Personalinformationssysteme aus der Sicht der Arbeitgeber

PIS contra PDS

08.04.1982

"Personalinformationssysteme sind im Bereich der Wirtschaft noch nicht implementiert", konstatiert Bernd Hentschel, Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Ford-Werke AG, Köln, in seiner sechsteiligen Serie "PIS contra PDS". Der Autor ist Vorsitzender der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung (GDD) in Bonn.

Dabei ist der Datenhalter in der Regel auch verpflichtet, Auskunft über die Empfänger - von Daten zu erteilen, sofern: die personenbezogenen Daten übermittelt, das heißt Dritten in irgendeiner Weise zur Kenntnis gebracht werden. Wenn viele Belegschaftsmitglieder jeweils in Einzelaktionen ihre Auskunftsrechte wahrnehmen, kann dies zu einer erheblichen finanziellen Belastung führen. Es ist deshalb sinnvoll, Personaldatenbanken so zu konstruieren, daß regelmäßig Datenauszüge erstellt und entweder unmittelbar dem Betroffenen zur Kenntnis oder aber der Fachabteilung zur Archivierung zur Verfügung gestellt werden. Eine derartige Verfahrensweise deckt gleichzeitig das Recht des Arbeitnehmers auf "Einsichtnahme in die Personalakte" nach ° 83 Abs. 1 BetrVG mit ab, da er Kenntnis über die im Rahmen der Personalaktenführung maschinell geführten Daten erhält.

8. Systemseitige Berücksichtigung der Sperrverpflichtung und der Gegenrede

Ist die Richtigkeit der personenbezogenen Daten strittig oder ist ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich, so sind diese personenbezogenen Daten nach ° 27 BDSG zu sperren und damit für eine mögliche weitere Nutzung (Verarbeitung) auszuschließen. Technisch kann dies mittels Zusatzmerkmal je Datum oder Herausnahme und Speicherung der gesperrten Daten in einer speziellen Datei verwirklicht werden.

Dieses Betroffenenrecht wird im Personalwesen durch eine weitere Norm ergänzt,

nämlich das Recht auf "Gegenrede" des Arbeitnehmers bei der Personalaktenführung, da nach ° 83 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte dieser auf sein Verlangen beizufügen sind. Dies hat zur Folge, daß Personaldatenbanken, die EDV-technisch gesehen organisierter Teil der Personalaktenführung im materiellrechtlichen Sinne sind, dieser Auflage dahingehend entsprechen müssen, daß die Vorlage von "Gegenreden" zu gespeicherten Tatbeständen entweder ein manueller Rückgriff auf die Personalakte - Pflicht zur Einsichtnahme - sichergestellt wird - Einrichtung von Merkmalen, die automatisch bei Abruf oder Verwendung einen Hinweis erzeugen und sichtbar machen - oder eine zusätzliche Speicherung der "Gegenrede", vorgesehen und vollzogen wird.

Diese Auflagen, die primär dispositive Verwendung betreffen, verpflichten zu einer grundlegenden Neustrukturierung der Personalstammsätze.

9. Sicherung der Personaldatenbank

Die Programme, die die Personaldatenbank bearbeiten, müssen so konstruiert sein, daß sie nur demjenigen Zugriff eröffnen, der dazu berechtigt ist.

Der Personalbereich muß bei den Daten, für deren korrekte Verarbeitung er verantwortlich ist, im Wege der Sicherheitsanalyse sowohl auf dem Gebiet der

- Verlustsicherung als auch auf dem Gebiet der

- Zugriffssicherung Schwachstellen zu erkennen versuchen.

10. Sicherung der Daten in der Fachabteilung

Eine Pesonaldatenbank mit möglicherweise erheblichem Aufwand zu sichern, ohne gleichzeitig die Eingabe- und Ausgabedaten in der Fachabteilung in die Sicherungsverfahren einzubeziehen, wäre unwirtschaftlich und unsinnig.

Sie sollen helfen, zu verhindern, daß nicht durch den bloßen Übergang von manueller zu maschineller Verarbeitung oder bei Systemumstellungen Nebeneffekte auftreten, die weder im Sinne der betroffenen Arbeitnehmer noch im Interesse der Unternehmensführung sind.

Ausblick

Personaldatensysteme sind ein unerläßliches Instrument für eine moderne Personalarbeit, deren Handhabung nach klaren und allen Beteiligten bekannten Regeln zum Wohle der Mitarbeiter und des Unternehmens ablaufen sollen.

Vertraulichkeitsgebot der Personalaktenführung und Datenschutzpflichten dienen der Gewährleistung der Schutzrechte der Arbeitnehmer und gehören zu den Sorgfalts- und Schutzpflichten der Arbeitgeber. Bezüglich der Mitbestimmungsfrage und -diskussion um "Personalinformationssysteme" bedarf es des Konsens zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretern. Ein beachtenswerter Vorschlag zur Lösung des Konfliktstoffes ist von der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung e. V., Bonn, erarbeitet worden, der als Diskussionsgrundlage dienen kann.