Professor Müller-Lutz, Vorstandsmitglied der Münchener Allianz-Versicherung, hat auf dem 6. Internationalen Kongreß "Datenverarbeitung im europäischen Raum" in Wien einen Vortrag gehalten, den die CW nachstehend in gekürzter Form abdruckt. Müller-Lutz beschäftigt sich seit fast 25 Jahren mit EDV-Fragen.
Veröffentlichungen und Diskussionen über EDV-Fragen beschäftigen sich fast ausschließlich mit technologischen Aspekten. Die organisatorische Seite kommt zu kurz. Man findet in der Literatur kaum Hinweise darüber, wie eine leistungsfördernde Tätigkeit der EDV-Organisation im Rahmen der Gesamtorganisation des Betriebes sichergestellt werden kann. Diese Abstinenz hat verschiedene Gründe. Zunächst dürfte unbestritten sein, daß Fragen der Technologie und der Programmierung Priorität haben. Zufriedenstellende Hard- und Software-Lösungen sind für das Funktionieren der Automationsvorgänge lebenswichtig. Über der EDV-Fachmann aber leicht die Nahtstellen zur fachbetrieblichen Praxis, bei denen neben den sachlichen besonders wirtschaftliche und personelle Bereiche berührt werden.
Wenn es dringend erforderlich ist, diesem Fragenkomplex im Spezialfall EDV erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen, so vor allen Dingen deshalb, weil die Zeit des insularen EDV-Einsatzes der Vergangenheit angehört. Die sich entwickelnde totale Integration der Arbeitsabläfe mit der Informations- und Kommunikationstechnik funktioniert nur dann befriedigend, wenn alle Einflußfaktoren mit gleichem Gewicht berücksichtigt werden. Persönliche Spannungen und sachliche Unklarheiten führen schon im Privatleben zu zerrüttenden Disharmonien und in Arbeitsgruppen zu ärgerlichen Konfrontationen mit Zeitverlusten und Leistungsminderungen. Diese Gefahr besteht in erhöhtem Maße bei der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen. Unklare oder einseitige Zuständigkeiten führen nicht nur zu persönlichen Dissonanzen, sondern haben Obstruktion, Sabotage und sachliche Minderleistungen zur Folge und im schlimmsten Fall Boykottverhalten, Ausscheiden wichtiger Mitarbeiter und/oder den Zusammenbruch beziehungsweise die empfindliche Störung von Arbeitsabläufen.
Ist es schon schwierig, die Effizienz der EDV an sich in Leistungseinheiten auszudrücken, so ist es mehr oder minder unmöglich, den prozentualen Einfluß derartiger Störfaktoren auf die mögliche Höchstleistung quantitativ zu erfassen. Trotzdem kann mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit behaupten, daß die immer wieder beklagten Unzulänglichkeiten, die sich in den Betrieben im Zusammenhang mit der EDV-Arbeit ergeben, zum geringsten Teil auf technische oder Programmiermängel zurückzuführen sind. Fast ausschließlich haben sie ihren Ursprung in der Grauzone der Anpassungs-, Verständigungs und Zuständigkeitsstreitigkeiten.
Es stehen sich offen oder versteckt zwei Parteien gegenüber: Die Repräsentanten der EDV und die Fachabteilungen der verschiedensten Art (Vertrieb, Rechnungswesen, Personalabteilung, Finanzabteilung, Vertriebsabteilung etc.). Die EDV-Mitarbeiter sind branchenfremd, die Branchenfachleute EDV-fremd. Die immer stärker werdende Zusammenarbeit dieser zwei heterogenen Partnergruppen im Betrieb zufriedenstellend zu regeln ist eines der schwierigsten Organisationsprobleme, von dessen erfolgreicher Lösung die Effizienz des EDV-Einsatzes weitgehend abhängt.
