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Alternative Outsourcing

Papierarchiven droht Apokalypse

07.08.2009
Von pte pte
Da viele Unternehmen, Behörden und auch öffentliche Institutionen wie Krankenhäuser oder Versicherungen trotz des digitalen Zeitalters nach wie vor auf Papierarchive setzen und diese bereits heute schon aus allen Nähten platzen, drohen neben Platzerweiterungen hohe Kosten.

Vor allem in Ballungszentren werden die zwangsläufig entstehenden Kosten sowie die immer größer werdenden Zugriffszeiten durch Mitarbeiter vernachlässigt oder schlichtweg komplett ausgeblendet. Aktuelle repräsentative Umfragen haben jedoch gezeigt, dass sich Outsourcing gerade in diesem Bereich anbietet, um teils massive Einsparpotenziale ausnutzen zu können.

"Da es in der Natur des Menschen liegt, Dinge aufzuschreiben und auszudrucken, anstatt alles in digitalisierter Form vorliegen zu haben, lohnt die Auslagerung der Papierarchive an externe Dienstleister nicht nur kostenseitig. Schließlich sind sämtliche Dokumente viel sicherer als in der eigenen Firma aufbewahrt, was eine Minimierung von Risiko bedeutet", sagt Erwin Karg, Geschäftsführer der auf die Archivierung und Digitalisierung papierbasierender Dokumente spezialisierten FrankenRaster GmbH, gegenüber pressetext. Der durch Maßnahmen wie diese gewonnene Platz könne für Geschäftsprozesse genutzt werden.

Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben dürften das Papier- und damit Archivproblem auch in naher Zukunft für viele Unternehmen als Herausforderung erscheinen lassen. So ist es Pflicht für Firmen, Dokumente aus allen Bereichen über längere Zeit aufzubewahren. "Besonders bei Patientenakten sowie steuerrelevanten Unterlagen wie Rechnungen oder Bilanzen ist dies eine von jedem einzelnen Unternehmen selbst zu tragende Verantwortung", meint Karg gegenüber pressetext. Während personenbezogene Akten und Rechnungen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, sind Konstruktionspläne sogar bis zu 99 Jahre von den Firmen zu sichern.

"Obwohl aufgrund der digitalen Signatur der Trend zu immer weniger Papier anhält, werden elektronische Daten erst seit etwa zehn Jahren erzeugt und abgespeichert. Rechnungen sowie Anträge werden Papier jedoch auch in Zukunft für sich in Anspruch nehmen", erläutert Karg. Dienstleister wie FrankenRaster bieten einen On-Demand-Service innerhalb von 15 Minuten an. In Auftrag gegebene Unterlagen werden digitalisiert und per gesichertem Download zur Verfügung gestellt. Laut Karg, dessen Dienstleistungsangebot vom Innovationspreis-IT 2009 als qualifiziertes Produkt ausgezeichnet wurde, beträgt die Kostenersparnis bis zu 40 Prozent. (pte)