Bessere Zusammenarbeit

Zentrale Anwendung bei just.dot ist SharePoint Online. Dort bildet das Beratungshaus sämtliche Geschäftsprozesse ab und ordnet den jeweiligen Prozessen (z.B. Pre Sales) eine eigene Dokumentenbibliothek zu, in der Produktbeschreibungen, Vertragsangebote oder Präsentationen abgelegt sind. Damit stehen die Dokumente zentral und webbasiert über SharePoint online zur Verfügung, inklusive Versionisierung; jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen, sei es im Büro, von zuhause oder mobil.

In den virtuellen Teamräumen von SharePoint Online tauschen die Mitarbeiter Informationen zu ihren Projekten aus und stimmen Termine ab; auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist dort möglich. Diese Transparenz vereinfacht die Kommunikation erheblich. Auch Genehmigungs-Workflows für Urlaub oder die Freigabe von Dokumenten sind in SharePoint abgebildet.

Über Lync Online kommunizieren die Mitarbeiter intern via Chat oder Videokonferenzen, um offene Fragen zu klären und sich abzustimmen. Mit Lync Attendee lassen sich auch externe Kunden oder Partner in eine Konferenz einbinden. Durch die Präsenzinformationen erkennt man sofort, wer gerade wie verfügbar ist. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Für E-Mails sowie für die Termin- und Aufgabenverwaltung nutzt just.dot jetzt Exchange Online.

Mit Office 365 entfallen zudem die Investitionen in Hardware wie Server, deren Betrieb und die damit verbundenen Wartungs- und Energiekosten und die Lizenzkosten für lokal installierte Software. Die Kosten dürften daher für viele Unternehmen ein Argument für die Cloud-Lösung sein. Bei Office 365 lässt sich die Software-Nutzung zielgenau auf den Bedarf zuschneiden. Bezahlt wird für genau jene Dienste, die tatsächlich benötigt werden. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines Mietmodells abgerechnet.

Vergrößert sich beispielsweise ein Projektteam oder kommen neue Mitarbeiter hinzu, können Unternehmen die Zahl der Office 365-Nutzer beliebig erhöhen. Dank des klaren Preismodells (Pay as you go) lassen sich die IT-Ausgaben genau kalkulieren. Ein Kostenrechner unterstützt dabei, die Kosten der verschiedenen Dienstpakete abzuschätzen und das beste Paket für die jeweiligen Anforderungen zu finden