Praktischer wäre es jedoch, solche Textbausteine unabhängig von der jeweiligen Anwendung systemweit bereitzustellen. Phraseexpress ist genau darauf spezialisiert und bietet nun in der aktualisierten Version 4 etliche Neuerungen.
Phrasexpress nistet sich nach der Installation in Form eines kleinen Sprechblasen-Symbols in der Windows-Taskleiste ein und wird darüber bedient. Bevor der Benutzer loslegt, muss er im Menü "Einstellungen" zunächst seine im Arbeitsalltag benötigten Textschnipsel, die "Phrasen", erstellen. Eine Kurzbeschreibung jeder Phrase erscheint anschließend im Taskleistenmenü. Per Mausklick kann das Textschnipsel in das gerade geöffnete Bearbeitungsfenster eingefügt werden – ob Office-Programm, E-Mailer oder Web-Formular. Im Sinne einer Arbeitserleichterung lassen sich für jede Phrase auch Tastenkombinationen vergeben. Eine integrierte Makrofunktion ermöglicht nebenbei auch das Einbinden von Variablen, um etwa das aktuelle Datum und die Uhrzeit innerhalb einer Phrase erscheinen zu lassen. Makros helfen aber auch bei der Automatisierung bestimmter Windows-Aufgaben.
Zu den neuen Funktionen von Version 4 zählt das Einbinden von Bildern und formatiertem Text in die Textbausteine. Ebenso lassen sich nun mehrere Textbausteine unter einem einzigen Tastenkürzel ablegen. Beim Aufruf erscheint dann an der Cursor-Position ein entsprechendes Auswahlmenü.
Für Firmen ist die Netzwerkedition von Phraseexpress interessant. Hier können nun neben öffentlichen, zentral verwalteten Phrasen auch benutzerspezifische, private Bausteine bereitgestellt werden. Die gespeicherten Kurztexte und Einstellungen speichert das Programm in einer XML-Datei. Sie lassen sich so auf andere Systeme übertragen. Ferner unterstützt die Software nun Vista. Phraseexpress 4 ist für private Nutzer in der Standard-Version kostenlos, die Professional-Version für den gewerblichen Einsatz kostet als Einzellizenz 19,95 Euro, die Preise für die Netzwerk-Edition basieren auf einer Rabattstaffel.
Fazit
Wer Autotextfunktionen für Begrüßungsphrasen, Standardtextbausteine und Signaturen auch außerhalb von Word systemweit nutzen möchte, findet in Phraseexpress ein universelles Automatisierungs-Tool.