Best in Cloud 2012

Projekta Relax - Projekt-Management aus der Cloud

Martin Bayer
Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; mitverantwortlich für die Entwicklung von Themenschwerpunkten; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
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Event-Spezialist Vogelsänger hat sein Veranstaltungs-Management "Projekta" von der BBL Software GmbH in eine Private Cloud verlagert. Damit lassen sich Veranstaltungen, Events und Projekte nun effizienter planen. Mit ein Grund, sich für den COMPUTERWOCHE-Award "Best in Cloud 2012" zu bewerben.
Das Veranstaltungs-Management "Projekta" wanderte in eine Private Cloud.
Das Veranstaltungs-Management "Projekta" wanderte in eine Private Cloud.
Foto: Vogelsänger Event GmbH

Bereits seit 2005 nutzte der Event-Veranstalter Vogelsänger Event GmbH die Inhouse-Variante der Projekt-Management-Software "Projekta Enterprise" der BBL Software GmbH. Das System bildete die Basis für die eigenen Mitarbeiter, Events jeder Größenordnung zu planen und durchzuführen. Um den Betrieb der IT-technischen Infrastruktur für die Lösung kümmerte sich Vogelsänger selbst.

Das Einsatzszenario

Um Events erfolgreich über die Bühne zu bringen, sei eine minutiöse Planung sämtlicher Abläufe erforderlich, betonen die Verantwortlichen. Es gilt, Termine zu koordinieren, Aufgaben zu delegieren, Abläufe zu planen, Drehbücher zu entwickeln und entsprechende Ressourcen zu verteilen. Sämtliche Workflows inklusive aller dafür notwendigen Informationen müssen im zugrundeliegenden Projekt-Management-System abgebildet werden. Keine leichte Aufgabe, da kein Event dem anderen gleicht und meist interne wie externe Mitarbeiter in die entsprechenden Projekte einzubinden sind.

Besuchen Sie den großen COMPUTERWOCHE-Cloud-Event

Cloud-Angebote rund um SaaS, PaaS und IaaS sind in den Unternehmen angekommen. Das ist auch der Anlass für die COMPUTERWOCHE, gemeinsam mit einer renommierten Jury Cloud-Angebote zu sichten, zu bewerten und am Ende die besten Projekte mit dem begehrten Award "Best in Cloud" auszuzeichnen.

Für Besucher und Unternehmensanwender bietet sich auf der Cloud-Veranstaltung Ende Oktober in Mainz die einmalige Chance, sich einen umfassenden Überblick über die breite Palette aktueller Cloud-Projekte zu verschaffen. Sie erfahren alles zu den grundlegenden Techniken, welche Lösungen die Cloud-Provider im Portfolio haben und welche Vorteile Cloud-Angebote auch Ihrem Unternehmen bieten können. Besuchen Sie deshalb den größten Cloud-Event Deutschlands und seien Sie live dabei, wenn die COMPUTERWOCHE die Gewinner des begehrten Awards "Best in Cloud 2012" auszeichnet:

Infos unter: www.best-in-cloud.de sowie unserer XING-Gruppe COMPUTERWOCHE Best in Cloud.

Finale, Gala-Abend und Preisverleihung: am 24. und 25. Oktober in der Rheingoldhalle in Mainz.

Die Cloud-Lösung

Die neue Cloud-Variante macht auch im Hinblick auf CO2-Emissionen eine gute Figur.
Die neue Cloud-Variante macht auch im Hinblick auf CO2-Emissionen eine gute Figur.
Foto: Vogelsänger Event GmbH

Gerade diese Unterschiede im Projektgeschäft legten letztendlich eine Cloud-Nutzung nahe. Mit "Projekta Relax" bot zudem der eigene Softwarelieferant BBL eine Cloud-Variante des bereits genutzten Werkzeugs an. Vorrangiges Ziel, das die Verantwortlich mit dem Umzug in die Cloud verfolgten, war ein effizienteres und flexibleres Projekt-Management. Mitarbeiter sollten Events von verschiedenen Büros aus planen und überwachen können. Der Zugriff auf das Tool sollte Device-unabhängig vom PC, Notebook, Tablet und Smartphone aus möglich sein. Sämtliche Informationen sollten ortsunabhängig und jederzeit verfügbar sein. Und zuletzt versprach sich der Event-Veranstalter durch die Abschaffung des eigenen Server-Backends Kosteneinsparungen und mehr Nachhaltigkeit.

Neben der effizienteren Projektabwicklung betont das Vogelsänger-Management vor allem die Vorteile in Sachen Nachhaltigkeit durch die Ablösung der eigenen IT-Technik und den Umstieg in die Cloud. "Nachhaltiges Handeln ist ein zentrales Zukunftsthema für die gesamte Wirtschaft", sagt Geschäftsleiter Peter Texter. Für viele Unternehmen sei es schon heute sehr wichtig, ihre CO2-Bilanz zu verbessern. "Hier können wir unsere Kunden im Hinblick auf CO2-neutrale Green Meetings & Events optimal beraten." Das Zertifikat als "Sustainable Company" mache zudem das eigene Handeln transparent und sei ein klares Zeichen nach außen.

Die Technik

Vogelsänger und BBL Software entschieden sich im Rahmen ihres Cloud-Projekts, die bestehende Inhouse-Lösung als Private Cloud komplett in den Fujitsu Business Solutions Store zu migrieren. Die technischen Hausaufgaben bestanden darin, die notwendigen Voraussetzungen in der Software zu schaffen, eine entsprechend Infrastruktur seitens Fujitsu aufzusetzen und dauerhaft zur Verfügung zu stellen sowie den kompletten Datenbestand von der Inhouse-Lösung in den Business Solution Store zu migrieren.

Für den zuletzt genannten Schritt musste angesichts des umfangreichen Datenvolumens ein ausreichend großes Zeitfenster von mehreren Stunden eingeplant werden. Zudem galt es, das Datenformat von ANSI auf UTF-8 umzustellen. Da das Geschäft des Eventveranstalters mit den Daten steht und fällt, wurde an dieser Stelle außerdem ein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus eingezogen. Sämtliche Daten werden am 1. jeden Monats physisch an Vogelsänger übergeben und können so zusätzlich in einem sicheren Tresor gelagert werden. Ziel aus Sicht von BBL Software: Dem Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit zu geben - komplett auch außerhalb der Cloud.

Der Business-Nutzen

Als wesentlichen Vorteil der Nutzung von Projekta in der Cloud sieht Vogelsänger die permanente Verfügbarkeit aller Informationen an unterschiedlichen Standorten. Hierbei stehen zuvor eingepflegte Daten, wie Termine, Abläufe, Drehbücher und Anweisungen den jeweils Berechtigten jederzeit zur Verfügung. Das gilt sowohl für interne Mitarbeiter aber auch für externe Spezialisten, die in das Projekt mit eingebunden werden. Zudem biete es einen Mehrwert, dass dabei auf sämtliche Daten je nach Aufgabenstellung des Anwenders mit unterschiedlichen Geräten zugegriffen werden kann. Zuletzt konnte der Event-Veranstalter durch den Abbau von Serverkapazitäten, Serverräumen und die damit einhergehenden Servicekosten Aufwand für Miete und Energie einsparen. Die Lösung ist seit Frühjahr 2012 im Einsatz. Bereits für das kommende Jahr rechnet Vogelsänger mit einem positiven RoI.