Anwenderfrust durch komplexe BI-Tools

Agilität als Schlüssel zu Business Intelligence

Datum:06.02.2013
Autor(en):Katharina Streater
URL: http://www.computerwoche.de/2497725

Arbeitnehmern sind oft die Hände gebunden.
Foto: fotolia.com/M&S Fotodesign

Stellen Sie sich vor, Sie müssen morgen eine Unternehmenspräsentation abgeben. In dieser sollen Sie auf Basis der letzten Verkaufszahlen eine strategische Empfehlung darüber abgeben, welche Produkte in den drei schwächsten Absatzmärkten eine Promotion benötigen. Können Sie auf Anhieb sagen, wo auf Ihrem Server die Daten liegen, die Sie hierfür benötigen und – wenn ja – wie sie diese entsprechend zusammenführen können? Wenn Sie jetzt grübeln, geht es Ihnen wahrscheinlich wie den meisten deutschen Arbeitnehmern.

Laut der Experten von Nielsen+Partner leidet allein die Mehrheit der deutschen Banken unter einer fehlenden einheitlichen Datenbasis¹. Sie verstricken sich der Studie zufolge in einem wahren Datendschungel. Anlagegesellschaften, Emissionshäuser, Depot- und Investmentbanken sammeln ihre Informationen in unterschiedlichen Datenquellen und -systemen, doch in eine einheitliche Datenbasis zusammengeführt werden sie laut Studie nicht. Tatsächlich kommt es noch immer vor, dass Mitarbeiter Gebühren per Hand mithilfe von Excel-Sheets berechnen.

Die praktische Erfahrung zeigt: nicht nur Banken sind von dem Problem betroffen, auch in Unternehmen lässt das Anwendererlebnis bei der Zusammenführung und Aufbereitung von gewünschten Daten oft zu wünschen übrig. Sollen Gruppen-, Abteilungs- oder Gebietsleiter zeitgerecht Strategien entwickeln und für die Zukunft planen, gestaltet sich die Suche nach den notwendigen Daten und Fakten mühselig und zeitaufwendig.

Trotz innovativer neuer Technologien stellt es für Mitarbeiter immer noch eine große Herausforderung dar, an frei zugängliche Informationen zu gelangen. Daten zu integrieren, zusammenzufassen und zu präsentieren ist keinesfalls selbstverständlich. Entweder man ist zu stark auf die Unterstützung der IT-Abteilung angewiesen oder der manuelle Aufwand auf Abteilungsebene ist enorm. Absurd, wenn man bedenkt wie viel diese Firmen in aufwendige Unternehmensanwendungen investiert haben. Überall werden Daten erfasst; es kann nur niemand einfach genug darauf zugreifen und das Potenzial nutzbringend ausschöpfen.

[Hinweis auf Bildergalerie: Acht Leitlinien für ECM-Projekte] ^gal1

Selfservice: Selbstbedienung im Informationssupermarkt

Ein positives Anwendererlebnis fördert die Motivation.
Foto: endostock - Fotolia.com

Wird das Engagement der Mitarbeiter ausgebremst, leidet irgendwann auch das Geschäftsergebnis. Unternehmen müssen also einen Weg finden, ihren internen Nutzern, aber auch Kunden und anderen Partnern ein einheitliches Anwendererlebnis zu bieten, das deren Anforderungen entspricht. Informationen sollten sich wie in einem Selbstbedienungsladen ganz nach Bedarf zusammenstellen lassen. Die Mitarbeiter schätzen die Unabhängigkeit von Selfservice. Durch flexible Business Intelligence können sie sich jederzeit – auch außerhalb der Bürozeiten – Inhalte schnell selbst beschaffen. Das motiviert, steigert die Produktivität und der interne Supportaufwand² sinkt, da niemand mehr die Informationen für sie zusammenstellen muss.

Sicherheit steht dabei mit an oberster Stelle. Hier sollten Unternehmen die potenziellen Risiken mit den Vorteilen vergleichen, die ein freierer Zugang der Mitarbeiter zu internen Geschäftsinhalten mit sich bringen würde. Rollenbasierte Zugriffsrechte³ gehören in den meisten Unternehmen bereits zum Standard; sie ermöglichen Unternehmen eine praktikable Lösung beider Anforderungen.

Die Bereitstellung von IT-Ressourcen über eine zentrale, Cloud-basierte⁴ Infrastruktur vereinfacht alles noch weiter. Unternehmen können ihren Mitarbeitern damit ein Web-basiertes Anwendererlebnis à la Google schaffen. Der Cloud-Ansatz hat auch noch einen weiteren Vorteil. Für dezentrale Geschäftsbereiche, mobile Mitarbeiter oder andere externe Nutzer wie Kunden und Lieferanten lässt sich ebenfalls ein kontrollierter Zugriff einrichten. Darüber hinaus ist die Implementierung einer intuitiven, grafischen Web-Plattform mit modernen Open-Source⁵-Entwicklungsumgebungen und Web-2.0⁶-Werkzeugen so einfach wie nie zuvor.

Personalisierte Portale

Mehrwert durch personalisierte Services.
Foto: MEV Verlag

Durch einen liberaleren Zugang zu den Daten geben Unternehmen ihren Mitarbeitern auch mehr Flexibilität bei der Nutzung der Informationen. Interaktive Dashboards mit reichlich Gelegenheit zur eigenen Gestaltung ermöglichen jedem Anwender, Informationen so zu selektieren und organisieren, wie es ihm für die jeweilige Aufgabe nützlich und sinnvoll erscheint. Davon profitiert auch die Genauigkeit. Fehlinterpretationen, wie sie oft durch unübersichtliche Tabellen mit endlosen Zahlenkolonnen entstehen, werden deutlich seltener.

