Unter Software für das Produktdaten-Management (PDM) werden Standardlösungen verstanden, mit denen sich alle produkt- und anlagenbeschreibenden Daten beziehungsweise Dokumente speichern, verwalten und bereitstellen lassen. Zentrale Informationen sind beispielsweise die Teilestammdaten eines Produkts, die im CAD-System (Engineering) erzeugt, im PDM verwaltet und an die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) weitergegeben werden. Daran läßt sich die Bedeutung eines PDM-Systems im Unternehmen erkennen: Die Informationen sollten im zentralen Datenmodell so aufbereitet sein, daß jede mit einem Produkt beschäftigte Abteilung (von der Konstruktion über den Vertrieb bis hin zur Wartung) ihre Sichtweise auf das Dokument erhält.

Im Gegensatz zu Systemen für das Dokumenten-Management (DM) orientiert sich PDM also an Produktdaten. Das heißt, es lassen sich Teilestämme und Produktstrukturen verwalten, es können Teileklassifikationen (Sachmerkmalleisten) erzeugt werden, und es gibt CAx-PPS-Schnittstellen. DM-Software bietet dagegen Schnittstellen zu PC-Office-Systemen. Sie unterstützt das Scan-Management und bietet die Referenzierung von Metadaten (dokumentenbeschreibende Informationen) sowie Rasterdateien, die mit dem Scanvorgang entstehen.