Mit dem neuen Release der Workflow-Software können Unternehmen laut Q-optimize Software AG schneller und einfacher virtuelle Arbeitsmappen modellieren. Die Mappen bilden alle in die einzelnen Prozesse involvierten Mitarbeiter ab und integrieren automatisch die benötigten Dokumente in einem vorgangsorientierten Dokumentencontainer. Die Aufgabenweiterleitung an die jeweiligen Mitarbeiter erfolgt selbstständig, so dass die einzelnen Teilaufgaben parallel bearbeitet werden können und somit Zeit gespart wird.

Die virtuelle Arbeitsmappe stellt den Beteiligten aber nicht nur die notwendigen Dokumente zur Verfügung, sondern bindet auch die relevanten Bildschirmmasken der erforderlichen Software-Tools mit ein. So sind die Mitarbeiter in der Lage, von jedem Unternehmensrechner aus ihre Aufgaben wahrnehmen kann. Abteilungen und Unternehmensbereiche wie etwa Dokumenten-Management, Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management und Office-Tools lassen sich mit einbinden.

Der Zugriff auf die virtuelle Arbeitsmappe erfolgt Web-basierend und lässt damit eine Überwachung und Auswertung von jedem Rechner zu. Dank der integrierten Prozesshistorie soll zudem eine lückenlose Archivierung aller Vorgänge und Daten gewährleistet sein. Aufgrund ihrer virtuellen Verknüpfungsstruktur kommt diese ohne eine redundante, speicherintensive Datenhaltung aus.

Die Software ist modular aufgebaut und ermöglicht dem Anwender das eigenständige Modellieren von Prozessen und virtuellen Arbeitsmappen. Mit der virtuellen Arbeitsmappe richtet sich Q-optimize an Abteilungsleiter, Projektverantwortliche und Unternehmenslenker, welche die Fehlerquote innerhalb der Prozessbearbeitung sowie die Durchlaufzeiten verringern und zudem die Sicherheit und Datentransparenz erhöhen möchten.