Neue Funktionen sorgen für Umbruch im Markt

Portale sind eine Reise und kein Ziel

03.11.2000
MÜNCHEN (CW) - An Firmen-Portalen scheiden sich die Geister: Während die einen dort lediglich die aktuelle Kantinen-Speisekarte finden, sehen andere in ihnen eine notwendige Grundlage für moderne Geschäftsprozesse. Mit neuen Funktionen und Rahmenstrukturen der Portal-Tools sollen die Anwender nun Schritt für Schritt in eine E-Business-Zukunft geleitet werden.

Die Mitarbeiter des amerikanischen Finanzdienstleisters Merrill Lynch haben es nicht leicht - wenn sie relevante Informationen benötigen, stehen ihnen rund 200 offizielle Intranet-Sites zur Verfügung. Ganze Sites, nicht einzelne Seiten: "Es ist, als ob man in einer Bibliothek nach einem bestimmten Buch sucht, und alle Werke liegen verstreut auf dem Boden", beurteilt Renata Gorman, IT-Leiterin für interaktive Technologie im Privatkundengeschäft, die Situation im eigenen Haus.

Ein integriertes System soll Merrill Lynch künftig dabei helfen, den Überblick über das eigene Wissen zu erlangen und die steigende Frustration der Mitarbeiter abzubauen. Schließlich ist die Zahl der Intranet-Sites innerhalb der letzten zwölf Monate um rund 40 Prozent gestiegen. Aus dem dringenden Handlungsbedarf wurde in der New Yorker Zentrale ein Ziel definiert: die Integration der zahlreichen Intra- und Internet-Sites des Finanzdienstleisters unter einer einheitlichen Oberfläche, dem Enterprise Information Portal (EIP).

Dass die Zustände bei Merrill Lynch keine Ausnahme oder lediglich ein rein amerikanisches Phänomen sind, wissen auch die Anwender hierzulande - ebenso wie die Softwareanbieter, die seit rund zwei Jahren versuchen, den Nutzwert eines Firmen-Portals im Unterbewusstsein der IT-Entscheider zu verankern. Die Basis hierfür bildete der Erfolg von Web-Verzeichnissen wie Yahoo, deren Nutzerzahlen seit der Portal-Branding-Welle förmlich explodierten, woran die Softwarehäuser nur zu gerne anknüpfen wollten. Dabei wurde oftmals über das Ziel hinausgeschossen, denn plötzlich brachte fast jedes zweite Programm Portalfunktionen mit.

Ging es ursprünglich darum, den Endanwendern einen effizienten Zugang zu den für sie relevanten Informationen zu verschaffen, wurden innerhalb eines Jahres diverse Applikationen für die Unternehmens-DV mit dem Marketing-Begriff "Portal" versehen: Angefangen vom Dokumenten- und Knowledge-Management zieht sich die Bandbreite über Workflow-Funktionen und Gruppenarbeit bis hin zu Kommunikationsplattformen, Business-Intelligence-Lösungen und virtuellen Marktplätzen - einschließlich der Integration von Applikationen, Kunden, Partnern und Lieferanten. Nicht zu vergessen sind die vertikalen Versionen für Branchen oder einzelne Geschäftsbereiche, die "Vortals".

Was jetzt noch fehlt, meinen Spötter, ist ein Portal, um die verfügbaren Portale zu integrieren. Grund zur Schadenfreude besteht allerdings nicht, denn Firmen-Portale werden trotz der herrschenden Verwirrung eine tragende Säule des modernen und erfolgreichen E-Business bilden.

Schließlich, so verlangt es die New Economy, müssen sich Unternehmen öffnen und Kunden sowie Partner in ihre Informations- und Lieferketten integrieren. Dabei ist der Versuch, Teile der Daten- und Wissensbestände zu bündeln und überhaupt zugänglich zu machen, nur der erste Schritt in einem aufwändigen und komplexen Prozess.

Einigkeit herrscht bei den Beteiligten nämlich allenfalls darüber, dass in einem Portal die Inhalte auf die jeweiligen Bedürfnisse des Nutzers zugeschnitten werden. Wie aber der Content auf den Desktop kommt, ist bereits vom Einzelfall des Arbeitsplatzes und der gewählten Lösung abhängig: Holt sich der Nutzer die Informationen, oder werden sie ihm in bestimmten Intervallen per Push-Technik zugestellt? Handelt es sich überhaupt um einen Desktop, oder besitzen die Mitarbeiter WAP-Handys und digitale Assistenten? Wer wählt die Inhalte aus, der Endanwender, die IT- oder die Fachabteilung, und wer kann Änderungen im laufenden Betrieb vornehmen?

