine ähnliche Entwicklung zeigt sich nunmehr bei der Steuerung der einzelnen Funktionsbefehle. Der gesamte Ablauf eines Geschäftsprozesses wird in aller Regel nicht von einem Anwendungssoftwaresystem betreut. Vielmehr greifen verschiedene funktionsorientierte Lösungen für Vertrieb, Beschaffung, Fertigung oder Rechnungswesen ineinander.

Keines dieser Systeme ist in der Lage, Auskunft über den gesamten Prozeß, zum Beispiel den Bearbeitungsstatus eines Auftrags, zu geben. Damit liegt es nahe, die Verantwortung für die gesamte Ablaufsteuerung nicht einer einzelnen Funktion zu übertragen, sondern einer eigenen Systemebene zuzuordnen.

Diese Ebene wird als Workflow bezeichnet. Workflow-Systeme übernehmen es, die zu bearbeitenden Objekte (Dokumente) von einem Arbeitsplatz zu einem anderen weiterzureichen beziehungsweise vom Computersystem eines Arbeitsplatzes zu dem System des nächsten Arbeitsschrittes elektronisch weiterzusenden.

Hierzu ist eine detaillierte, auf den einzelnen Vorgangstyp bezogene Beschreibung des Ablaufs sowie der beteiligten Bearbeiter erforderlich. DV-technisch bedeutet dies, daß den Programmen die Kontrolle des Datenflusses entzogen und ein Anwendungsprogramm dann in Funktionsbausteine und Workflow aufgeteilt wird.

Erst auf der 4. Ebene der Anwendung werden die zu den Arbeitsplätzen transportierten Dokumente konkret bearbeitet, also die Funktionen des Geschäftsprozesses ausgeführt. Dazu können Anwendungen von einfachen Textverarbeitungsprogrammen bis hin zu komplexen Standardsoftwaremodulen und Internet-Applets zum Einsatz kommen. Wichtig ist aber, daß die Verantwortung für die Vorgangssteuerung die Ebene 3 übernimmt, die die zu bearbeitenden Objekte weitergibt.

Die vier Ebenen sind durch Regelkreise miteinander verknüpft. Rückkopplungen zwischen den Ebenen führen zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse. Informationen der Ebene 2 über die Wirtschaftlichkeit der laufenden Programme lassen sich zur fortlaufenden Anpassung der Geschäftsprozesse der Ebene 1 im Sinne eines Continuous Process Improvement (CPI) nutzen.

Auswirkungen auf den Softwaremarkt

Da die Workflow-Steuerung der Ebene 3 die Beschreibung der Geschäftsprozesse benötigt, ist sie mit Ebene 1 verbunden. Gleichzeitig meldet sie Ist-Daten über die auszuführenden Prozesse (Mengen, Zeiten, organisatorische Zuordnungen) an die Ebene 2 zurück. Die Anwendungen der Ebene 4 werden vom Workflow-System der Ebene 3 aufgerufen und über die Geschäftsprozeßmodelle der Ebene 1 konfiguriert.

Die Trennung zwischen dem Kontrollfluß von Programmen und der Funktionsausführung bewirkt gravierende Änderungen auf dem Softwaremarkt. Hersteller konventioneller Anwendungssoftware werden sich entscheiden müssen, ob sie lediglich auf der Ebene 4 als Modul-Broker Komponenten für Bearbeitungsfunktionen anbieten oder ob sie auch in das aufstrebende Workflow-Geschäft einsteigen wollen. Umgekehrt bietet sich für Softwarehersteller, die bisher noch wenig Erfahrung mit Anwendungssoftware haben, ein neuer Einstiegspunkt durch die Entwicklung von Workflow-Systemen.

Gerade bei Dienstleistungsanwendungen können die Bearbeitungsregeln auf der Ebene 4 so einfach sein, daß sie lediglich das Eintragen oder Verändern von Dokumenten betreffen. Damit würden sich viele Funktionen durch einfache Aufrufe von Spreadsheet- oder Textverarbeitungsprogrammen erfüllen lassen. Um so wichtiger ist dann aber die Steuerung des Ablaufs durch das Workflow-System.

Gerade Dienstleister sehen sich in der Regel keinem großen Angebot an Standardsoftware gegen- über. Hier können sie durch den Einstieg in Ebene 1 ihre Geschäftsabläufe zunächst dokumentieren (modellieren) und diese mit der Ebene 3 zur Ablaufsteuerung durch ein Workflow-System umsetzen. Auf der Ebene 4 können sie noch ihre alte Software zur Unterstützung der Bearbeitungsregeln einsetzen. Hierzu ist es allerdings erforderlich, die Software in so feine Module zu zerlegen, daß sie einer Workflow-Steuerung zugänglich wird.

Für die ganzheitliche Unterstützung der Geschäftsprozesse ist die Verbindung der vier Ebenen wichtig. Nur dies macht umfassendes Geschäftsprozeß-Management möglich. Zwischen Modellierungswerkzeug und Workflow-System muß ein Datenaustausch möglich sein. Dann läßt sich auf der Modellierungsebene ein Geschäftsverlauf auch auf der Ausführungs- und Auswertungsebene sofort aktualisieren, ohne daß ein Eingriff in Computerprogramme erforderlich ist. Außerdem können weitere Bearbeitungsregeln oder Datentransformationen aus der Modellierungsebene generiert werden.

Generell ist es für diese neue Softwarekonzeption charakteristisch, daß die organisatorische Gestaltungsebene ein überragendes Gewicht innerhalb der gesamten Architektur besitzt. Damit ist sie offen für neue organisatorische Herausforderungen und Weiterentwicklungen.

Angeklickt

Der Einsatz von Standardsoftware hat die DV-Kosten gegenüber der Individualprogrammierung deutlich geringer halten können. Doch letztlich handelt es sich in der Regel um nicht viel mehr als die Elektrifizierung der Arbeit, die zuvor mit Papier und Bleistift erledigt wurde. Die üblichen Systeme sind hinsichtlich der automatischen Übergabe von Daten, Dokumenten etc. an die nächste Arbeitsinstanz oder die nachgeordnete Abteilung alles andere als perfekt. Dieser Beitrag erklärt die Grundzüge einer neuen Workflow-Architektur.

*Professor August-Wilhelm Scheer lehrt an der Universität Saarbrücken und ist Geschäftsführer der Softwarefirma IDS, Saarbrücken.