Trello Projektmanagement Teil 2

Projekte archivieren und erweiterte Trello-Funktionen nutzen

Susanne Kowalski  hat ihr BWL-Studium erfolgreich (mit Studienpreis) abgeschlossen und verfügt über eine rund achtjährige Berufserfahrung im Controlling. Seit mehr als 20 Jahren ist sie als selbständige Autorin und Herausgeberin für Fachliteratur zu den Themenbereichen Betriebswirtschaft sowie Computer & Webpraxis für zahlreiche bekannte Verlagshäuser tätig. Darüber hinaus arbeitet  Frau Kowalski als Dozentin und führt regelmäßig Seminare und Online-Schulungen durch.
Dieser Workshop erklärt, wie Sie mit dem kostenlosen Online-Tool Trello Projekte verwalten und archivieren sowie erweiterte Trello-Funktionen für ein professionelles Projektmanagement nutzen.

Boards schließen und archivieren

Wenn Sie bereits länger und regelmäßig mit Trello arbeiten, häuft sich die Anzahl der vorhandenen Boards, deren Listen und Karten. Das geht zu Lasten der Übersicht. Deshalb ist es ratsam, von Zeit zu Zeit Ordnung zu schaffen und Boards, die nicht mehr benötigt werden, zu entfernen. Allerdings ist das Löschen von Boards nicht möglich. Sie können diese aber schließen und archivieren. Auf diese Weise verschwinden sie zumindest aus Ihrem Blickfeld. Die Vorgehensweise ist simpel: Öffnen Sie das Board, das Sie nicht mehr anzeigen möchten. Klicken Sie, falls nötig, rechts im Bildschirm auf den Befehl Menü anzeigen oder drücken den Buchstaben w. Im folgenden Menü klicken Sie auf Mehr. Das Menü wird erweitert. Entscheiden Sie sich für den Befehl Board schließen. Sie erhalten einen Hinweis, wie Sie das Board erneut öffnen können. Verlassen Sie das Fenster über die Schaltfläche Schließen. Das Board wird nicht mehr angezeigt, aber für Sie archiviert.

Hinweis: Grundlagen zur Einrichtung und Bedienung von Trello finden Sie im Workshop Trello Projektmanagement Teil 1.

Über die Befehlsfolge Menü anzeigen/Mehr/Board schließen/Schließen erreichen Sie, dass ein Board nicht mehr angezeigt, aber archiviert wird.
Über die Befehlsfolge Menü anzeigen/Mehr/Board schließen/Schließen erreichen Sie, dass ein Board nicht mehr angezeigt, aber archiviert wird.
Foto: Kowalski

Informationen in bereits geschlossenen Boards nutzen

Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt das Board wieder anzeigen, klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche Boards oder drücken Sie die Taste b. Im folgenden Menü setzen Sie den Befehl Geschlossene Boards anzeigen ein. Sie erreichen ein Fenster, in dem geschlossene Boards angezeigt werden. Wählen Sie das gewünschte Board aus und klicken auf Erneut öffnen. Das Board wird quasi reaktiviert. Auf diese Weise können Sie vorhandene Inhalte aus alten Projekten für künftige Projekte nutzen. Angenommen, Sie veranstalten nach einem erfolgreichen Projektabschluss eine Party. Aus einem bereits geschlossenen Board Sommerfest möchten Sie eine Karte mit einem Rezept für Fingerfood in die Liste Buffet des Boards Party kopieren. Öffnen Sie die Karte Fingerfood der Liste Rezepte im Board Sommerfest und entscheiden Sie sich für den Befehl Kopieren. Unter Kopieren nach wählen Sie Party, unter Liste Buffet aus. Schließen Sie den Vorgang durch einen Klick auf Karte erstellen ab. Anschließend befindet sich die kopierte Karte in der gewünschten Liste des Party-Boards.

