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Link: http://www.computerwoche.de/a/dms-anbieter-muessen-sich-bewegen,2535841

Document Sharing

DMS-Anbieter müssen sich bewegen

Datum:09.04.2013
Autor(en):Heinrich Vaske
Was verschiedene Online-Archive für private Nutzer bereits vormachen, wird als Modell nun auch für Unternehmen interessant: das Teilen statt Versenden von digitalisierten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Produktinformationen.

Ein solches Document Sharing1 in der Cloud ist für viele Unternehmen eine verlockende Option. Zu diesem Ergebnis kommt das digital intellligence institut (dii) in einer Umfrage. Jeder zweite der fast 300 befragten Business-Manager hält den gemeinsamen Dokumentenzugriff in der Cloud2 "auf jeden Fall" oder "vermutlich" für eine Option. Weitere 20 Prozent sagen, das sei im Business-Umfeld nur dann ein Szenario, wenn hohe Sicherheits- und Datenschutzlevels vorhanden seien. Knapp 30 Prozent sehen hingegen überhaupt keine Option im Cloud-basierten Document Sharing.

Interessant an diesem Ansatz erscheint 60 Prozent der Befragten die Aussicht, über Document Sharing eine engere Vernetzung mit den Zielgruppen zu erreichen. Außerdem seien Einsparungen bei den Kommunikationsaufwänden zu erwarten. Aber auch schnellere Kommunikations- und Abstimmungsprozesse, weil alle Sharing-Beteiligten über die gleiche Informationsbasis verfügen, sehen viele als potenziellen Nutzen.

[Hinweis auf Bildergalerie: ] gal1

Hinzu kommt nach Meinung von zwei Dritteln der Business-Manager, dass solche Verfahren positive Resonanz bei den Benutzern finden und so für gute Stimmung sorgen würden. Diese Chance müsse man nutzen - bei Kunden ebenso wie bei Produktlieferanten und Dienstleistungspartnern.

Allerdings bestehen in den Unternehmen hohe Ansprüche, was die Realisierbarkeit des Document Sharings betrifft. So hätten drei von vier Befragten gerne sichergestellt, dass die Daten innerhalb der EU-Grenzen3 gespeichert sind. Ebenso viele machen eine verschlüsselte Datenübertragung zur Voraussetzung. Auch eine revisionssichere Archivierung in der Cloud gehört zu den Ansprüchen.

Gleichzeitig machen die Business-Manager deutlich, dass eine technische Integration der Sharing-Prozesse in die zentrale IT-Infrastruktur des Unternehmens notwendig ist. Voraussetzung sei zudem, dass im eigenen Unternehmen ein verändertes Kommunikationsbewusstsein erreicht werde und die Kunden oder Partner eine entsprechende Digitalisierungsbereitschaft zeigten.

Ayelt Komus, Professor an der Hochschule Koblenz und wissenschaftlicher Leiter des dii, hält diese weichen Faktoren denn auch für erfolgskritisch. "Das Teilen von Informationen ist vor allem durch private Nutzer in den sozialen Netzen etabliert worden. Die Unternehmen dürfen nicht staunend vor dieser Entwicklung stehen, sondern müssen lernen, sie für sich nutzbar zu machen." Der Einsatz solcher Verfahren im Business sei eine logische Konsequenz eines im Privatleben oftmals schon etablierten Verhaltens. Allerdings müssten sich die Unternehmen bewegen und über ihr Kommunikationsverständnis nachdenken. (mhr)

Links im Artikel:

1 http://www.computerwoche.de/a/communications-aus-der-cloud-was-geht,1232519
2 http://www.computerwoche.de/k/cloud-computing,3454
3 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/Datenschutz

Bildergalerien im Artikel:

gal1 

Document Sharing
Was verschiedene Online-Archive für private Nutzer bereits vormachen, wird als Modell nun auch für Unternehmen interessant: das Teilen statt Versenden von digitalisierten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Produktinformationen.
Foto: Felix Jork, Fotolia.com

Jeder zweite der fast 300 befragten ...
... Business-Manager hält den gemeinsamen Dokumentenzugriff in der Cloud "auf jeden Fall" oder "vermutlich" für eine Option. Weitere 20 Prozent sagen, das sei im Business-Umfeld nur dann ein Szenario, wenn hohe Sicherheits- und Datenschutzlevels vorhanden seien. Knapp 30 Prozent sehen hingegen überhaupt keine Option im Cloud-basierten Document Sharing.
Foto: denkfabrik-group/Digital Intelligence Institute

Interessant an diesem Ansatz erscheint ...
... 60 Prozent der Befragten die Aussicht, über Document Sharing eine engere Vernetzung mit den Zielgruppen zu erreichen.
Foto: denkfabrik-group/Digital Intelligence Institute

Hinzu kommt nach Meinung ...
... von zwei Dritteln der Business-Manager, dass solche Verfahren positive Resonanz bei den Benutzern finden und so für gute Stimmung sorgen würden.
Foto: denkfabrik-group/Digital Intelligence Institute

Allerdings bestehen in den Unternehmen hohe Ansprüche, ...
... was die Realisierbarkeit des Document Sharings betrifft. So hätten drei von vier Befragten gerne sichergestellt, dass die Daten innerhalb der EU-Grenzen gespeichert sind.
Foto: denkfabrik-group/Digital Intelligence Institute


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