Die EDV-Abteilung ist eine in sich geschlossene Gruppe mit bemerkenswertem Korpsgeist von Spezialisten, die sich als eine Art "Elite" betrachtet und die ein Hauch von Exklusivität umgibt. Genies, Idealisten und ehrgeizige Pioniere sind dort zu finden. Es herrscht Erfinderatmosphäre. Schwierigkeiten schrecken nicht ab, sondern reizen sie, die Begeisterung kann sich bis zum Fanatismus steigern. Außenstehende betrachten die Elektroniker deshalb oft als arrogante und machtbesessene Sonderlinge und zum Teil sogar als Spinner. Das Verhalten der beteiligten Personen spielt im einzelnen natürlich noch eine besondere Rolle. Ihre Geschlossenheit, die auch mögliche interne Positionskämpfe nicht beeinträchtigen gibt der EDV zusammen mit dem exklusiven Spezialwissen eine starke Position, die dazu verführt, für die Belange der EDV Priorität zu fordern.
Während die EDV-Fachleute die zu lösenden Aufgaben mit technischen Augen sehen, und die zu bearbeitenden Vorgänge als "Futter" für ihre Maschinen, ist für die Fachabteilung die EDV ein Hilfsmittel wie Rechen- und Schreibmaschine für die Durchführung ihrer Aufgaben. Anerkannt wird, daß es sich um ein sehr qualifiziertes Hilfsmittel handelt. Zunächst hatte man bei den Benutzern keine rechte Vor- und Einstellung zur neuen Technik, die sich in atemberaubender Geschwindigkeit durchsetzte und ungeahnte Einsatzmöglichkeiten entwickelte. Die Erfahrungen mit dem Einsatz der EDV
haben zum wachsenden Verständnis der Zusammenhänge geführt. Das Unbehagen der Benutzer hat sich trotzdem eher verstärkt, weil das vermeintliche Hilfsmittel sich als wenig willfährig erweist und eigengesetzliche Dominanz entwickelt. Die Fachabteilungen sind egozentrisch und halten ihren Aufgabenbereich und dessen sachgerechte Bearbeitung für wichtiger als die Belange der EDV.
Solange nur einige wenige partielle EDV-Projekte liefen und damit nur die eine oder andere Facbteilung EDV-Kontakte hatte, ging alles noch verhältnismäßig glatt. Je mehr die EDV-Abteilung aber Aufträge übernahm, die viele oder alle Fachabteilungen berührten, wurde ihre monopolartige Schlüsselstellung erkennbar. Die Erstellung immer neuer Programme und die aufwendige Programmpflege führt dazu, daß meist mehr Aufträge vorliegen, als gleichzeitig bearbeitet werden können. Das Bestimmen von Prioritäten, das Zurückstellen von Wünschen oder sogar deren Abweisung führten immer mehr zu unerquicklichen Auseinandersetzungen, in denen die EDV-Abteilung den Fachabteilungen, weniger die Fachabteilungen der EDV-Abteilung ihren Willen aufzwangen. Das Prinzip des geordneten Chaos, dessen Beeinflussungs- und Ordnungsversuche sich teils hinter den Kulissen, teils auf offener Szene abspielten, gibt nicht die Gewähr dafür, daß der im gesamtbetrieblichen Sinne richtige Zuschlag erfolgt. Die Fachabteilung sieht die Dinge mit Recht mit Augen, die EDV-Abteilung kann die fachlichen Notwendigkeiten und die gesamtbetrieblichen Erfordernisse nur bedingt beurteilen.
Eine besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang der Frage zu, wem die EDV-Abteilung in der Betriebshierarchie untersteht beziehungsweise wem sie zugeordnet ist. Sie kann selbständig sein und damit der Geschäftsleitung {Management) direkt unterstehen oder aber einem Vorstandsbereich, der auch für andere Abteilungen zuständig ist, oder einer einzelnen Fachabteilung, zum Beispiel dem Rechnungswesen zugeteilt werden. Alle Möglichkeiten kommen in der Praxis vor. Es leuchtet ein, daß je nach Regelung der Frage die Entscheidungen verschieden ausfallen. In der Praxis scheint im Augenblick die Unterstellung unter einen Vorstandsbereich, das heißt, ein Mitglied Geschäftsführung, das unter anderem auch die EDV-Abteilung betreut, zu überwiegen.
