Virtuelle Teams

Projektleiter müssen Beziehungen pflegen

Karriere in der IT ist ihr Leib- und Magenthema - und das seit 18 Jahren. Langweilig? Nein, sie endeckt immer wieder neue Facetten in der IT-Arbeitswelt und in ihrem eigenen Job. Sie recherchiert, schreibt, redigiert, moderiert, plant und organisert.
Aus einer Gruppe, die virtuell zusammenarbeitet, ein erfolgreiches Team zu schmieden ist mehr als nur eine Frage der Technik. Beraterin Sonja App hat sich mit Herausforderungen in virtuellen Teams auseinandergesetzt und erklärt, worauf Projektleiter unbedingt achten sollten.

CW: 30 Prozent aller Angestellten und viele Freiberufler arbeiten in virtuellen Teams. Was unterscheidet diese von Präsenzteams?

Sonja App: "Bei manchen virtuellen Teams stehen nur die Bedürfnisse der Zentrale im Vordergrund, was Mitarbeiter in anderen Ländern demotivieren kann, wenn etwa Telefonkonferenzen nur frühmorgens stattfinden."
Sonja App: "Bei manchen virtuellen Teams stehen nur die Bedürfnisse der Zentrale im Vordergrund, was Mitarbeiter in anderen Ländern demotivieren kann, wenn etwa Telefonkonferenzen nur frühmorgens stattfinden."
Foto: Privat

APP: Jedes Team durchläuft unterschiedliche Phasen des Zusammenwachsens. In virtuellen Teams muss man einiges mehr beachten. Der erste Schritt muss sein, einen gemeinsamen technischen Nenner zu finden. Hat man auch Externe an Bord, muss man deren Zugriffsrechte auf die Collaboration-Plattform definieren. Zudem sollten alle mit den Tools, gerade auch mit Social-Media-Werkzeugen, vertraut sein. Oft sind virtuelle Teams über den Globus verteilt, so dass die Zusammenarbeit auch interkulturell herausfordernd ist.

CW: Was sind Ihrer Erfahrung nach die größten interkulturellen Herausforderungen in virtuellen Teams?

APP: Wer als Projektleiter Mitarbeiter in Europa, den USA und Asien in einer Telefonkonferenz zusammenbringen muss, hat schon rein zeitlich einen Spagat zu bewältigen. Bei der Terminplanung sollte er den Arbeitsrhythmus in anderen Ländern, etwa die späteren Mittagspausen in Spanien, aber auch die unterschiedlichen Feiertage berücksichtigen. Manchmal stehen nur die Bedürfnisse der Zentrale im Vordergrund, was Mitarbeiter in anderen Ländern demotivieren kann, wenn etwa Telefonkonferenzen nur frühmorgens stattfinden. Die Kommunikation ist überhaupt ein großes Thema. Englisch ist zwar internationale Projektsprache, aber doch nicht Muttersprache vieler Teammitglieder. Zu Missverständnissen können auch unterschiedliche Kommunikationsstile führen. Deutsche kommunizieren direkt und schreiben gern viele Mails, während Südeuropäer lieber telefonieren und Asiaten eher indirekt kommunizieren. Oft weiß man bei der Antwort nicht, was genau gemeint ist. War es eine Frage, eine Aussage oder ein Witz? Da in virtuellen Teams auch viel über Mail, Chat oder Telefon kommuniziert wird, fehlen hier Gestik und Mimik des Gegenübers, um die Antworten besser einordnen zu können.

CW: Wie können Leiter von global verteilten virtuellen Teams die Kommunikation verbessern?