Mit Hilfe der Befehlsfolge Boards/Geschlossene Boards anzeigen/Erneut öffnen lässt sich ein archiviertes Board wieder anzeigen.
Mit Hilfe der Befehlsfolge Boards/Geschlossene Boards anzeigen/Erneut öffnen lässt sich ein archiviertes Board wieder anzeigen.
Foto: Kowalski

Boards exportieren und drucken

Wenn Sie Daten aus Trello exportieren oder drucken möchten, gehen Sie über das Board-Menü und die Befehle Mehr/Drucken und exportieren. Beim Export arbeitet Trello mit dem Format JSON. JSON steht für JavaScript Object Notation und eignet sich in erster Linie für technische Belange. JSON können Sie nicht in gängigen Programmen, wie beispielsweise in der Tabellenkalkulation Microsoft Excel, nutzen. Sollte ein Export für Sie unerlässlich sein, können Sie auf das Format CSV in der kostenpflichtigen Trello Business Class zurückgreifen. CSV ermöglicht zum Beispiel einen Import in Microsoft Excel. Einfacher funktioniert der Ausdruck. Zu Papier bringen lässt sich ein vollständiges Board über die Schaltfläche Drucken, die Sie ebenfalls über Drucken und exportieren erreichen.

Über Mehr/Drucken und exportieren/Drucken bringen Sie ein komplettes Trello-Board zu Papier.
Über Mehr/Drucken und exportieren/Drucken bringen Sie ein komplettes Trello-Board zu Papier.
Foto: Kowalski

Listen archivieren

Auch Listen können Sie archivieren. Klicken Sie auf die drei Auslassungspunkte neben dem Titel der Liste. Sie erhalten eine Aufstellung der Listenaktionen. Entscheiden Sie sich für den Befehl Diese Liste archivieren. Die Liste verschwindet vom Bildschirm, ist aber wie die Boards nicht wirklich weg. Um eine archivierte Liste wieder anzuzeigen, benötigen Sie wieder das Board-Menü. Wählen Sie nacheinander Mehr/Archivierte Elemente und klicken Sie, je nach Anzeige, anschließend auf Zu Listen wechseln. Wählen Sie die gewünschte Liste aus und klicken Sie auf Wiederherstellen. Ab sofort erscheint die Liste wieder in der Anzeige.

Um Listen von der Anzeige abzuschalten, führt der Weg über die Listenaktionen und den Befehl Diese Liste archivieren.
Um Listen von der Anzeige abzuschalten, führt der Weg über die Listenaktionen und den Befehl Diese Liste archivieren.
Foto: Kowalski

Karten archivieren und löschen

Karten können Sie sowohl archivieren als auch löschen. Zum Archivieren klicken Sie lediglich auf die gewünschte Karte und dort unter Aktionen auf Archiv. Im Anschluss daran besteht die Möglichkeit, die Karte zu löschen. Dazu reicht ein Klick auf Löschen. Trello weist Sie darauf hin, dass Sie diesen Vorgang nicht mehr zurücknehmen können. Das heißt, alle mit der Karte verbundenen Informationen stehen nach dem Löschvorgang nicht mehr zur Verfügung! Um die Karte endgültig zu entfernen, klicken Sie erneut auf Löschen.

Die Wiederanzeige archivierter Karten funktioniert wie das Zurückholen von Listen. Gehen Sie über Mehr/Archivierte Elemente/Zu Karten wechseln. Wählen Sie die gewünschte Karte aus und klicken Sie auf Wiederherstellen.

Um eine Karte zu löschen, gehen Sie über die Befehlsfolge Archiv/Löschen.
Um eine Karte zu löschen, gehen Sie über die Befehlsfolge Archiv/Löschen.
Foto: Kowalski

Labels einsetzen

Unter Einsatz sogenannter Labels können Sie Karten mit Hilfe von Farben kategorisieren. In Trello können Sie zwischen zehn Label-Farben wählen. Außerdem steht eine farblose Variante zur Verfügung. Um einer Karte eine Label-Farbe zuzuweisen, klicken Sie auf das Stiftsymbol. Entscheiden Sie sich für Labels bearbeiten. Jetzt können Sie die gewünschte Farbe per Mausklick auswählen. Bestätigen Sie die Einstellung über Speichern. Wer sich Zahlen gut merken kann, hat die Möglichkeit Label-Farben auch über eine Kennnummer (von 1 bis 9, sowie 0) zuzuweisen. Dazu drücken Sie die Taste "l". Drücken Sie beispielsweise zusätzlich die Taste mit der 1 und Enter, weisen Sie die Farbe Grün zu. Die Ziffer 2 steht für Gelb. Wenn Sie mit den übrigen Zahlen experimentieren, sprich diese Zahlen eingeben, finden Sie schnell Ihre Lieblingsfarbe heraus. Wichtig zu wissen: Sie können einer Karte mehrere Labels zuweisen.