Mehr als 100 Firmen bieten Portal-Tools anAngesichts der vielfältigen Möglichkeiten, die sich allein aus diesem begrenzten Kriterienkatalog zur Content-Verwaltung ergeben, ist es nicht verwunderlich, dass der Markt für Portalprodukte inzwischen verwirrend viele Lösungen bereithält. Mehr als 100 Softwarefirmen buhlen in dem Bereich gegenwärtig um die Gunst der Kunden, meldete jüngst die Meta Group. Meist handelt es sich um Spezialprogramme, und kaum ein Anbieter kann glaubwürdig behaupten, ein komplettes Portalpaket für alle Anforderungen im Sortiment zu haben - auch wenn es machmal in den Hochglanzbroschüren so klingt.

Mit isolierten Lösungen für eng definierte Aufgaben lässt sich heute jedoch kaum noch ein Anwender hinter dem Server vorlocken. Wer durch den Einsatz proprietärer Programme Barrieren aufbaut, wirkt wenig zukunftsfähig. Je genauer man die eigenen Informationen kategorisiert hat, desto einfacher lassen sie sich auch dem Partner zur Verfügung stellen. Für den umgekehrten Fall gilt dies natürlich auch, denn was nützt die beste Prozess- und Informationskette, wenn die Daten der Kunden nicht ihren richtigen Bestimmungsort beim Hersteller erreichen.

"Portale werden zur universellen Plattform für das E-Business", folgert daher Delphi-Analyst Nathaniel Palmer. Dabei orientiert sich die Entwicklung der Portale an der normalen Wertschöpfungskette eines Unternehmens. Zuerst würden die Endanwender einbezogen, danach die Lieferanten und zuletzt die Kunden. Doch selbst bei einer frühzeitig geplanten Integration externer Zugriffe empfiehlt sich die schrittweise Implementierung. Schließlich müsse die IT-Abteilung laut Gartner-Analyst Gene Phifer erst einmal Erfahrungen mit der Thematik sammeln. Dass dies nicht in aller Öffentlichkeit und über die Grenzen des Unternehmens hinweg geschehen sollte, scheint einleuchtend. Als erstes würden Portale also an Mitarbeitern getestet: "Da lassen sich die Fehler besser geheim halten", so Phifer.

Da kaum ein Portalanbieter gegenwärtig eine umfassende Lösung im Sortiment hat, gehen Analysten von einer gravierenden Veränderung der Marktsituation aus. Die "monofunktionalen" Programme würden laut Meta mittelfristig von Rahmenwerken abgelöst, in die jeder Anwender seine benötigten Funktionen einklinkt. Damit gehe eine Konsolidierung des Marktes einher: Hersteller bieten entweder ein solches Framework an, oder sie spezialisieren sich auf die Entwicklung der benutzerspezifischen Plugins. Die anderen schließen Allianzen, werden übernommen oder lösen sich auf.

Mit dieser These stehen die Analysten von Meta zumindest in technologischer Hinsicht nicht allein. Die Delphi Group prognostiziert in diesem Zusammenhang die Entstehung von "Hyper Portals", die als zusätzlicher Interface-Rahmen auf diverse Content-Sammelstellen und betriebswirtschaftliche Applikationen zugreifen können. Der Ansatz wirkt nachvollziehbar, denn mit mehr als einem benötigten Portal auf dem Desktop des Mitarbeiters wäre der ursprüngliche Integrationsgedanke faktisch ad absurdum geführt.

Auch Gartner geht davon aus, dass sich in den nächsten Jahren Portale der "zweiten Generation" durchsetzen werden. Dabei wandert der Softwarefokus langsam vom Web-Server ins Backend der Unternehmens-DV. Steht die Integration der firmenübergreifenden Prozesse im Mittelpunkt, sind alte Rechenzentrumsqualitäten wie Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit und eine einfachere Administration gefragt. Aus diesem Grund nutzen Portale in den nächsten Jahren laut Gartner vermehrt Applikations-Server, da diese im Gegensatz zu reinen Web-Server-Lösungen den höheren Ansprüchen genügen.

Zwar steigt damit der Implementierungsaufwand für IT-Abteilungen an, jedoch werden die Anwender mit moderneren Werkzeugen ausgestattet. Beispielsweise können Cache-Speicher aus den Verhaltensmustern der Nutzer und ihrer Kollegen in der gleichen Fachabteilung lernen - die voraussichtlich benötigten Daten werden intelligent vorgehalten. Außerdem verfügen die Portale von morgen in der Regel über eine weitere Abstraktionsebene, damit nicht für jedes Repository individuelle Schnittstellen programmiert werden müssen. Anbieter wie Tibco ("Bus"-Prinzip), Virtual ("Generic API") und Top Tier ("Metadata of Metadata") zeigen nach Angaben von Gartner erste Ansätze in diese Richtung.