APP: Bei der Auswahl der Teammitglieder sollte der Projektleiter deren Englischkenntnisse prüfen. Reicht das Englisch eines Experten nicht aus, dessen Fachwissen für das Projekt aber wichtig ist, lohnt es sich, in einen Crash-Kurs zu investieren. Hat der Projektleiter mehrere Fachexperten zur Auswahl, sollte er immer denjenigen mit dem besseren Englisch nehmen. Muttersprachler sollte der Projektleiter daran erinnern, langsamer und deutlicher zu sprechen. Ganz wichtig ist es für Projektleiter, sich mit jedem Teammitglied regelmäßig in einem Zweiergespräch, sei es in der Videokonferenz oder am Telefon, zu unterhalten. Die meisten Leute sprechen kritische Dinge nicht in der großen Runde an. Beziehungspflege läuft in Präsenzteams automatisch mit, in virtuellen Teams muss dafür Raum geschaffen werden. Hat der Projektleiter auch die Linienverantwortung, sollte er die Beurteilungsgespräche in einem persönlichen Treffen führen.

CW: Persönliche Treffen sind in virtuellen Teams also trotz der vielfältigen technischen Möglichkeiten der Zusammenarbeit unabdingbar?

APP: Zumindest zum Kickoff sollte sich ein virtuelles Team persönlich zusammenfinden. Das lässt sich auch gut mit Teambuilding-Maßnahmen oder interkulturellen Coachings verbinden. Ich empfehle auch ein Treffen zum Schluss, um Bilanz zu ziehen. Die Erfahrung zeigt: Je heterogener ein Team hinsichtlich Standorten, Kulturen, technischen Rahmenbedingungen oder auch Alter ist, desto schwieriger wird es für den Projektleiter, einen gemeinsamen Nenner zu finden. Das Kennenlernen virtueller Teams dauert länger und ist noch schwieriger, wenn sich die Mitglieder nie sehen. Vertrauen ohne ein einziges persönliches Treffen aufzubauen ist wirklich schwierig.

CW: Wie können Social-Media-Tools virtuellen Teams helfen?

Informelle und schnelle Kommunikationsmittel wie Chats und Microblogging erleichtern das Kennenlernen in virtuellen Teams.
Informelle und schnelle Kommunikationsmittel wie Chats und Microblogging erleichtern das Kennenlernen in virtuellen Teams.
Foto: Sergey Nivens - Fotolia.com

APP: Informelle und schnelle Kommunikationsmittel wie Chats und Microblogging erleichtern das Kennenlernen. In vielen Collaboration-Plattformen gibt es Fun-Ecken, in denen Teammitglieder Videos einstellen oder Projektgalerien mit ihren persönlichen Interessen anlegen können. Viele Teams nutzen auch Wikis zur Dokumentation. Da mehrere Leute an einem Dokument arbeiten können, sind sie ständig im Dialog. Das hilft sehr.

CW: Sie weisen der Projektdokumentation eine zentrale Rolle zu. Warum?

APP: Es ist an sich schon schwierig, jemanden nachträglich in ein virtuelles Team zu integrieren. Ohne gute Dokumentation ist das neue Teammitglied aber verloren, noch dazu, wenn es allein an einem Standort sitzt. Es empfiehlt sich, in einem Projekt-Blog auch Ideen zu sammeln, die nicht unmittelbar für das aktuelle Projekt von Belang sind. Auf alle Fälle sollte man am Ende die Best Practices und Lessons Learned zusammenstellen und sichtbar machen.

Sonja App

Als Sonja App noch in der Pharmaindustrie und in internationalen Unternehmensberatungen arbeitete, war sie selbst oft Teil von virtuellen, nicht selten über mehrere Länder verteilten Teams. Über Meetings vor dem Frühstück war die Betriebswirtin nicht erfreut, auch sonst bekam sie schnell mit, wie leicht etwas in der interkulturellen Kommunikation schief laufen kann.

Seit sechs Jahren ist App als selbständige Beraterin mit den Schwerpunkten Innovation-Management, Relationship-Management, internationales Marketing und Diversity-Management unterwegs. Als zertifizierter interkultureller Coach und Trainerin hat sie sich auf Spanien, Lateinamerika und Deutschland spezialisiert und zeigt in Seminaren, wie sich interkulturelle virtuelle Teams erfolgreich führen lassen, etwa am 10. und 11. Juni in München. Zudem berät sie Unternehmen bei der Einführung und dem internationalen Rollout von Enterprise 2.0.