Es zeigt sich, daß die elektronische Datenverarbeitung in der überkommenen Hierarchie ein schwer einzuordnender Fremdkörer ist, weil sie horizontal und vertikal durch alle Bereiche geht. Die geheimnisumwitterte Gruppe wird noch immer als "Outsider" betrachtet. Besondere Barrieren sind das Beharrungsvermögen der alteingesessenen Abteilungen und die Tatsache, daß die EDV mit emotionalen Vorbehalten in verschiedener Richtung rechnen muß. Sie hat sich so schnell entwickelt, daß ihre betriebliche Position oft nur als vorläufig geregelt angesehen werden muß. Eine grundsätzliche und dauerhafte Lösung ist im Interesse einer rationellen Kooperation und zur Vermeidung von Konfron-tationen dringend erforderlich. Generelle Vorbedingungen für eine zufriedenstellende Lösung sind folgende:
þDie EDV ist für alle systemtechnischen Fragen zuständig, aber nicht für die Entscheidung was und zu welchem Zeitpunkt von ihr programmiert werden muß.
þDie EDV muß sich als Service-Abteilung sehen, die Aufträge erteilt, wobei sie selbst-verständlich zu den Aufträgen ihr spezielles EDV-Urteil abgeben darf und soll, das sich aber auf die Durchführungsmöglichkeiten mit Hilfe der EDV zu beschränken hat.
þDie EDV-Abteilung sollte niemals einer Fachabteilung unterstellt sein, für die sie auch Arbeiten übernimmt, da dadurch ihre Neutralität beim besten Willen nicht gewährleistet ist.
þDie Fachabteilung muß ihre Wünsche in möglichst detaillierter Form zeitgerecht äußern. Sie muß die Notwendigkeit ihres Vorhabens und vor allem seine Rationalität (Wirtschaftlich-keit) begründen.
þDie Aufträge für die EDV-Abteilung müssen von einer neutralen Stelle gesammelt, gesichtet und beurteilt werden. Eine solche Drehscheiben- und Schiedsrichterfunktion setzt einen guten Überblick über die Gesamtsituation voraus.
Diese neutrale Stelle kann entweder die Geschäftsführung oder eine von ihr beauftragte Arbeitsgruppe sein. Die Geschäftsführung selbst ist in der Regel zeitlich und sachlich nicht in der Lage, diese Aufgabe vollständig und uneingeschränkt zu übernehmen, weil es sich nicht um eine abschließende Entscheidung handelt, sondern ein langwieriges Detailstudium vor der Entscheidung notwendig ist. Das Management beziehungsweise die Geschäftsführung sollte die Schiedsrichterrolle grundsätzlich behalten, aber die Drehscheiben- und Siebfunktion einschließlich der Vorprüfung an eine Stelle delegieren, die zunächst versuchen kann, in Verhandlungen mit den Interessenten eine Entscheidung durch einen von allen akzeptierten Vergleich zu erreichen.
Diese betriebsorganisatorische Koordinierungsstelle sollte nicht nur Wünsche der Fachabteilungen sammeln (formularmäßige Meldung ist aus disziplinären und erzieherischen Gründen zweckmäßig), sondern gesamtbetrieblichen Kenntnisse eine Analyse darüber anstellen, welche Probleme vordringlich sind und welche eventuell aus arbeitsmäßigen, sachlichen oder wirtschaftlichen Gründen zurückgestellt werden können oder müssen.
Wird zwischen der Fachabteilung und der EDV-Abteilung auch unter Vermittlung der Betriebsorganisation keine Einigung über Durchführung und Termine erzielt, so entscheidet die Geschäftsführung.
