"Personalinformationssysteme sind im Bereich der Wirtschaft noch nicht implementiert", konstatiert Bernd Hentschel, Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Ford-Werke AG, Köln, in seiner sechsteiligen Serie "PIS contra PDS", die in dieser CW-Ausgabe anläuft. Der Autor ist Vorsitzender der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) in Bonn. Teil 2
Aus der historischen Entwicklung heraus haben die Arbeitgeber zuerst Abrechnungssysteme zur Entgeltvergütung installiert, denen nach und nach ein Berichtswesen für Planung und Informationszwecke aufgepfropft wurde.
Über einen Lernprozeß hat sich der Philosophie-Ansatz gerade in den vergangenen Jahren geändert, der die Personalstammdatei, damit den Personalstammsatz für jeden Mitarbeiter zum Herzstück eines jeden Personaldatensystems werden ließ; Abrechnungssysteme etc. sind heute Subsysteme oder Phasenkomponenten eines Personaldatensystems. Allen administrativen Personaldatensystemen ist zu eigen, daß sie über ein mehr oder weniger ausgefeiltes Berichtswesen verfügen, mit dessen Hilfe je nach Automationsgrad des Systems (Dialog/ Batch-Verarbeitung) Einzel- und/oder summarische Angaben und Werte abgefragt, verknüpft oder korrigiert werden können, die der dispositiven Personalarbeit (Personalführung, -steuerung und -planung) als Grundlage dienen.
Es gibt und gab Ansätze, sogenannte dispositive Personalsysteme einzurichten, wie es auch Überlegungen zugunsten von "Management Informationssystemen - MIS" gab, die nach und nach zu Grabe getragen wurden. Auch sie sind an dem hierfür zu treibenden Systemaufwand und den erkennbaren Mängeln (Kontextverluste, Pflegeprobleme) gescheitert.
Allein Mengen- und Pflegeprobleme für Daten und Programme haben die Euphorie sehr schnell gedämpft, da Kosten und Nutzen und damit die Wirtschaftlichkeit auch bei solchen Systemen nicht außer Betracht bleiben können.
Die Idee des Profilabgleichs zwischen Anforderungs- und Fähigkeitsprofilen bei Arbeitsplätzen und Arbeitnehmern ist häufig Gegenstand von Veröffentlichungen über "Personalinformationssysteme" und "Pilotstudien". Dem "Wunsch" stehen aber "Wirklichkeit" und Wirtschaftlichkeit gegenüber, da nicht vergessen werden darf, daß
1. nur soviel an qualitativen Daten und Ergebnissen gewonnen werden kann, wie vorher gespeichert und an programmierten Regeln aufgegeben wurde (Bereitstellungsanalyse);
2. die Datenverarbeitung nur in der Lage ist, synchrone, nicht aber asynchrone Abläufe auszuführen.
Die heute verfügbaren Personaldaten- und Abrechnungssysteme in der Wirtschaft sind aus der Notwendigkeit heraus entstanden, die enormen Datenmengen, die das betriebliche Personalwesen administrieren muß, verfügbar zu halten, um die gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Auflagen und Erfordernisse erfüllen zu können.
Dies bedeutet, daß der überwiegende Datenumfang zweckgerichtet der entgeltbezogenen Darstellung und damit der Entgeltabrechnung mit ihren diversen Primär- und Sekundärfunktionen dient.
Informationserfordernisse
Die Suche nach Methoden und Möglichkeiten den Faktor Arbeit für das Unternehmen sicherzustellen, erfordert die Auseinandersetzung mit Anforderungen und Qualifikationen im Arbeitsumfeld.
Humane Arbeitsplatzgestaltung und Mitarbeitereinsatz kurz neue Strukturen, Arbeitstechniken und Technologien erfordern einen ständigen Überblick und Anpassungen um Arbeitsplätze sicherzustellen und Mitarbeiter zeitpunktbezogen nach ihren Qualifikationen richtig einzusetzen. Hierfür sind Kennzahlen und Indikatoren erforderlich, die teils extern teils intern gewonnen werden müssen und einen permanenten Informationsfluß für Entscheidungsprozesse unabdingbar machen.
Weitere Informationserfordernisse resultieren aus den Fürsorge- und Sorgfaltspflichten heraus, die die Arbeitgeber zugunsten der Arbeitnehmer im Rahmen der arbeitsvertraglichen Regelungen, betrieblichen Vereinbarungen, gesetzlichen und tariflichen Pflichten zu erbringen haben.
Gerade die vergütungs- und leistungsbezogenen Regelungen, die die Tarifpartner in der Vergangenheit getroffen haben, sind es, die die Abrechnungssysteme und damit auch die Personaldateien überfrachtet und bis zur Grenze ihrer Leistungsfähigkeit aufgebläht haben. Ergebnis sind Komplexität und teilweise Intransparenz der Systeme und ihrer Programme, die nur mit erheblichem Einsatz und Aufwand unter Kontrolle gehalten werden können.
Individualregelungen und Leistungen sind die Sonnenseite für die Nutznießer, während den Veranlassern meist die systemseitige Bewältigung im Schatten verborgen bleibt.
Ausweg aus dieser Misere bieten Standardisierung und Einbeziehung des DV-Formalismus in die Entscheidungshierarchien. Ein Trend zur Standardisierung ist bereits heute in der Anwendungssoftware erkennbar, die immer mehr Anhänger findet, wie die Kundenabschlüsse von Service- und Software-Anbieter ausweisen.
Informationspflichten
Neben den Informationserfordernissen sind die Informationspflichten der Arbeitgeber gegenüber staatlichen Stellen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sowie die diversen Leistungsträger zu nennen, die die Arbeitgeber in die heute eingerichteten Stammsätze mehr oder weniger gezwungen haben.
Wird fortgesetzt