5. Reisekosten entstehen bei Projekten eigentlich nur aus zwei Ursachen. Zum einen treten sie in der Einführungsphase von Projekten dann auf, wenn regional getrennte Bereiche von den Lösungen betroffen sind. Andererseits entstehen Reisekosten im Rahmen von Ausbildungsbzw. Fortbildungsmaßnahmen, die sich für den Erfolg des Projektes als unerläßlich erweisen.
Aus Furcht vor entstehenden Reisekosten wird bei vielen Projekten die Einführungsphase großer Projekte so vorgenommen, daß man den dezentralen Stellen, die weit entfernt liegen, schriftliche Unterlagen überläßt. Im übrigen versucht man, sich um den persönlichen Besuch zu drücken.
Hier wird echt am falschen Platz gespart. Gerade der persönliche Kontakt mit dem Benutzer ist für große integrierte Lösungen wichtig, so daß man sich nicht scheuen sollte, einige tausend Mark an Reisekosten zu investieren. Zudem muß der Gesichtspunkt der Motivation der dezentralen Stellen berücksichtigt werden. Mitunter werden große Projekte nur deshalb kein Erfolg, weil die Beteiligten nicht gefragt worden sind oder man deren Probleme nicht hinreichend genug überprüft hat.
Reisekosten lassen sich nur schwer in ein Projektkostenüberwachungssystem integrieren, weil das interne Rechnungswesen meistens nicht darauf eingerichtet ist, diese Kosten projektabhängig buchen zu können. Da die Reisekosten jedoch meistens nur einen sehr geringen Prozentsatz der Projektkosten ausmachen, sollte man nicht krampfhaft versuchen, eine integrierte Lösung zu erreichen. Man kann diese Kosten in einem Gemeinkostenzuschlag zum Projektkostenstundensatz eines Mitarbeiters abfangen.
6. Größere Ausbildungskosten treten bei Projekten immer dann auf, wenn Neuland beschritten wird. Die entstehenden Kosten kann man nicht immer genau einem Projekt zurechnen, etwa wenn man eine Umstellung auf TP vornimmt. Ausbildungskosten lassen sich ebenfalls nur schwer in ein Projektkostenkontrollsystem integrieren. Es gelten im Prinzip dieselben Aussagen wie bei den Reisekosten.
Viele Geschäftsleitungsmitglieder wollen nicht einsehen, daß im Bereich der EDV ein mehr oder weniger großer Ausbildungsaufwand auf Kosten des Unternehmens zu tragen ist.
Man muß der Geschäftsleitung dann recht geben, wenn es sich bei den Ausbildungsmaßnahmen um Basisschulungsmaßnahmen handelt. Wenn es also um die Grundlagen der Organisation bzw. Programmierung geht, sollte man von qualifizierten Mitarbeitern eine gewisse Eigeninitiative verlangen, oder der Mangel an Ausbildung muß sich drastisch im Gehalt ausdrücken.
Projektbezogene Schulung muß man in die Projektkosten mit einkalkulieren. Wenn sich das Projekt auch unter Berücksichtigung großer Schulungskosten lohnt, spricht nichts dagegen, die eigenen Mitarbeiter auf Kosten des Unternehmens auszubilden. Allerdings sollte man berücksichtigen, daß interne Mitarbeiter nach Absolvierung der Schulungsmaßnahmen bzw. nach Abschluß des Projektes gerne die Hand aufhalten, d. h. sie erwarten eine Gehaltserhöhung, weil sie nun in der Lage sind, qualifizierte Arbeit leisten zu können.
Man sollte es sich aus diesem Grunde daher sehr genau überlegen, ob man einem Mitarbeiter eine breit gefächerte Spezialausbildung bietet. Mitunter bietet sich der Einsatz eines erfahrenen Beraters als Ersatzlösung an. Damit vermeidet man große Ausbildungskosten bei den eigenen Mitarbeitern und im nachhinein weitere Gehaltserhöhungen.
7. Softwarekosten entstehen normalerweise für die Abwicklung eines Projektes nicht. Diese treten nur dann auf, wenn man etwa einige Monate vor Einsatz ein Softwaresystem (z. B. ein TP-Steuersystem oder ein Datenbanksystem) schon zu Testzwecken installiert, ohne es für die Praxis schon zu nutzen.
Softwarekosten zählen allgemein zu den Kosten der Durchführung. Sie müssen daher in eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eingebaut werden, sind jedoch nicht Gegenstand der Projektkostenkontrolle.
ENDE