Bei Bedarf können Sie einem Label einen Namen hinzufügen. Dadurch machen Sie deutlich, was die Labels darstellen sollen, z. B. Offen Fragen oder Erledigt. Lassen Sie die Maus über die gewünschte Karte schweben und klicken Sie nacheinander auf das Stift-Icon, Labels bearbeiten und das Stift-Icon des Labels, das Sie benennen möchten. Geben Sie in das freie Namensfeld oben im Dialog einen Namen ein und bestätigen Sie diesen mit Hilfe der Schaltfläche Speichern.

Um ein Label zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Stiftsymbol und die Schaltfläche Labels bearbeiten. Aktive Labels werden rechts im Farbenfeld mit einem kleinen weißen Häkchen dargestellt. Um ein aktives Label zu entfernen, müssen Sie nicht mehr machen, als es anzuklicken und den Vorgang über Speichern zu bestätigen.

Um ein Label loszuwerden, klicken Sie nacheinander auf das Stiftsymbol, Labels bearbeiten, das zu entfernende Label und die Schaltfläche Speichern.
Um ein Label loszuwerden, klicken Sie nacheinander auf das Stiftsymbol, Labels bearbeiten, das zu entfernende Label und die Schaltfläche Speichern.
Foto: Kowalski

Extras: Versteckte Trello-Kalenderfunktionen nutzen

Weiterführende Trello-Funktionen sind etwas versteckt. Das trifft auch auf die Kalenderansicht zu. Um diese zu nutzen, müssen Sie die Ansicht wie folgt aktivieren: Öffnen Sie das Menü im rechten Bildschirmbereich. Unter Extras finden Sie den Eintrag Kalender. Klicken Sie auf Aktivieren. Neben dem Eintrag Kalender erscheint ein Button mit einem Zahnrad. Darüber wird ein Menü zur Verfügung gestellt, mit dessen Hilfe Sie einen Kalenderfeed erstellen können. Diesen importieren Sie bei Bedarf z.B. in Ihren Onlinekalender. Dann haben Sie Termine aus Trello direkt im Blick. Außerdem stellt Trello im Board einen Link zur Kalenderansicht zur Verfügung. Nach einem Klick auf den Link werden in der Kalenderansicht Karten mit einem Fälligkeitsdatum angezeigt. Rechts oben im Kalender befinden sich die Schaltflächen Woche und Monat. Per Mausklick schalten Sie ganz bequem in die gewünschte Ansicht.

Um diese Kalenderansicht zu erhalten, wählen Sie Extras und klicken auf die Schaltfläche Aktivieren neben dem Eintrag Kalender.
Um diese Kalenderansicht zu erhalten, wählen Sie Extras und klicken auf die Schaltfläche Aktivieren neben dem Eintrag Kalender.
Foto: Kowalski

Termine verwalten

In der Kalenderansicht haben Sie nicht nur einen guten Überblick über anstehende Termine. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, Karten zu verschieben und dadurch eine Frist zu ändern. Das Fälligkeitsdatum wird umgehend auf den Karten angepasst.

Eine weitere Möglichkeit, die die Kalenderansicht bietet, ist das Anlegen einer Karte aus dem Kalender heraus. Klicken Sie im Kalender auf das gewünschte Datum und anschließend auf Eine Karte hinzufügen. Das weitere Handling unterscheidet sich im Grunde nicht vom Einrichten einer Karte innerhalb einer Liste. Also, einfach einen Namen vergeben und über Hinzufügen bestätigen. Selbstverständlich sind Sie nicht auf eine Karte pro Datum beschränkt. Bei Bedarf richten Sie weitere Karten ein.

Durch einen Klick auf den Link Kalender (oben rechts) schalten Sie die Kalenderansicht ab und kehren zurück zu Ihrem Trello Bildschirm.

Durch einen Klick auf ein Datum Ihrer Wahl und den Befehl Eine Karte hinzufügen richten Sie ganz bequem eine Karte ein und weisen dieser gleichzeitig einen Termin zu.
Durch einen Klick auf ein Datum Ihrer Wahl und den Befehl Eine Karte hinzufügen richten Sie ganz bequem eine Karte ein und weisen dieser gleichzeitig einen Termin zu.
Foto: Kowalski