Eine neuerdings öfter anzutreffende Variante, die zu einer Aufwertung der Fachabteilungen und zu einer Verringerung des Einflusses der Betriebsorganisation und der EDV führen kann, ist die Gründung einer EDV-Kommission, in der Vertreter der Geschäftsführung, der Fachabteilungen, der Betriebsorganisation und der EDV-Abteilung vertreten sind, wobei in der Regel der Betriebsorganisationsabteilung eine federführende und vorbereitende Rolle zukommt.
Zur Positionsstärkung der EDV wird von dieser immer öfter die Meinung vertreten, daß der EDV-Chef in die Geschäftsführung beziehungsweise in den Vorstand gehöre. Auf diese Weise seien die Probleme der Zusammenarbeit leichter zu lösen. Dem oft noch zu wünschen übrig lassenden EDV-Verständnis im Rahmen des Top-Management wäre das sicherlich förderlich. Ob die Kompetenz und Organisationsschwierigkeiten aber dadurch behoben werden können, dürfte mehr als zweifelhaft sein. Abgesehen davon scheint die Realisierung solcher Wünsche unter Berücksichtigung der betrieblichen Führungsstrukturen im Normalfall wenig Chancen zu haben. Bei aller Wertschätzung der elektronischen Datenverarbeitung, die sich zugegebenermaßen mehr und mehr zu einem organisatorischen Knotenpunkt mit der Funktion einer betrieblichen Informationszentrale entwickelt, bleibt de gesamtbetrieblich gesehen doch nur eine Spezialgruppe mit Dienstleistungsaufgaben für die Fach- und allgemeinen Abteilungen. Vorrang für die Besetzung der Spitzenpositionen der Betriebe haben die Fachleute des jeweiligen Wirtschaftszweiges wie der Produktionschef, der Vertriebschef, der Chefingenieur, der Finanzdirektor. Da die Zahl der Vorstands-positionen in jedem Betrieb zahlenmäßig begrenzt ist, wird der Wunsch des EDV-Chefs, Vorstandsmitglied zu werden, nur im Ausnahmefall erfüllbar sein. Wichtiger als ein nur in Sonderfällen realisierbarer Sitz in der Geschäftsführung ist, daß die Belange der EDV im Vorstand personell und sachlich gut vertreten werden. Das läßt sich erreichen, wenn man den EDV-Chef einem Vorstandsressort direkt unterstellt dessen Inhaber die Gewähr für eine sachgemäße Betreuung und Unterstützung dadurch bietet, daß er gute Grundkenntnisse über die EDV besitzt.
Klare Zuständigkeiten, einheitliche Verhandlungsführung, bessere Termin-übersichten und mehr Transparenz über die Möglichkeiten der EDV-Abteilung und der Wünsche der Fachabteilungen sind geeignet, die Effizienz des EDV-Einsatzes von organisatorischen her positiv zu beeinflussen. Eine besondere Rolle bei der Verbesserung der Kooperationsbereitschaft kommt dabei der Information (Schulung) aller Beteiligten zu. Führungskräfte und Sachbearbeiter müssen über die EDV-Anwendungen ständig informiert werden, wobei nicht nur Kenntnisse vermittelt werden sollten, sondern auch die emotionellen Widerstände abgebaut werden müssen. Die EDV-Abteilungen müssen entzaubert werden. Umgekehrt müssen die EDV-Mitarbeiter das Grundproblem des Betriebs kennen lernen und Verhaltensregeln für die Zusammenarbeit trainieren. EDV--Kontaktleute in den Fachabteilungen können ein übriges dazu beitragen, die Kooperationsbereitschaft zu fördern und das gegenseitige Verständnis zu verbessern. Vernünftige Lösungen müssen und können erreicht werden, wenn ein optimaler und organischer Einbau der EDV-Organisation in die betriebliche Gesamtorganisation in personeller und sachlicher Hinsicht erreicht und damit ein rationelles und reibungsloses Funktionieren der Arbeitsabläufe garantiert werden soll.