Ratgeber Governance

Projekte mit SharePoint brauchen Richtlinien

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Der häufigster Grund für Probleme nach der Einführung des Microsoft Office SharePoint Servers sind mangelhafte Benutzervorgaben und Kontrollen. Nachfolgend ein paar gute Tipps.

Große Popularität genießt derzeit der Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS). Schon bald könnte die Collaboration-Software in praktisch jedem (US-)Unternehmen im Einsatz sein, prognostizierte kürzlich die Hersteller- und Anwendervereinigung AIIM. So erklärten 83 Prozent der Teilnehmer einer Anwenderbefragung des Verbands, Microsoft SharePoint bereits zu nutzen oder dies zu planen. Gut Geschäftsaussichten also für Microsoft, das nach eigenen Angaben im Jahr 2007 bereits Lizenzen in Höhe von einer Milliarde Dollar verkaufen konnte (künftig heißt das Produkt nur noch SharePoint Server).

Doch nicht erst seit MOSS 2007, sondern schon bei dessen Vorgängern machten der System-Wildwuchs und fehlende Kontrollmechanismen dem Administrator das Leben schwer. Man habe viele Berichte von Anwendern erhalten, in denen von gescheiterten oder vom Ergebnis her bescheidenen SharePoint-Installationen die Rede ist, hies es kürzlich im Blog des AIIM. Als Ursachen wurden zwar auch fehlende Funktionen wie solche für Records-Management oder ein zu wenig abgesichertes Repository genannt, doch in den meisten Fällen waren es offenbar fehlende Richtlinien, die das Projekt ins Wanken brachten.

People, Policies, Processes

Die AIIM rät daher Anwendern, nicht der IT das Feld zu überlassen und der Versuchung zu widerstehen, SharePoint wie jede andere Microsoft-Software einfach von der CD zu installieren und die Standardeinstellung unreflektiert zu übernehmen. Vielmehr ist ein Governance-Modell nötig, das eindeutig regelt, wie SharePoint-Lösungen entwickelt und genutzt werden dürfen. Grundsätzlich sind dabei die Dimensionen "People" (Rollen und Verantwortlichkeiten), "Policies" (Richtlinien) und "Processes" (Leitfaden, wie zum Beispiel der Aufbau einer Site oder die Anpassung von Vorlagen (Themes) zu erfolgen hat) zu beachten.

Ein Governance-Modell:

- stellt sicher, dass ein System den ursprünglichen Anforderungen entspricht und die internen Richtlinien erfüllt;

- verringert oder verhindert das Replizieren und die Verdopplung von Content und SharePoint-Sites;

- fördert die Nutzungen und Wiederverwendung bestehender Inhalte;

- stellt sicher, dass ein System wartbar und skalierbar bleibt;

- definiert Verantwortlichkeiten für die Systemverwaltung, Pflege und Nutzung (Rollen, Gruppen).