Darüber hinaus sind Anwender künftig in der Lage, ihre Portale mit grafischen Tools und nicht mehr wie bislang mit Texteditoren an ihre Bedürfnisse anzupassen. Die internationale Ausrichtung der Programme sowie die Unterstützung von Mitarbeitern im Außendienst sind in einigen Jahren ebenso selbstverständlich wie etwa die Suche nach Content-Fragmenten. Hierbei kann das Portal einzelne Tabellen oder bestimmte Grafiken aus Dateien extrahieren, ohne das komplette Dokument übertragen zu müssen.

Die Entwicklung hat nach Meinung der Gartner-Analysten zur Folge, dass Unternehmen ihre Investitionsentscheidungen bei Portalen in den nächsten zwölf Monaten von der taktischen IT- auf die strategische Business-Ebene verlegen sollten. In die engere Wahl würden im Idealfall nur noch Anbieter kommen, deren Produkte den technologischen Trend zu Portalen der zweiten Generation erkennen ließen. Wer als Anbieter diesen Schritt nicht machen kann oder will, sieht einer ungewissen Zukunft entgegen.

PlanungstippsDie Gartner Group rät potenziellen Portalbauherren, folgende Aspekte bei der Planung zu berücksichtigen:

- Unternehmen müssen im Vorfeld klären, was ein Portal leisten kann und soll. Anforderungen und Funktionen sind in erster Linie eine Frage der Geschäftsbereiche und weniger der IT-Abteilung. Die Vorstandsebene muss das Projekt unterstützen.

- Anwender müssen lernen, den Hype von der Realität zu unterscheiden. Anhand verschiedener Kriterien (Suchfunktionen, Klassifikationen, Content-Management, Personalisierung, Integration und Entwicklung von Applikationen) werden die Produkte verglichen. Im Zweifelsfall können unabhängige Berater bei der Entscheidung helfen. Dabei gilt: Eine aussagekräftige Referenz des Portalanbieters zählt mehr als 1000 Broschüren.

- Unternehmen sollten sich professionelle Unterstützung suchen. Fast jede größere Firma muss für die Implementierung eines Portals auf externen Sachverstand zurückgreifen, da das Portalkonzept und die damit verbundene Technik relativ neu sind. Entscheidend ist, dass vertraglich geklärt wird, wann die eigene IT-Abteilung den Support des Portals verantwortlich übernimmt. Dadurch soll verhindert werden, dass IT-Dienstleister dauerhaft im Haus bleiben, nur weil sie einmal den Fuß in der Tür haben.

- Das Outsourcing des Portalbetriebs ist eine mögliche Alternative für Unternehmen. Zwar ist das Konzept neu und daher noch nicht umfassend getestet, in speziellen Fällen kann es sich jedoch für den Anwender lohnen.

- Die Entwicklung und Eröffnung des Portals sind ein laufender Prozess. Wer sich mit den Anforderungen für sechs Monate einschließt und danach ein fertiges Portal präsentiert, wird scheitern. Nach einigen Wochen muss bereits der Pilotbetrieb aufgenommen und danach das System anhand der (neuen) Anforderungen erweitert werden. Ein Portal sollte im ersten Schritt niemals unternehmensweit angelegt sein, sondern zunächst in logischen oder funktionalen Bereichen. Portale sind eine Reise, kein Ziel.

- Der Aufwand und die Kosten für ein Portalprojekt sind in der Regel höher als erwartet. Zwar lässt sich der Pilotbetrieb in einem begrenzten Geschäftsbereich schnell und günstig implementieren. Wenn jedoch ein Großkonzernportal mit der Einbindung externer Zugriffe umgesetzt werden soll, geht der Preis erfahrungsgemäß schnell in die Millionen.

Anbieter von Portalsoftware

Anbieter* Adresse Produkt

Autonomy www.autonomy.com Portal in a Box

Brio/Scribe www.brio.com Brio Portal

Epicentric www.epicentric.com Enterprise Portal Server

Hummingbird www.hummingbird.com Hummingbird EIP

IBM/Lotus www.ibm.com EIP/KM Suite

Infoimage www.infoimage.com Freedom

Iplanet www.iplanet.com Portal Server

Onyx www.onyx.com Enterprise Portal

Oracle www.oracle.com Portal Framework

Plumtree www.plumtree.com Corporate Portal Server

Sterling www.sterling.com Eureka Portal

Sybase www.sybase.com Enterprise Portal

Tibco www.tibco.com TIB/Portal Builder

Top Tier www.toptier.com Top Tier Portal

Verity www.verity.com Portal One

Viador www.viador.com E-Portal Suite

*ohne Anspruch auf Vollständigkeit

Abb.1: Enterprise-Portale

Portale gibt es inzwischen für jeden Einsatzbereich - was nicht zuletzt zur Verwirrung der Anwender beigetragen hat. Quelle: Meta Group

Abb.2: Kosten für Enterprise-Portale

Je nach Anforderungsprofil und Ausbaustufe können Portale von 50000 bis über 50 Millionen Mark kosten. Quelle: Delphi Group