3. Auswahl des externen IT-Dienstleisters
Wenn die Chemie zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister nicht stimmt, drohen Konflikte.
Dass die Outsourcing-Partner miteinander harmonieren, ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt - schließlich sind die Mitarbeiter des Providers während des Projekts Teil der Belegschaft des Auftraggebers. Der Anwender sollte daher bei der Auswahl seines Providers darauf achten, dass er ihm in puncto Unternehmensgröße und -kultur ähnlich ist und eine Kommunikation "auf Augenhöhe" erlaubt. "Die großen IT-Serviceanbieter können sich nicht vorstellen, wie wichtig Flexibilität für einen Mittelständler ist", beklagt etwa Udo Haarhaus, CIO des Pharmadienstleisters Dynamit Nobel Explosivstoffe und Systemtechnik (DNES).
Die Anbieterlandschaft im IT-Outsourcing ist unübersichtlich.Viele Unternehmen tun sich schwer, den richtigen Provider zu finden.
Erster Anlaufpunkt sind die Websites der Anbieter. Die erforderlichen Informationen zusammenzutragen ist meistens sehr mühsam. Einfacher ist, potenzielle Outsourcer mit einem RFI (Request for Information), also mit der Bitte um Informationen, anzuschreiben. Darin ist das geplante Projekt grob umrissen. Die Antwortschreiben geben erste Anhaltspunkte, zudem winken hier bereits die ersten Provider ab, weil das Projekt für sie zu klein ist oder weil sie keine Lösungen bieten können. Ein geeigneter Anbieter sollte auf jeden Fall ausreichend Branchenerfahrung haben, wenn Applikationen und Prozesse ausgelagert werden sollen, oder erfolgreiche Infrastrukturprojekte nachweisen können (etwa im Desktop- und RZ-Betrieb).
Zudem lohnt ein Blick auf die interne Organisation des Providers. Bei einem professionellen Outsourcer steht dem Vertrieb immer eine Organisation gegenüber, die das Angebotsprojekt managt, dem Vertrieb aber nicht unterstellt ist. Diese Organisation stellt dem Verkäufer einen Manager auf Augenhöhe zur Seite, der darauf achtet, dass die internen Prozesse eingehalten werden und der Vertriebler keine unkalkulierbaren Risiken eingeht. Die Short-List, die in den Ausschreibungsprozess aufgenommen wird, sollte nicht mehr als fünf bis sechs Namen enthalten, ergänzt Christoph Leu, Consultant im Beratungshaus Active Sourcing: "Sind es mehr, leidet die Vergleichbarkeit, immerhin sind Angebote mit 200 Seiten und mehr üblich."