Mobiler Scanner von Kensington

Pocketscan trägt Visitenkarten ins Outlook-Adressbuch ein

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Tragbare Scanner nebst OCR-Software (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) erlauben es, Visitenkarten einzulesen und die Kontaktdaten in die entsprechenden Datenfelder einer Datenbank einzutragen. Dazu zählt das Komplettpaket "Pocketscan" des Herstellers Kensington, das für etwa 120 Euro zu haben ist.

Nach wie vor überreichen sich Geschäftsleute Visitenkarten. Am Liebsten würde man diese Kontaktinformationen automatisch erfassen können, insbesondere auf Messen oder Konferenzen, bei denen viele Business-Karten verstreut in den eigenen Taschen landen. Auch das Personal auf Messeständen sammelt Visitenkarten und heftet sie Gesprächsnotizen, die dann manuell eingegeben werden müssen.

Das Komplettpaket Pocketscan von Kensington besteht aus einem kleinen USB-Scanner mit einer Auflösung von 600 dpi (Dots per Inch), der selbst nur unwesentlich größer ist als eine Business-Karte. Dazu gehört zudem eine Scan-Software mit Adressverwaltung und Bearbeitungsfunktionen.

Informationen von Visitenkarten erfasst das Gerät in kurzer Zeit und übergibt sie an die Software. Der Anwender kann die Adressen in unterschiedlichen Formaten speichern. Gängige Programme wie Act!, Goldmine, Windows CE, Outlook sowie Outlook Express und eine Reihe anderer Tools können die Daten übernehmen. Umgekehrt lassen sich in diesen Anwendungen gespeicherte Adresseinträge in die Pocketscan-Software importieren. Nutzen kann die Lösung ein einzelner Anwender oder ein Team, wobei mehrere Benutzerumgebungen eingerichtet werden können.

Der erste Scan

Pocketscan kann auch ausländische Visitenkarten einlesen und den Datenfeldern zuordnen. Doch dabei treten auch immer wieder kleine Fehler auf.
Pocketscan kann auch ausländische Visitenkarten einlesen und den Datenfeldern zuordnen. Doch dabei treten auch immer wieder kleine Fehler auf.

Nach der Installation der Software und des Scanners kalibiert der Nutzer das Lesegerät mittels einer beigefügten Kalibrierungskarte. Danach kann er beliebige Visitenkarten erfassen. Der Scanner transportiert die Karte durch den Leseschlitz, so dass sie auf dem umgeklappten Deckel des Scanners zum Liegen kommt. Somit kann das Papierkärtchen nicht versehentlich runterfallen. Die Software präsentiert nach dem Einlesen ein Abbild der Karte sowie die vom OCR-Modul erkannten Adressinformationen links in einem Datensatzfeld. Das klappt sowohl bei farbigen Karten als auch bei beschriebenen und sogar bei durchsichtigen. Allerdings hapert es hier und da bei der Zeichenerkennung: Ein Herr mit Vornamen "Bernhard" wurde im Test als "Bernltard" identifiziert und ein "Mitglied der Geschäftsleitung" beförderte die Pocketscan-Software zum "Mitgbed der Geschähsleitung". Fehlerhafte Einträge kann der Nutzer manuell korrigieren. Wurden Informationen nicht oder falsch übernommen, kann man Bereiche auf dem Scan-Abbild der Karte mit der Maus markieren und in den Datensatz überführen. Hierbei schlägt das Programm ein Datenfeld vor. Reichen diese nicht aus, kann man neue Felder erzeugen. Der Bediener hat die Möglichkeit, Adressdaten zu kategorisieren, um so beispielsweise Kunden und Partner auseinanderzuhalten.

Herausforderung: Ausländische Visitenkarten

Karten von ausländischen Geschäftspartnern verarbeitet das System ebenfalls. Hierzu sind Länder- und Regionseinstellungen vorgesehen. Zum Scannen der Business Card eines Amerikaners beispielsweise gibt der Nutzer "Englisch" als Sprache und "USA/Kanada" als Region an, damit die Einträge im amerikanischen Format erscheinen.

Probleme gab es bei der Karte eines Belgiers: Zwar fand Pocketscan den Namen, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Überreichers, nicht aber dessen Anschrift. Erst durch Markieren der Anschrift per Maus auf dem Scan-Abbild ließen sich die Details (Straße, Ort und Postleitzahl) in den Datensatz einfügen. Laut Hersteller vermag die Software auch chinesische Visitenkarten zu erkennen - mangels "Testmaterial" ließ sich dies jedoch nicht beweisen.

Einlesen via Outlook Express

Exportieren lassen sich Daten nach Excel und Outlook (jeweils ab Version 97) sowie nach Outlook Express ab Release 4.0. Mit Lotus Notes arbeitet die Software hingegen nicht direkt zusammen. Dieses und viele andere Programme kann der Anwender aber über das CSV-Format (Comma Separated Value) sowie über das Standarddateiformat für Kontaktdaten "Vcard" versorgen, was mitunter aber manuelle Feldzuordnungen erfordert.

Besonders elegant funktioniert das Erfassen von Visitenkarten über Outlook oder Outlook Express. Getestet wurde dies mit Outlook Express 6.0. Im Adressbuch des Microsoft-Programms ist hierzu ein weiterer Menüpunkt namens "Pocketscan" vorgesehen. Nach dem Einlesen findet sich ein weiterer Datensatz in der Adressverwaltung der Windows-Software. Beim Scannen erscheint auch hier zunächst der Pocketscan-Dialog, in dem sich Einträge prüfen und verbessern lassen. Erst dann entscheidet man sich für die Datenübernahme nach Outlook Express. Im "Pocketscan Manager", der sich im System Tray von Windows befindet, legt man fest, an welches Programm (Outlook, Outlook Express oder Pocketscan) der Scanner die Daten übertragen soll.

Adressübergabe ans Handy

Pocketscan verfügt darüber hinaus über eine Infrarot-Schnittstelle, über die Adressdaten an Mobiltelefone sowie Palm-Geräte verschickt werden können. Das Produkt arbeitet mit einer Reihe Handys von Nokia, Siemens, Motorola, Ericsson, Samsung sowie dem Sony Ericsson T300 zusammen. Bluetooth unterstützt der Scanner unverständlicherweise nicht.

Darüber hinaus gibt es ein Druckmodul, mit dem der Anwender aus Datensätzen Visitenkarten erzeugen kann, sowie einen integrierten Kalender.

Fazit

Mit Visitenkarten kommt Pocketscan bis auf kleine Leserfehler gut klar. Der Scanner lässt sich leicht bedienen und ist angenehm klein. Positiv fällt auch die Integration in Outlook/Outlook Express auf. Solche Features darf man von einem Produkt zu diesem Preis aber auch erwarten.