Funktionalitäten wie diese haben sich im Einsatz bei Kunden sehr bewährt. Im Finanzdienstleistungsbereich können beispielsweise Serviceberater für jeden Kunden personalisierte „Broschüren“ erstellen. Ein solches Informationsangebot bietet dem Kunden einen echten Mehrwert, schafft Vertrauen und stärkt die Geschäftsbeziehung. Lücken im Konto-, Versicherungs- oder Investmentportfolio werden erkannt und neue Umsatzchancen können erschlossen werden. Eine ähnliche Entwicklung zeigt sich auch im Einzelhandel: In diesem Bereich verlangen Marketing- und Werbeteams nach mehr Informationen, um Werbemaßnahmen auf Mikroebene zu personalisieren und maßzuschneidern. Einer der Gründe, warum Werbefachleute Networking-Sites wie Facebook⁷ so lieben, sind die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten und die Menge der dort abrufbaren Kundendaten.

Die Marktanalysten von Forrester haben festgestellt, dass sich die Anforderungen an Business Intelligence und der technische Fortschritt inzwischen so schnell ändern, dass die IT und traditionelle Technologien damit nicht mehr Schritt halten können (Agile BI Out Of The Box, April 2010). Laut Studie führen die Menge an BI-Komponenten und die gegenseitige Abhängigkeit dazu, dass selbst einfache Änderungen nur noch mit großem Aufwand durchgeführt werden können.

Wen wundert es da, wenn Beobachter der Branche übereinstimmend der Meinung sind, dass die Zukunft von Business Intelligence auf Agilität beruht, also auf der Fähigkeit, dynamische Ergebnisse schnell zu produzieren. Nach aktuellen Schätzungen hinkt die Arbeitswelt im Bereich Anwendererlebnis 15 Jahre hinter der Konsumentenwelt her. Die Technologien stehen bereit. Unternehmen können also aufrücken und die Innovationslücke schließen. Organisationen, die eine Spitzenposition einnehmen möchten, sollten mit einer Umstellung nicht länger warten. (ph)

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1. Strategische Ziele defnieren
Ausgangspunkt für erfolgreiche ECM-Projekte sollte immer eine klare Nutzenanalyse sein, die strategische Ziele festlegt und konkrete Mehrwerte für das Unternehmen definiert. Die Gesamtkosten sollten berechnet sowie mögliche Risiken und Hürden kalkuliert werden.
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2. Spezifische Anforderungen berücksichtigen
Fachliche Anforderungen sowie die Ansprüche aller Anwender sollten eingangs differenziert beschrieben werden. Nur ein sorgfältig erstelltes Fachkonzept kann dabei helfen, die Ziele zu erreichen und den Rahmen für Aufwand und Ressourcen präzise zu stecken.
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3. Einfachheit als Prinzip
Gleichzeitig fordert die d.velop AG Einfachheit zum Prinzip der konzeptionellen Planung und der entsprechenden Lösung zu erheben. Eine zu komplexe ECM-Lösung würde nur schwer von den Benutzern akzeptiert und zu Lasten der Produktivität gehen. Die geforderte Einfachheit würde sich aber nicht auf den Funktionsumfang beziehen. Vielmehr sollten Implementierung, Bedienung, Betrieb und Pflege des ECM-Systems leicht von der Hand gehen.
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4. Lösungen vergleichen
Hat ein Unternehmen erstmal die Ziele und Anforderungen definiert, kann es sich auf dem Markt nach einer geeigneten ECM-Lösung umschauen. Hilfreich bei der Marktevaluierung ist laut d.velop AG ein differenziert ausgearbeitetes Fachkonzept. Neben dem Funktionsumfang sollten bei der Auswahl der Lösung vor allem auch die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden, aber auch Innovationsfähigkeit, Flexibilität und partnerschaftliche Kultur des Herstellers.
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5. Projekte intelligent planen
Zu einem intelligenten Projektmanagement gehört laut der d.velop AG, dass genaue Vorgaben definiert und präzise Controlling-Prozesse implementiert werden sowie Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten bereitgestellt respektive die Schulung von geeigneten Mitarbeitern geplant werden.
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6. Marketing für ECM-Projekte
Im Rahmen des Projektmanagements empfiehlt die d.velop AG IT-Entscheidern, auch an das Projekt-Marketing für ihre ECM-Projekte zu denken. Da Akzeptanzprobleme zu vielen negativen Effekten führen könnten, sollten Mitarbeiter zunächst in die Technologie eingewiesen und so dafür gewonnen werden.
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7. Testing nicht vergessen
Auch sollten Unternehmen vor dem Rollout des neuen ECM-Systems nicht auf eine Testphase verzichten. Nur unter möglichst realen Verhältnissen könne man ermitteln, ob die fachlichen Anforderungen auch tatsächlich präzise umgesetzt wurden.

8. Phase der Optimierung
Ebenfalls nicht vergessen werden darf die Zeit nach dem Rollout. Denn mit der Implementierung sei das ECM-Vorhaben längst nicht ausgeschlossen. Vielmehr sollte laut der d.velop AG dann eine Phase für Optimierungsprozesse unter realen Praxisbedingungen eingeläutet werden.
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