DIN-Spezifikation

Outsourcing wird normiert

Joachim Hackmann ist Principal Consultant bei Pierre Audin Consulting (PAC) in München. Vorher war er viele Jahre lang als leitender Redakteur und Chefreporter bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Eine Outsourcing-Spezifikation stellt kleinen und mittleren Unternehmen ein Standardablauf für Auslagerungsprojekte zur Verfügung.

Das DIN Deutsches Institut für Normung e.V. hat eine DIN-Spezifikation für das Outsourcing technologieorientierter Dienstleistungen veröffentlicht (DIN SPEC 1041). Sie richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Ihnen bietet die Norm ein mögliches Standardvorgehen beim Outsourcing von IT- und wissensintensiven Geschäftsprozessen. Das DIN hat die Spezifikation in Zusammenarbeit mit der Universität Hamburg sowie diversen Anwendern, Anbietern und Beratern erarbeitet (etwa IBM, HDP Management Consulting, Comdirekt, Plixos und Cognizant). Die Spezifikation steht kostenfrei auf der Seite des Beuth-Verlags zum Download bereit. Interessenten müssen sich allerdings zuvor registrieren.

Die Spezifikation beleuchtet die einzelnen Schritte, die sich für Unternehmen bei Outsourcing-Projekten empfehlen. Als Outsourcing-Szenario hat das Standardisierungsgremium einen typischen Fall gewählt: Ein Unternehmen möchte Prozesse, die es bislang intern ausgeführt hat, zukünftig an einen externen Dienstleister auslagern. In einem Phasenmodell stellt die Spezifikation in vier Schritten dar, wie Anwender hierbei vorgehen können.

  • Zu dem Modell gehören zunächst die Prozessanalyse und das Redesign. Hierbei sollte ein Unternehmen allgemeine Rahmenbedingungen für das Outsourcing-Projekt festlegen, die aktuelle Situation der bisher intern erbrachten Leistungen analysieren, um dann zu definieren, welche Bereiche auf Basis welcher Bedingungen ausgelagert werden können.

  • Als zweiten Schritt stellt die Spezifikation den Entwurf der Organisation der Outsourcing-Beziehung dar. Dazu gehören die Risikoanalyse, die Definition sämtlicher Rahmenbedingungen für mögliche Probleme, zu fordernde Leistungen, Leistungsvergütung, die Einbindung gesetzlicher Vorgaben und schließlich die Erstellung eines Service Level Agreements.

  • Daraufhin folgen Empfehlungen zur Service-Provider-Auswahl inklusive der Ausschreibung und Vertragsgestaltung.

  • Als letzten Schritt gibt die Spezifikation Ratschläge zur Servicemigration und zum erfolgreichen Regelbetrieb. Durch den generischen Aufbau lässt sich die Spezifikation für individuelle Projekte anwenden.

"Aus der Praxis ist bekannt, dass die meisten der Outsourcing-Projekte keinen ausreichenden Reifegrad haben und daher auch die in sie gesetzten Erwartungen nicht erfüllen. Dies ist auch der Grund dafür, dass viele dieser Vorhaben scheitern", schildert Markus Nüttgens von der Universität Hamburg und Initiator des Standardisierungsverfahrens. "Zwar existieren viele Standards und Rahmenwerke zum IT-Management. Leitlinien für die höchst kritische Anbahnungs- und Transitionsphase sucht man jedoch vergeblich. Diese Lücke wollen wir mit der DIN SPEC 1041 schließen." (jha)