Neben der Datev, der traditionellen Anlaufstelle von kleinen und mittleren Betrieben treten inzwischen zahlreiche Outsourcer auf den Plan, die ebenfalls diesen "Payroll" genannten Basisservice anbieten. Payroll schließt neben der Stammdatenverwaltung auch die Meldungen an Versorgungskassen und Sozialversicherungsträger ein. Statt in der Personalabteilung rufen Mitarbeiter nun beim Dienstleister an, beispielsweise um tarifrechtliche Fragen zu klären. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die Personaler bisher selbst mit großem zeitlichen und finanziellen Aufwand erledigt haben. "Der Mittelstand schätzt die räumliche Nähe", beschreibt Thomas Eggert, Geschäftsführer der Münchner TDS HR Services & Solutions GmbH, worauf es dem Kunden ankommt. Vom Servicepartner erwarte er das "spezielle Fachwissen über deutsche Tarife oder Branchen".

Doch zunächst ist der potenzielle Kunde verwirrenden Botschaften ausgesetzt. Studien und Anbieter versprechen den Personalern das Paradies. Zum Beispiel, dass man als Dienstleister Lösungen in petto habe, "nach denen der Personalleiter tagelang suchen müsste", so Paul Schönert, Geschäftsführer des Dienstleisters Hansalog Services GmbH in Hamburg. Panikmache verbreitet hingegen der IT-Branchenverband Bitkom. Unter Verweis auf einen angeblichen Outsourcing-Rückstand gegenüber den USA und Großbritannien von fünf Jahren warnt Vizepräsident Jörg Menno Harms: "Unser Land verschenkt wirtschaftliches Gestaltungspotenzial."