ROI-Rechner von Adobe

Produktiveres Arbeiten im Büroalltag

15.12.2011
Von Ulrich Isermeyer

Bessere Methoden der standardisierten Informationserfassung

72 Prozent der in der Studie befragten Personen wünschen sich bessere Methoden zur Informationserfassung. Gerade beim Einsammeln von Informationen schlummert viel Verbesserungspotenzial. Bisherige Prozesse von der Verarbeitung von Daten bis zur Fertigstellung einer aussagekräftigen Auswertung sind oft sehr aufwändig, ohne dass aus der investierten Zeit ein Mehrwert entsteht. Bereits durch die Abfrage von Informationen per E-Mail bei mehr als 10 Personen muss eine Vielzahl von Rückantworten gesichtet, gesammelt und die enthaltenen Informationen strukturiert werden, um sie weiterverarbeiten zu können. Häufig gilt es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu kombinieren, beispielsweise aus Tabellen, E-Mails oder Webseiten. PDF-Formulare können hier eine Lösung sein, denn sie eignen sich optimal dazu, standardmäßig Daten von Kollegen oder externen Personen abzufragen. So können Büroarbeiter auch spontane Abfragen eigenständig durchführen. Das Format genießt eine hohe Akzeptanz beim Empfänger, der idealerweise durch Plausibilitätsprüfungen und Ausfüllhilfen unterstützt wird. Das würde zudem für eine hohe Datenqualität und eine hohe Rücklaufquote sorgen.

Sensible Informationen absichern

Die Studienergebnisse zeigen, dass die Arbeitsgewohnheiten von Büroarbeitern oftmals nicht den Sicherheitsanforderungen in Unternehmen entsprechen. Die Untersuchung der Kommunikationspräferenzen zeigt dabei, dass ein möglichst wirksamer Schutz auf Dokumenten-Ebene angesiedelt sein sollte. Ein wichtiger Schritt hin zu einer besseren Absicherung von sensiblen Informationen ist die Verwendung von PDF an Stelle von Papierdokumenten, denn die Verwendung eines gedruckten Dokuments lässt sich nur schwer kontrollieren. Damit Büroarbeiter die Absicherung ihrer Dokumente und Informationen selbst beeinflussen können, sollten sie einige Sicherheitsmechanismen beherrschen, mit denen sich Inhalte von Dokumenten besser schützen lassen. Dazu gehört der einfache Schutz gegen die Veränderung und Entnahme von Inhalten in PDF-Dokumenten.

Der Anwender sollte entscheiden können, ob das Drucken, Kopieren oder Kommentieren eingeschränkt werden soll. Weitere Möglichkeiten sind eine 128/256 Bit Verschlüsselung oder ein Passwort für das Öffnen des Dokuments. Noch mehr Sicherheit bieten Lösungen, mit deren Hilfe einzelne Textpassagen geschwärzt werden können oder sensible Inhalte dauerhaft und aus Dokumenten entfernt werden, die über Signaturfunktionen oder Wasserzeichen verfügen. Um festzustellen, wie groß das Optimierungspotenzial bei den Bürotätigkeiten in Ihrem Unternehmen ist, bietet Adobe zwei interaktive ROI-Rechner an. Diese können kostenlos im Internet heruntergeladen werden. (ph)