So ermutigend die Fortschritte im Bereich des strategischen Projekt-Managements und des Workflow-Managements sind, so ernüchternd sind die Funktionen für das Wissens-Management. Zwar behaupten viele Hersteller, hier aktiv zu sein; tatsächlich beschränken sich die Systeme jedoch in der Mehrzahl auf ein einfaches Dokumenten-Management. Fortgeschrittene Softwaremodule für das Kompetenz-Management, Systemkomponenten zum Aufbau von Erfahrungsdatenbanken oder intelligente assoziative Suchfunktionen finden sich in diesen Systemen nicht. Hier spiegelt die Produktpalette den Stand des Projekt-Managements in der überwiegenden Zahl der anwendenden Unternehmen wider: Dort kämpft man meist noch mit dem Aufbau einer einheitlichen Projekt-Management-Methodik; Wissens-Management steht noch nicht auf der Agenda.

Grenzen von Projekt-Management-Software

Während Einzel-Projekt-Management-Systeme mit einer runden Funktionalität bereits kostenlos oder für weniger als hundert Euro erhältlich sind, müssen Anwender von Enterprise-Projekt-Management-Systemen tief in die Tasche greifen. Lizenzen mit Zugriff auf den vollen Funktionsumfang kosten hier schnell 3000 Euro und mehr. Hinzu kommen jährliche Wartungs- und Supportkosten von zirka 15 bis 20 Prozent des Lizenzpreises. Wesentlich günstiger sind Lizenzen mit eingeschränktem Funktionsumfang, beispielsweise für Projektteam-Mitglieder, die lediglich ihren Aufwand und Fertigstellungsgrade rückmelden. Hier liegen die Lizenzkosten pro Benutzer typischerweise unter 1000 Euro. Multi-Projekt-Management-Systeme sind oft deutlich günstiger.

Diesen häufig nicht unerheblichen Lizenzkosten für solche Systeme ist der konkrete Nutzen gegenüberzustellen. Er ergibt sich nicht aus der Anwendung der Software allein. Vielmehr sollte die Softwarenutzung nur eine Komponente einer umfassenden Projekt-Management-Initiative sein. Dazu gehören zwingend auch die Entwicklung einer Projekt-Management-Methodik, die Institutionalisierung des Projekt-Managements (etwa in Form eines Projekt-Management-Büros) sowie die Schulung und das Coaching der Projektleiter.